从事件发生时开始计算保留期

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

保留内容时，保留期通常基于内容的期限。 例如，可以在创建文档后将其保留 7 年，然后将其删除。 但是，在配置 保留标签时，还可以根据发生特定类型的事件的时间来设置保留期。 该事件触发保留期的开始，所有应用了该事件类型的保留标签的内容都会对其强制执行标签的保留操作。

使用基于事件的保留的示例：

• 员工离开组织假设自员工离开组织之日起，必须将其记录保留 10 年。 10 年过后，与该员工的雇用、绩效和离职相关的所有文档都需要进行处置。 员工离开组织便是触发 10 年保留期的事件。

• 合同到期 假设与合同相关的所有记录都需要在合同到期后保留 5 年。 触发 5 年保留期的事件是合同到期。

• 产品生存期 对于技术规格等内容，你的组织可能有与产品的最后制造日期相关的保留要求。 在这种情况下，最后一个制造日期是触发保留期的事件。

基于事件的保留（有时也称为“事件驱动的保留”）通常用于记录管理过程。 这意味着：

• 作为记录管理解决方案的一部分，基于事件的保留标签通常还会将项目标记为记录。 有关详细信息，请参阅了解记录管理。

• 已声明记录但其事件触发器尚未发生的文档将无限期保留。 在事件触发该文档的保留期（随后过期）之前，无法永久删除记录。

• 基于事件的保留标签通常在保留期末尾触发处置评审，因此记录管理人员可以手动评审并处置内容。 有关详细信息，请参阅内容的处置。

基于事件的保留标签与 Microsoft Purview 中的任何保留标签具有相同的功能。 有关详细信息，请参阅了解保留策略和保留标签。

了解事件类型、标签、事件和资产 ID 之间的关系

为了成功使用基于事件的保留，请务必了解事件类型、保留标签、事件和资产 ID 之间的关系，如下图以及随后的说明所示：

1. 为不同类型的内容创建保留标签，然后将其与事件类型相关联。 例如，不同类型的产品文件和记录的保留标签与“产品生存期”事件类型相关联，因为必须将这些记录自产品生存期结束起保留 10 年。

2. 用户（通常是记录管理人员）将这些保留标签应用于内容，并（对 SharePoint 和 OneDrive 中的文档）为每一项输入资产 ID。 在此示例中，资产 ID 是组织使用的产品名称或代码。 然后，每个产品的记录都分配有一个保留标签，且每个记录都有包含资产 ID 的属性。 上图表示组织中所有产品记录的全部内容，且每一项都有记录所属产品的资产 ID。

3. 产品生存期是事件类型;达到生命周期结束的特定产品是一个事件。 当发生该事件类型的事件时（在本例中，当产品到达其生命周期结束时），可以创建一个指定：

   • 资产 ID（对于 SharePoint 和 OneDrive 文档）

   • exchange 项目) 的关键字 (。 在此示例中，组织在包含产品记录的邮件中使用产品代码，因此 Exchange 项目的关键字 (keyword) 在功能上与 SharePoint 和 OneDrive 文档的资产 ID 相同。

   • 事件发生的日期。 此日期用作保留期的开始时间。 此日期可以是当前日期、过去日期或将来日期。

4. 在你创建事件后，相应事件日期就会同步到符合以下条件的所有内容：具有相应事件类型的保留标签，且包含指定的资产 ID 或关键字。 与任何保留标签一样，这种同步最长可能需要七天才能完成。 在上图中，所有用红色圈起来的项的保留期都是由此事件触发的。 换言之，当此产品的生存期结束时，相应事件就会触发此产品的记录的保留期。

请务必注意，如果你没有为事件指定资产 ID 或关键字，那么对于具有相应事件类型的保留标签的所有内容，保留期都是由事件触发的。 也就是说，在上图中，所有内容将开始被保留。 这种结果不太可能是你想要的。

最后，请注意，每个保留标签都有自己的保留设置。 在此示例中，它们全都指定保留 10 年，但事件也可触发保留期不同的各个保留标签。

如何设置基于事件的保留

基于事件的保留的工作流概览：

第 1 步：创建保留期以事件为依据的标签

若要创建和配置保留标签，请参阅“创建保留标签”中关于记录管理的说明。 但特定于基于事件的保留：

• 在“定义标签设置”页面上，当你创建保留标签时，请确保选择“永久或在特定时间段内保留项目”。 则：

  在“定义句点”页上，在设置时间段后，从下拉列表中选择一个“句点何时开始？”的默认事件类型。 或者，选择“创建新事件类型”以创建自己的事件类型，然后按照配置提示操作：

  

事件类型就是对要将标签与之相关联的事件的一般说明。

为了便于识别，默认事件类型 (事件类型) 其名称后，还可以从“记录管理>事件”选项卡>“管理事件类型”中查看和创建事件类型。

基于事件的保留要求保留设置：

• 保留内容。

• 在保留期到期时自动删除内容或触发处置评审。

基于事件的保留通常用于声明为记录的内容，因此现在是检查是否还需要选择将内容标记为记录的选项的好时机。

如果你使用的是现有事件类型，而不是创建新的事件类型，请跳到第 3 步。

第 2 步：为标签创建新事件类型

对于保留设置，如果已选择“创建新事件类型”，那就输入事件类型的名称和说明。 然后选择 “下一步”、“提交”和“完成”。

返回到“句点应何时开始？”的“定义句点”页，使用下拉列表选择之前创建的事件类型。

第 3 步：发布或自动应用基于事件的保留标签

与任何保留标签一样，需要发布或自动应用基于事件的标签，以便将它手动或自动应用于内容：

• 发布保留标签并将其应用到应用
• 自动向内容应用保留标签

第 4 步：输入资产 ID

将基于事件的标签应用于内容后，可为每一项输入资产 ID。 例如，组织可能使用：

• 产品代码：可用于仅保留特定产品的内容。

• 项目代码：可用于仅保留特定项目的内容。

• 员工 ID：可用于仅保留特定人员的内容。

资产 ID 只是 SharePoint 和 OneDrive 中提供的另一种文档属性。 你的组织可能已经使用其他文档属性和 ID 来分类内容。 如果是这样，还可以在创建事件时使用这些属性和值（请参见后面的第 6 步）。 请务必注意，必须在文档属性中使用某种属性:值组合，将相应项与事件类型相关联。

第 5 步：创建事件

当发生该事件类型的特定实例（例如产品达到其生命周期结束）时，请在 Microsoft Purview 门户或Microsoft Purview 合规门户创建事件。 根据所使用的门户：

• 登录到 Microsoft Purview 门户>记录管理卡>事件。

  如果未显示记录管理解决方案卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“风险 & 符合性”部分选择“记录管理”。

• 登录到“Microsoft Purview 合规门户>”“解决方案>记录管理>事件”选项卡。

选择“ + 创建” 以创建事件。 可通过创建事件来手动触发事件，就在这里。 例如，从合规性门户：

每个租户最多支持 1,000,000 个事件。

第 6 步：选择第 2 步中标签使用的相同事件类型

创建事件时，请选择第 2 步中的保留标签设置所指定的相同事件类型。 例如，如果你选择了“产品生命周期”作为标签设置的事件类型，请在创建事件时选择“产品生命周期”。 只有具有相应事件类型的保留标签的内容，才会触发保留期。

或者，如果需要为具有不同事件类型的多个保留标签创建事件，请选择“选择现有标签”选项。 然后，选择想要与此事件相关联的事件类型所配置的标签。

步骤 7：输入 SharePoint 和 OneDrive 的关键字、查询或资产 ID

现在缩小内容的范围。 为此，可以指定关键字或查询。 对于 SharePoint 和 OneDrive 内容，还可以通过指定资产 ID 来执行此操作。

查询使用关键字查询语言 (KQL) 。 有关查询语法的详细信息，请参阅关键字查询语言 (KQL) 语法参考。 有关可使用的可搜索属性的详细信息，请参阅内容搜索的关键字查询和搜索条件。

对于资产 ID，仅对具有指定属性:值对的内容执行保留。 例如，如果使用的是资产 ID 属性，请在框中对下图所示的资产 ID 输入 ComplianceAssetID:<value>。

如果未输入资产 ID，具有该事件类型标签的所有内容都将应用相同的保留日期。

组织可能已经对与此事件类型相关的文档应用了其他属性和 ID。 例如，如果需要检测特定产品记录，ID 可能为自定义属性 ProductID 和值“XYZ”的组合。 在此情况下，需在下图所示的资产 ID 框中输入 ProductID:XYZ。

最后，选择事件发生日期；此日期用作保留期的开始日期。 创建事件后，该事件日期将同步到具有该事件类型、资产 ID 和关键字或查询的保留标签的所有内容。 与任何保留标签一样，这种同步最长可能需要七天才能完成。

创建事件后，保留设置将对已标记和索引的内容生效。 如果创建事件后将保留标签添加到新内容，则必须创建具有相同详细信息的新事件。

删除事件不会取消现在对内容生效的保留设置。 目前，无法在触发事件后取消事件。

使用内容搜索来查找所有包含特定标签或资产 ID 的内容

在保留标签分配到内容后，可通过内容搜索，查找所有具有具体保留标签或包含特定资产 ID 的内容：

• 若要查找所有包含特定保留标签的内容，请选择“保留标签”条件，再输入完整或部分标签名称并使用通配符。

• 要查找所有包含特定资产 ID 的内容，请使用格式 ComplianceAssetID:<value>，输入 ComplianceAssetID 属性和值。

有关详细信息，请参阅适用于内容搜索的关键字查询和搜索条件。

使用 PowerShell 自动触发事件

可以使用 PowerShell 脚本从业务应用程序中自动执行基于事件的保留。 适用于基于事件的保留的 PowerShell cmdlet：

• Get-ComplianceRetentionEventType

• New-ComplianceRetentionEventType

• Remove-ComplianceRetentionEventType

• Set-ComplianceRetentionEventType

• Get-ComplianceRetentionEvent

• New-ComplianceRetentionEvent

若要帮助识别其他 cmdlet 以创建保留标签及其策略，请参阅适用于保留策略和保留标签的 PowerShell cmdlet。

使用 图形 API 自动执行事件

可以使用 Microsoft Graph 记录管理 API 自动创建触发保留时间开始的事件和事件类型。