Soluciones de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft Purview

La exhibición de documentos electrónicos, o eDiscovery, es el proceso de identificación y entrega de información electrónica que se puede usar como prueba en casos legales. Puede usar herramientas de exhibición de documentos electrónicos en Microsoft Purview para buscar contenido en equipos de Exchange Online, OneDrive para la Empresa, SharePoint Online, Microsoft Teams, Grupos de Microsoft 365 y Viva Engage. Puede buscar buzones y sitios en la misma búsqueda de exhibición de documentos electrónicos y, a continuación, exportar los resultados de la búsqueda. Puede usar casos de Microsoft Purview eDiscovery (estándar) para identificar, retener y exportar contenido que se encuentra en buzones y sitios. Si su organización tiene una suscripción Office 365 E5 o Microsoft 365 E5 (o suscripciones de complementoS5 relacionadas), puede administrar aún más a los custodios y analizar el contenido mediante la solución de Microsoft Purview eDiscovery (Premium) enriquecida con características en Microsoft 365.

Soluciones de eDiscovery

Microsoft Purview proporciona tres soluciones de eDiscovery: búsqueda de contenido, eDiscovery (estándar) y eDiscovery (Premium).

• Búsqueda de contenido. Use la herramienta de búsqueda de contenido para buscar contenido en fuentes de datos de Microsoft 365 y exporte los resultados de la búsqueda al equipo local.
• eDiscovery (estándar). eDiscovery (Estándar) se basa en la funcionalidad básica de búsqueda y exportación de la búsqueda de contenido, ya que permite crear casos de eDiscovery y asignar administradores de eDiscovery a casos específicos. Los administradores de eDiscovery solo pueden acceder a los casos de los que son miembros. eDiscovery (Estándar) también le permite asociar búsquedas y exportaciones a un caso y le permite colocar una suspensión de eDiscovery en ubicaciones de contenido relevantes para el caso.
• eDiscovery (Premium). La herramienta eDiscovery (Premium) se basa en las capacidades existentes de administración, conservación, búsqueda y exportación de casos en eDiscovery (Estándar). eDiscovery (Premium) proporciona un flujo de trabajo de un extremo a otro para conservar, recopilar, revisar, analizar y exportar contenido que responda a las investigaciones internas y externas de su organización. Permite a los equipos legales administrar custodios y el flujo de trabajo de notificación de suspensión legal para comunicarse con los custodios implicados en un caso. Permite recopilar y copiar datos del servicio activo en conjuntos de revisión, cuando puede filtrar, buscar y etiquetar contenido para seleccionar contenido no relevante de una revisión adicional para que el flujo de trabajo pueda identificar y centrarse en el contenido más relevante. eDiscovery (Premium) proporciona análisis y modelos de codificación predictivo basados en aprendizaje automático para restringir aún más el ámbito de la investigación al contenido más relevante.

Comparación de funcionalidades clave

En la tabla siguiente se comparan las funcionalidades clave disponibles en búsqueda de contenido, eDiscovery (Estándar) y eDiscovery (Premium).

Funcionalidad	Búsqueda de contenido	eDiscovery (Estándar)	eDiscovery (Premium)
Buscar contenido
Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda
Estadísticas de búsqueda
Exportar resultados de búsqueda
Permisos basados en roles
Administración de casos
Colocar ubicaciones de contenido en suspensión legal
La administración de los administradores
Notificaciones de retención legal
Indexación avanzada
Corrección de errores
Conjuntos de revisión
Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versiones de SharePoint
Reconocimiento óptico de caracteres
Agrupación de conversaciones
Estadística e informes de colecciones
Revisar el filtrado de conjuntos
Etiquetado
Análisis
Modelos de codificación predictiva
Metadatos de documentos calculados
Transparencia de los trabajos de ejecución prolongada
Exportar a la ubicación de Azure Storage propiedad del cliente

Esta es una descripción de cada funcionalidad de exhibición de documentos electrónicos.

• Buscar contenido. Búsqueda para el contenido almacenado en buzones de Exchange, cuentas de OneDrive para la Empresa, sitios de SharePoint, Microsoft Teams, Grupos de Microsoft 365 y Viva Engage Teams. Esto incluye el contenido generado por otras aplicaciones de Microsoft 365 que almacenan datos en buzones y sitios.
• Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda. Cree consultas de búsqueda del lenguaje de consulta de palabras clave (KQL) para buscar palabras clave de contenido que coincidan con los criterios de consulta. También puede incluir condiciones para restringir el ámbito de la búsqueda.
• Estadísticas de búsqueda Después de ejecutar una búsqueda, puede ver estadísticas de los resultados de búsqueda estimados, como el número y el tamaño total de los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda. Otras estadísticas incluyen las ubicaciones de contenido principales que contienen resultados de búsqueda y el número de elementos que coinciden con diferentes partes de la consulta de búsqueda.
• Exportar los resultados de la búsqueda. Exporte los resultados de la búsqueda a un equipo local de la organización en un proceso de dos pasos. Al exportar los resultados de la búsqueda, los elementos se copian de su ubicación de contenido original en Microsoft 365 en una ubicación de Azure Storage proporcionada por Microsoft. A continuación, puede descargar esos elementos en un equipo local.
• Permisos basados en roles. Use permisos de control de acceso basado en rol (RBAC) para controlar qué tareas relacionadas con eDiscovery pueden realizar diferentes usuarios. Puede usar un grupo de roles integrado relacionado con eDiscovery o crear grupos de roles personalizados que asignen permisos de eDiscovery específicos.
• Administración de casos. Los casos de eDiscovery en eDiscovery (Estándar) y eDiscovery (Premium) permiten asociar búsquedas y exportaciones específicas con una investigación específica. También puede asignar miembros a un caso para controlar quién puede acceder al caso y ver el contenido del caso. eDiscovery (Premium) también admite la integración de nuevos casos de creación de casos con casos de Administración de riesgos internos de Microsoft Purview.
• Colocar ubicaciones de contenido en suspensiónlegal. Conserve el contenido relevante para su investigación mediante la colocación de una suspensión legal en las ubicaciones de contenido en un caso. Esto le permite proteger la información almacenada electrónicamente de la eliminación involuntaria (o intencionada) durante la investigación.
• Administración de los custodios. Administre las personas que ha identificado como personas de interés en el caso ( denominados custodios) y otros orígenes de datos que pueden no estar asociados a un custodio. Al agregar los custodios y los orígenes de datos no custodios a un caso, puede colocar una suspensión legal en estos orígenes de datos, comunicarse con los custodios mediante el proceso de notificación de suspensión legal y buscar orígenes de datos de custodios y no custodios para recopilar contenido relevante para el caso.
• Notificaciones de retención legal. Administre el proceso de comunicación con los custodios de casos. Una notificación de suspensión legal indica a los custodios que conserven el contenido que sea relevante para el caso. Puede realizar un seguimiento de los avisos recibidos, leídos y reconocidos por los custodios. El flujo de trabajo de comunicaciones en eDiscovery (Premium) permite crear y enviar notificaciones, recordatorios y escalaciones iniciales si los custodios no confirman una notificación de suspensión.
• Indexación avanzada. Al agregar orígenes de datos custodios y no custodios a un caso, las ubicaciones de contenido asociadas se vuelven a indexar en un proceso denominado Indexación avanzada. La indexación avanzada garantiza que cualquier contenido que se considere parcialmente indexado se vuelva a procesar para que se pueda buscar por completo cuando se recopilan datos para una investigación.
• Corrección de errores. Corrija los errores de procesamiento mediante un proceso denominado corrección de errores. La corrección de errores permite corregir problemas de datos que impiden que eDiscovery (Premium) procese correctamente el contenido durante la indexación avanzada. Por ejemplo, los archivos que están protegidos con contraseña no se pueden procesar, ya que los archivos están bloqueados o cifrados. Con la corrección de errores, puede descargar archivos con errores, quitar la protección con contraseña y, a continuación, cargar los archivos corregidos.
• Conjuntos de reseñas. Agregue datos relevantes a un conjunto de revisión. Un conjunto de revisión es una ubicación Azure Storage segura proporcionada por Microsoft en la nube de Microsoft. Al agregar datos a un conjunto de revisión, los elementos recopilados se copian de su ubicación de contenido original en el conjunto de revisión. Los conjuntos de revisión proporcionan un conjunto de contenido estático y conocido que puede buscar, filtrar, etiquetar, analizar y predecir la relevancia mediante modelos de codificación predictiva. También puede realizar un seguimiento e informar sobre qué contenido se agrega al conjunto de revisión.
• Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versionesde SharePoint. Al agregar contenido a un conjunto de revisión, tiene la opción de incluir datos adjuntos en la nube o archivos vinculados. Esto significa que el archivo de destino de un archivo adjunto en la nube o vinculado se agrega al conjunto de revisión. También tiene la opción de agregar todas las versiones de un documento de SharePoint a un conjunto de revisión.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Cuando se agrega contenido a un conjunto de revisión, la funcionalidad OCR extrae texto de imágenes e incluye el texto de la imagen con el contenido que se agrega a un conjunto de revisión. Esto le permite buscar texto de imagen al consultar el contenido del conjunto de revisión.
• Agrupación de conversaciones. Cuando se agregan mensajes de chat de Teams y Viva Engage conversaciones a un conjunto de revisión, puede recopilar todo el subproceso de conversación. Esto significa que toda la conversación de chat que contiene elementos que coinciden con los criterios de recopilación se agrega al conjunto de revisión. Esto le permite revisar los elementos de chat en el contexto de la conversación de ida y vuelta.
• Estadística e informes de colecciones. Después de crear una estimación de colección o confirmar una colección en un conjunto de revisión, puede ver un amplio conjunto de estadísticas sobre los elementos recuperados, como las ubicaciones de contenido que contienen la mayoría de los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda y el número de elementos devueltos por la consulta de búsqueda. También puede obtener una vista previa de un subconjunto de los resultados.
• Revise el filtrado deconjuntos. Después de agregar contenido a un conjunto de revisión, puede aplicar filtros para mostrar solo el conjunto de elementos que coinciden con los criterios de filtrado. A continuación, puede guardar los conjuntos de filtros como una consulta, lo que le permite volver a aplicar rápidamente los filtros guardados. El filtrado de conjuntos de revisión y las consultas guardadas le ayudan a seleccionar rápidamente los elementos de contenido más relevantes para la investigación.
• Etiquetado. Las etiquetas también le ayudan a omitir contenido no relevante e identificar el contenido más relevante. Cuando los responsables de cumplimiento normativo, los abogados u otros usuarios revisan el contenido de un conjunto de revisión, sus opiniones relacionadas con el contenido pueden capturarse mediante el uso de etiquetas. Por ejemplo, si la intención es excluir contenido innecesario, un usuario puede etiquetar documentos con una etiqueta como "no con capacidad de respuesta". Después de revisar y etiquetar el contenido, se puede crear una consulta de conjunto de revisión para excluir cualquier contenido etiquetado como "no dinámico". Este proceso elimina el contenido que no responde de los pasos posteriores del flujo de trabajo de eDiscovery.
• Análisis. eDiscovery (Premium) proporciona herramientas para analizar los documentos de conjuntos de revisión para ayudarle a organizar los documentos de forma coherente y reducir el volumen de documentos que se van a revisar. Casi los grupos de detección de duplicados agrupan documentos textualmente similares para ayudarle a hacer que el proceso de revisión sea más eficaz. Email subproceso identifica mensajes de correo electrónico específicos que proporcionan un contexto completo de la conversación en un subproceso de correo electrónico. La funcionalidad Temas intenta analizar temas en documentos de conjunto de revisión y asignar un tema a los documentos para que pueda revisar documentos con tema relacionado. Estas funcionalidades de análisis ayudan a que el proceso de revisión sea más eficaz para que los revisores puedan revisar una fracción de los documentos recopilados.
• Modelos de codificación predictiva (versión preliminar). Use modelos de codificación predictiva para reducir grandes volúmenes de contenido de casos a un conjunto pertinente de elementos que puede priorizar para su revisión. Esto se logra mediante la creación y el entrenamiento de sus propios modelos de codificación predictiva que le ayudan a priorizar la revisión de los elementos más relevantes de un conjunto de revisión. El sistema usa el entrenamiento para aplicar puntuaciones de predicción a todos los elementos del conjunto de revisión. Esto le permite filtrar los elementos en función de la puntuación de predicción, lo que le permite revisar primero los elementos más relevantes (o no relevantes).
• Metadatos de documentos calculados. Muchas de las características de eDiscovery (Premium), como la indexación avanzada, los subprocesos de conversación, los análisis y la codificación predictiva, agregan propiedades de metadatos para revisar los documentos establecidos. Estos metadatos contienen información relacionada con la función realizada por una característica específica. Al revisar documentos, puede filtrar por las propiedades de metadatos para mostrar documentos que coincidan con los criterios de filtro. Estos metadatos se pueden importar en aplicaciones de revisión de terceros después de exportar los documentos del conjunto de revisión.
• Transparencia de los trabajos de ejecución prolongada. Los trabajos de eDiscovery (Premium) suelen ser procesos de ejecución prolongada desencadenados por acciones del usuario, como la adición de custodios a un caso, la adición de contenido a un conjunto de revisión, la ejecución de análisis y el entrenamiento de modelos de codificación predictiva. Puede realizar un seguimiento del estado de estos trabajos y obtener información de soporte técnico si necesita escalar los problemas a Soporte técnico de Microsoft.
• Exportar a la ubicación de Azure Storage propiedad del cliente. Al exportar documentos desde un conjunto de revisión, tiene la opción de exportarlos a una cuenta de Azure Storage administrada por su organización. Además, eDiscovery (Premium) permite personalizar qué datos se exportan. Esto incluye la exportación de metadatos de archivo, archivos nativos, archivos de texto, etiquetas y documentos redactados guardados en un archivo PDF.

Comparación de suscripciones de eDiscovery

Antes de empezar, revise los requisitos de suscripción para búsqueda de contenido, exhibición de documentos electrónicos (estándar) y exhibición de documentos electrónicos (Premium). Por lo general, las suscripciones que admiten eDiscovery (Estándar) también admiten la búsqueda de contenido y las suscripciones que admiten eDiscovery (Premium) también admiten búsqueda de contenido y eDiscovery (estándar).

Introducción a eDiscovery

Consulte los artículos siguientes para obtener más información y empezar a usar soluciones de Microsoft Purview eDiscovery.

Introducción a la búsqueda de contenidos

• Información general sobre la Búsqueda de contenido
• Introducción a la búsqueda de contenidos

Introducción a eDiscovery (Estándar)

• Introducción a eDiscovery (Estándar)

Introducción a eDiscovery (Premium)

• Información general sobre eDiscovery (Premium)
• Introducción a eDiscovery (Premium)
• Crear y administrar un caso de eDiscovery (Premium)

Integración con Insider Risk Management

Los casos de Administración de riesgos internos de Microsoft Purview se pueden escalar rápidamente a nuevos casos en Microsoft Purview eDiscovery (Premium) cuando se necesita una revisión legal adicional para la actividad potencialmente arriesgada del usuario. La estrecha integración entre estas soluciones puede ayudar a los equipos de riesgo y jurídicos a trabajar de forma más eficaz y puede ayudar a proporcionar una vista completa de las actividades de los usuarios que se están revisando. Consulte cómo empezar a trabajar con Insider Risk Management y cómo escalar fácilmente un caso de Insider Risk Management a un caso de eDiscovery (Premium).

Hoja de ruta de eDiscovery

Para ver qué características de eDiscovery se han lanzado, se están implementando o en desarrollo, consulte la guía básica de Microsoft 365.

Formación

El entrenamiento de los administradores de TI, los administradores de eDiscovery y los equipos de investigación de cumplimiento en los conceptos básicos de búsqueda de contenido, eDiscovery (estándar) y eDiscovery (Premium) puede ayudar a su organización a empezar a trabajar más rápidamente con las herramientas de Microsoft Purview eDiscovery. Para ayudar a estos usuarios de su organización a empezar a trabajar con eDiscovery, consulte Descripción de las funcionalidades de eDiscovery y auditoría de Microsoft Purview.