トピックの概要

[アーティクル]
11/08/2023

トピックでは、Microsoft AI テクノロジ、Microsoft 365、Microsoft Graph、Search、およびその他のコンポーネントとサービスを使用して、SharePoint モダンページ、Microsoft Search、および Word、PowerPoint、Outlook、Excel での検索から始まる、日常的に使用する Microsoft 365 アプリのユーザーに知識を提供します。

トピックは、多くの企業の重要なビジネス上の問題に対処するのに役立ちます。ユーザーが必要なときに情報を提供します。たとえば、新入社員は多くの新しい情報を素早く学ばなければならず、会社情報を読んでいてもまったく知らない言葉に出会うことがあります。たとえば、その用語が何なのか、組織内の誰が専門家なのか、その用語に関連するサイトやドキュメントがあるのかなど、詳細を調べるために、ユーザーは自分の作業を離れて、貴重な時間を費やす必要があります。

トピックでは、AI を使用して、organization内のトピックを自動的に検索して識別します。簡単な説明、トピックで作業するユーザー、それに関連するサイト、ファイル、ページなどの情報をまとめています。知識の管理者や共同作成者は、必要に応じてトピック情報の更新を選択できます。トピックはユーザーに公開されます。つまり、最新の SharePoint サイトのニュースやページに表示されるトピックのすべてのインスタンスについて、テキストが強調表示されます。ユーザーは、トピックを選択すると、トピックの詳細からその内容を知ることができます。トピックは、SharePoint Search でも検索できます。 Microsoft 365 アプリのトピックと、ユーザーにトピックを表示する方法の詳細について説明します。

知識のインデックス化

トピックでは、Microsoft AI テクノロジを使用して、Microsoft 365 環境の トピック を特定します。

トピックとは、組織的に重要な意味を持つフレーズや用語のことです。組織にとって特定の意味を持ち、それに関連したリソースがあり、ユーザーがその意味を理解し、それに関する詳細な情報を見つけるのに役立ちます。組織にとって重要なトピックには、さまざまな種類があります。当初、Microsoft の AI 技術は以下のタイプに焦点を当てています。

プロジェクト
イベント
組織
場所
製品
クリエイティブな作業
専攻分野

トピックが特定され、AI が提案トピックとして十分な情報を持っていると判断すると、トピックページには、次のようにトピックのインデックス化によって収集された情報が表示されます。

代替名と頭字語。
トピックの簡単な説明。
そのトピックに関する知識が豊富と思われるユーザー。
トピックに関連するファイル、ページ、サイト。

知識管理者は、テナント内のすべての SharePoint サイトをクロールしてトピックを探すことも、特定のサイトだけを選択することもできます。

詳細については、「トピックの検出とキュレーション」を参照してください。

役割

Microsoft 365 環境でトピックを使用する場合、ユーザーには次のロールがあります。

トピックビューアー: 少なくとも読み取りのアクセス許可を持つ SharePoint の最新のサイトや、Microsoft Search でトピックの強調表示を表示することができるユーザー。トピックの強調表示を選択すると、トピックページにトピックの詳細が表示されます。トピックを見た人は、そのトピックの有用性をフィードバックすることができます。
共同作成者: 既存のトピックを編集したり、新しいトピックを作成する権利を持つユーザー。ナレッジ管理者は、Microsoft 365 管理センターの [トピック] 設定を使用して、共同作成者のアクセス許可をユーザーに割り当てます。なお、すべてのトピック閲覧者にトピックの編集と作成のアクセス許可を付与することで、すべてのユーザーが閲覧したトピックに協力できるようにすることもできます。
知識マネージャー: トピックのライフサイクルを通してトピックをガイドするユーザー。ナレッジマネージャーは、トピックセンターの [トピックの管理 ] ページを使用して、AI が推奨するトピックの確認、関連しなくなったトピックの削除、既存のトピックの編集や新しいトピックの作成を行い、そのトピックにアクセスできる唯一のユーザーです。ナレッジ管理者は、Microsoft 365 管理センターのトピック管理者設定を使用して、ナレッジマネージャーのアクセス許可をユーザーに割り当てます。
ナレッジ管理者: 管理者はトピックを設定し、Microsoft 365 管理センターの管理者コントロールを使用して管理します。現在、Microsoft 365 グローバル管理者や SharePoint 管理者が知識管理者として活躍できます。

詳細については、「トピックロール」を参照してください。

トピック管理

トピック管理は、organizationのトピックセンターの [トピックの管理] ページで行います。トピックセンターはセットアップ中に作成され、organizationの知識の中心として機能します。

ライセンスを持つすべてのユーザーはトピックセンターで接続されているトピックを表示できますが、 トピックの管理 アクセス許可 (ナレッジマネージャー) を持つユーザーのみがトピックの管理ページを表示して使用できます。

知識マネージャーは、次のことができます。

テナントで検出されたトピックを確認または削除します。
必要に応じて手動で新しいトピックを作成する (たとえば、AI で検出できるほど十分な情報が提供されなかった場合など)。
既存のトピックページの編集。

詳細については、トピックセンターのトピックの管理に関するページを参照してください。

管理制御

Microsoft 365 管理センターの管理コントロールを使用すると、トピックを管理できます。これらにより、Microsoft 365 グローバル管理者や SharePoint サービス管理者は次のことができます。

組織内のどのユーザーが SharePoint の最新ページや SharePoint 検索結果でトピックを見ることができるかを制御します。
トピックを特定するためにどの SharePoint サイトをクロールするかを制御します。
特定のトピックを検索対象から除外します。
トピックセンターでトピックを管理できるユーザーを制御します。
トピックを作成し編集できるユーザーを制御します。
トピックを閲覧できるユーザーを制御します。

管理コントロールの詳細については、「ユーザーのアクセス許可の割り当て、トピックの可視性の管理、トピックの検出の管理」を参照してください。

トピックのキュレーションと提案

AI は、お客様の環境の変化に合わせて、トピックを改善するための提案を継続的に行っていきます。

トピックの編集や作成のアクセス許可を持つユーザーは、修正や追加の情報を必要とする場合、トピックページを直接更新することができます。また、AI が認識できなかった新しいトピックを追加することもできます。これらの手動で追加されたトピックに関する十分な情報があり、AI がこの種類のトピックを特定できる場合は、AI からの追加の提案によって、これらの手動で追加されたトピックが強化される可能性があります。

日常業務でトピックの閲覧を許可しているユーザーには、そのトピックが自分にとって有益か質問することがあります。システムは、これらの回答を見て、トピックの強調表示を改善したり、トピックの概要やトピックの詳細に表示する内容を決定するのに使用します。

詳細については、「トピックの検出とキュレーション」を参照してください。

フィードバックをお寄せください

Microsoft では、お客様からのフィードバックを非常に真剣に受け止めています。トピックに対して提供するフィードバックは、トラブルシューティング、バグの修正、既存の機能の強化、新しい機能の開発に使用されます。

Microsoft に直接、トピックページ、および [ トピックの管理 ] ページと [ マイトピック ] ページからフィードバックを送信できます。ページの右下隅にあるこのボタンを探します。

ボタンは、 OCPS ポリシーが正しく構成されているテナントにのみ表示されます。

[ Microsoft にフィードバックを送信する ] ページで、何かお気に入りがあるかどうか、気に入らない場合、または提案がある場合はお知らせください。

[Microsoft にフィードバックを送信する] ページを示すスクリーンショット。

フィードバックを送信する際は、電話番号、住所、個人の強いストーリーなどの機密情報を含めないようにお願いします。代わりに、トピックで発生している特定の問題、またはトピックに関する一般的なエクスペリエンスに関する情報を提供してください。これにより、お客様からのフィードバックに基づいてレビューとアクションを実行する際に、プライバシーを保つのに役立ちます。

ご意見をお寄せいただきありがとうございます。お客様の視点は、既存の機能を改善し、新しい機能を開発するのに役立ちます。