Iniciar a retenção quando um evento ocorrer

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Quando você retém conteúdo, o período de retenção geralmente é baseado na idade do conteúdo. Por exemplo, você pode reter documentos por sete anos após eles serem criados e excluí-los. Mas ao configurar rótulos de retenção, você também pode basear um período de retenção em quando ocorre um tipo específico de evento. O evento dispara o início do período de retenção e todo o conteúdo com um rótulo de retenção aplicado a esse tipo de evento obtém as ações de retenção do rótulo impostas a eles.

Exemplos de uso da retenção baseada por eventos:

• Funcionários que estão saindo da organização Suponha que os registros de funcionários devam ser retidos por 10 anos após a data em que o funcionário saiu da organização. Decorrido o prazo de 10 anos, todos os documentos relacionados à contratação, desempenho e demissão desse funcionário precisam ser descartados. O evento que desencadeia o período de retenção de 10 anos é a saída do funcionário da organização.

• Vencimento de um contrato Suponha que todos os registros relativos a contratos devam ser retidos por 10 anos após a data de vencimento do contrato. O evento que desencadeia o período de retenção de cinco anos é o vencimento do contrato.

• Tempo de vida do produto Sua organização pode ter requisitos de retenção relacionados à última data de fabricação de produtos para conteúdo, como especificações técnicas. Nesse caso, a última data de fabricação é o evento que dispara o período de retenção.

A retenção baseada em eventos, às vezes também chamada de "retenção orientada a eventos", é normalmente usada com processos de gerenciamento de registros. Isso significa que:

• Os rótulos com base em eventos geralmente classificam o conteúdo como um registro, como parte de uma solução de gerenciamento de registros. Para obter mais informações, confira o artigo Saiba mais sobre registros.

• Um documento declarado como registro, mas cujo gatilho de evento ainda não aconteceu, é retido indefinidamente. Até que um evento dispare o período de retenção do documento, que expira, os registros não poderão ser excluídos permanentemente.

• Os rótulos de retenção baseados em eventos geralmente acionam uma revisão de disposição no final do período de retenção, para que um gerente de registros possa revisar e descartar manualmente o conteúdo. Para obter mais informações, confira o artigo Disposição e descarte de conteúdo.

Uma marca de retenção baseada em um evento tem os mesmos recursos que qualquer marca de retenção no Microsoft Purview. Para obter mais informações, consulte saiba mais sobre políticas e rótulos de retenção.

Compreender a relação entre tipos de eventos, rótulos, eventos e IDs de ativos

Para usar a retenção controlada por eventos com êxito, é importante compreender a relação entre tipos de evento, rótulos de retenção, eventos e IDs de ativo, conforme ilustrado nos diagramas e explicações a seguir:

1. Você cria rótulos de retenção para diferentes tipos de conteúdo e depois os associa a um tipo de evento. Por exemplo, os rótulos de retenção para diferentes tipos de arquivos e registros de produtos são associados a um tipo de evento denominado Vida útil do produto, pois esses registros devem ser retidos por 10 anos a partir do momento em que o produto atinge o final de sua vida útil.

2. Os usuários, que normalmente são os gerenciadores de registros, aplicam esses rótulos de retenção ao conteúdo e (para documentos do SharePoint e do OneDrive) inserem uma ID de ativo para cada item. Nesse exemplo, a ID do ativo é um nome ou código de produto usado pela organização. Assim, os registros de cada produto recebem um rótulo de retenção e cada registro tem uma propriedade que contém uma ID de ativo. O diagrama representa todo o conteúdo de todos os registros de produtos em uma organização e cada item tem a ID do ativo do produto cujo registro ele pertence.

3. Product Lifetime é o tipo de evento; um produto específico que atinge o fim da vida útil é um evento. Quando ocorre um evento desse tipo de evento, nesse caso, quando um produto atinge o fim da vida útil, você cria um evento que especifica:

   • Uma ID de ativo (para documentos do SharePoint e do OneDrive)

   • Palavras-chave (para itens do Exchange). Neste exemplo, a organização usa um código de produto em mensagens que contêm registros de produto, de modo que o palavra-chave para itens do Exchange é funcionalmente o mesmo que a ID do ativo para documentos do SharePoint e do OneDrive.

   • A data em que o evento ocorreu. Essa data é usada como o início do período de retenção. Essa data pode ser a data atual, passada ou futura.

4. Depois de criar um evento, a data dele é sincronizada com todo o conteúdo que tem um rótulo desse tipo de evento e que contém a ID ou palavra-chave especificada do ativo. Como ocorre com qualquer rótulo de retenção, essa sincronização poderá demorar até sete dias. No diagrama anterior, todos os itens marcados com um círculo vermelho têm o período de retenção desencadeado por esse evento. Em outras palavras, quando esse produto chega ao fim da vida útil, esse evento ativa o período de retenção dos registros desse produto.

É importante entender que, se você não especificar uma ID de ativo ou palavras-chave para um evento, todo o conteúdo com um rótulo de retenção desse tipo de evento terá um período de retenção ativado pelo evento. Isso significa que, no diagrama anterior, todo o conteúdo começaria a ser retido. É improvável que esse resultado seja o que você pretendia.

Por fim, lembre-se de que cada rótulo de retenção tem suas próprias configurações de retenção. Neste exemplo, todos eles especificam dez anos, mas é possível que um evento ative rótulos de retenção onde cada rótulo tem um período de retenção diferente.

Como configurar a retenção baseada em eventos

Fluxo de trabalho de alto nível para retenção baseada em eventos:

Etapa 1: criar um rótulo cujo período de retenção seja baseado em um evento

Para criar e configurar seu rótulo de retenção, confira as instruções em Criar e configurar rótulos de retenção para gerenciamento de registros. Mas específico à retenção baseada em eventos:

• Na página Configurar rótulo ao criar o rótulo de retenção, selecione Reter itens para sempre ou por um período específico. Depois:

  Na página Definir o período, depois de definir o período de tempo, selecione um dos tipos de evento padrão na lista suspensa para Quando o período deve começar?. Ou crie seu próprio tipo de evento selecionando Criar novo tipo de evento e siga os prompts de configuração:

  

Um tipo de evento é uma descrição geral de um evento que você quer associar a um rótulo.

Os tipos de evento padrão têm (tipo de evento) após seu nome na lista suspensa para facilitar a identificação, e você também pode ver e criar tipo de evento na guia >Eventos de gerenciamento> de registros Gerenciar tipos de evento.

A retenção impulsionada por eventos requer configurações de retenção que:

• Retêm o conteúdo.

• Excluem o conteúdo automaticamente, ou acionam uma revisão de disposição ao final do período de retenção.

A retenção baseada em eventos geralmente é usada para o conteúdo declarado como registro. Portanto, esse é um bom momento para verificar se você também precisa selecionar a opção que marca o conteúdo como registro.

Se você estiver usando um tipo de evento existente, em vez de criar um novo tipo de evento, vá para a etapa 3.

Etapa 2: Criar um novo tipo de evento para um rótulo de retenção

Para as configurações de retenção, se você tiver selecionado Criar novo tipo de evento, insira um nome e uma descrição para o seu tipo de evento. Em seguida, selecione Próximo, Enviar, e Concluído.

De volta à página Definir o período, para Quando o período deve começar?, use a lista suspensa para selecionar o tipo de evento que você criou.

Etapa 3: publicar ou aplicar automaticamente os rótulos de retenção com base em eventos

Assim como qualquer rótulo, você precisa publicar ou aplicar automaticamente um rótulo com base em eventos, para que ele seja aplicado manual ou automaticamente ao conteúdo:

• Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
• Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo

Etapa 4: Inserir uma ID de ativo

Depois que um rótulo baseado em eventos é aplicado ao conteúdo, você pode inserir uma ID de ativos para cada item. Por exemplo, sua organização pode usar:

• Códigos de produto que você pode usar para reter o conteúdo apenas de um produto específico.

• Códigos de projeto que você pode usar para reter o conteúdo apenas de um projeto específico.

• IDs de funcionário que você pode usar para reter o conteúdo apenas de uma pessoa específica.

A ID de Ativo é, simplesmente, mais uma propriedade do documento que está disponível no SharePoint e no OneDrive. Sua organização já pode usar outras propriedades e IDs do documento para classificar o conteúdo. Nesse caso, você também pode usar essas propriedades e valores ao criar um evento — consulte a Etapa 6 a seguir. O ponto importante é que você deve usar alguma combinação de propriedade:valor nas propriedades do documento para associar esse item a um tipo de evento.

Etapa 5: Criar um evento

Quando uma instância específica desse tipo de evento ocorre, como um produto atinge seu fim de vida útil, crie um evento no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Dependendo do portal que você está usando:

• Entrar no portal> do Microsoft PurviewEventos de gerenciamento de > registros cartão.

  Se a solução gerenciamento de registros cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Registros na seção Conformidade de & de Risco.

• Entre na guiaEventos degerenciamento> de registros portal de conformidade do Microsoft Purview >Solutions>.

Selecione + Criar para criar um evento. Para acionar o evento, crie-o aqui. Por exemplo, no portal de conformidade:

Até um milhão eventos têm suporte por locatário.

Etapa 6: Escolher o mesmo tipo de evento usado pelo rótulo na Etapa 2

Ao criar o evento, escolha o mesmo tipo de evento usado pelo rótulo de retenção na Etapa 2. Por exemplo, se você selecionou Vida útil do produto como seu tipo de evento para as configurações de rótulo, selecione Vida útil do produto quando criar o evento. Somente o conteúdo com os rótulos de retenção aplicados a esse tipo de evento terá o período de retenção ativado.

Como alternativa, se você precisar criar um evento para vários rótulos de retenção com diferentes tipos de evento, marque a opção Escolher Rótulos Existentes. Em seguida, selecione os rótulos que estão configurados para os tipos de eventos que você deseja associar a esse evento.

Etapa 7: inserir palavras-chave ou uma consulta ou ID de ativo para SharePoint e OneDrive

Agora restrinja o escopo do conteúdo. Você faz isso especificando palavras-chave ou uma consulta. Para conteúdo do SharePoint e do OneDrive, você também pode fazer isso especificando IDs de ativos.

As consultas usam kQL (linguagem de consulta de palavra-chave). Para obter mais informações sobre a sintaxe de consulta, confira referência de sintaxe KQL (Idioma de Consulta de Palavra-chave). Para obter mais informações sobre as propriedades pesquisáveis que você pode usar, consulte Consultas de palavra-chave e critérios de pesquisa para Pesquisa de Conteúdo.

Para IDs de ativos, a retenção será aplicada apenas no conteúdo com o par property:value especificado. Por exemplo: se estiver usando a propriedade ID de ativo, insira ComplianceAssetID:<value> na caixa de IDs de ativos mostrada na imagem a seguir.

Se uma ID de ativo não for inserida, qualquer conteúdo com rótulos desse tipo de evento obterá a mesma data de retenção aplicada a ele.

Sua organização pode ter aplicado outras propriedades e IDs aos documentos relacionados a esse tipo de evento. Por exemplo, se for preciso detectar os registros de um produto específico, a ID pode ser uma combinação entre sua propriedade personalizada ProductID e o valor "XYZ". Nesse caso, você digitaria ProductID:XYZ na caixa para as IDs de Ativos mostradas na imagem a seguir.

Por fim, escolha a data em que o evento ocorreu; essa data é usada como o início do período de retenção. Depois de criar um evento, essa data do evento será sincronizada com todo o conteúdo com um rótulo de retenção desse tipo de evento, ID do ativo e palavras-chave ou consultas. Como ocorre com qualquer rótulo de retenção, essa sincronização poderá demorar até sete dias.

Após a criação de um evento, as configurações de retenção entrarão em vigor para o conteúdo que já estiver rotulado e indexado. Se o rótulo de retenção for adicionado a um novo conteúdo após o evento ter sido criado, você precisará criar um novo evento com os mesmos dados.

A exclusão de um evento não cancela as configurações de retenção que já estão em vigor para o conteúdo já rotulado anteriormente. No momento, não é possível cancelar eventos depois que eles são disparados.

Usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar todo o conteúdo com um rótulo ou ID de ativo específicos

Após a atribuição dos rótulos de retenção ao conteúdo, você pode usar a pesquisa de conteúdo para localizar todo o conteúdo que tem um rótulo de retenção específico ou que contém uma ID de ativo específica:

• Para localizar todo o conteúdo com um rótulo de retenção específico, escolha a condição Rótulo de retenção e, em seguida, digite o nome completo do rótulo ou parte dele e use um caractere curinga.

• Para localizar todo o conteúdo com uma ID de ativo específica, digite a propriedade ComplianceAssetID e um valor, usando o formato ComplianceAssetID:<value>.

Para saber mais, veja Consultas de palavra-chave e condições de pesquisa para Pesquisa de Conteúdo.

Automatizar eventos usando o PowerShell

É possível usar um script do PowerShell para automatizar a retenção baseada em eventos a partir de aplicativos da sua empresa. Os cmdlets do PowerShell disponíveis para retenção baseada em eventos:

• Get-ComplianceRetentionEventType

• New-ComplianceRetentionEventType

• Remove-ComplianceRetentionEventType

• Set-ComplianceRetentionEventType

• Get-ComplianceRetentionEvent

• New-ComplianceRetentionEvent

para ajudar a identificar outros cmdlets para criar rótulos de retenção e suas políticas, consulte PowerShell cmdlets para políticas de retenção e rótulos de retenção.

Automatizar eventos usando API do Graph

Você pode usar APIs de Gerenciamento de Registros do Microsoft Graph para criar automaticamente os eventos e os tipos de eventos que disparam o início do tempo de retenção.