個人深入解析部署指南

  • 發行項

身為系統管理員，您可從瞭解 Microsoft Viva Insights 為其參與者提供哪些功能，以及您可以採取哪些動作來啟用和增強其體驗而受益。

什麼是 Viva Insights？

若要快速瞭解 Viva Insights，請參閱 Microsoft Viva Insights。

使用的好處

Viva Insights 可協助參與者加強其工作關係、有更多時間專注於重要工作，以及改善其工作與生活平衡。 Viva Insights 藉由向用戶顯示其工作習慣的深入解析來執行此動作。 它會從 Microsoft 365 數據衍生這些關於電子郵件、會議、通話和聊天的深入解析。 .

藉由使用 Viva Insights，您和您的小組可以完成絕佳的工作。

  • 透過個人生產力深入解析來改善工作模式 – Viva Insights 使用 Microsoft 365 的日常數據，讓您深入瞭解如何花費時間和秘訣來協助您更聰明地工作。
  • 改善您的關係 – 增加共同作業時間、改善小組會議，以及拓展您的網路。
  • 取得更多專注時間 – 尋找更多時間來消除干擾、停止多任務處理，並專注於您的核心優先順序。
  • 改善您的工作與生活平衡 – 改善您的工作模式，並減少花費在工作上的時間，以獲得更好的工作與生活平衡和整體健康。

Viva Insights的商業價值

比以往更多的人覺得他們無法掌控工作時間。 許多小組一周花費 80-90% 的時間參與會議、傳送電子郵件，以及在電話上交談。 但 50% 的會議時間被視為沒有生產力，而且幾乎有一半的員工報告他們的工作會干擾其家庭生活。

Viva Insights 是 Microsoft 365 用戶端體驗的延伸模組，可協助您尋找建立更佳習慣並重新掌控時間的機會。

您和您的使用者負責

資料隱私權

用戶的個人資訊都不會與其同事或經理共用。 Viva Insights 遵守合規性法規，例如GDPR。 另請參閱系統 管理員的隱私權指南。

授與存取權

在您將具有 Microsoft Viva Insights 服務方案的授權指派給用戶之後，他們就可以存取個人見解元素，例如在 Teams 和網頁中 Viva Insights、摘要電子郵件、Outlook 中的內嵌建議、Viva Insights Outlook 載入宏，以及Viva Insights 歡迎訊息。

這些元素的存取權取決於您組織中已備妥的計劃。 如需詳細資訊，請參閱存取 Viva Insights 專案。

使用 Microsoft Viva Insights 的個人見解是一種簡單且現成的解決方案，可協助您和同事改善個人生產力習慣。 它廣泛提供 — 適用於 具有這些服務方案的 Microsoft 365 使用者。 指派授權之後，預設會開啟 Viva Insights，不過您可以遵循本指南中的步驟來自定義部署。

推出 Viva Insights

您可以一次或分階段在組織中部署 Viva Insights。 不論是哪一種情況，在您廣泛推出產品之前，建議您取得額外的購買，這是下列 準備步驟 一節中所述的選擇性步驟。

Viva Insights首度發行檢查清單

  1. (選擇性) 完成 準備步驟。
  2. 選擇推出案例。
  3. 完成您選擇的推出案例中的步驟。

準備步驟

您可以輕鬆地為組織中的所有用戶開啟 Viva Insights，因為其隨附於您的 Microsoft 365 訂閱。 以下是貴組織在開啟 Viva Insights 之前可能考慮的建議但選擇性步驟清單：

  • 建立通訊計劃 – 識別您的組織在 Viva Insights 推出期間和之後，如何有效地與用戶通訊。 讓用戶輕鬆找到 Viva Insights的相關信息。 例如，使用 Viva Engage 群組或 SharePoint 網站，協助用戶瞭解在其組織內使用 Viva Insights 的好處。
  • 考慮您的項目關係人 – 在推出 Viva Insights 之前，在組織中找出項目關係人並與專案關係人溝通可能很重要。 請參閱 包含項目關係人。
  • 請考慮先執行試驗 – 將 Viva Insights 調整為整個組織之前，您可能想要考慮使用一部分的用戶來執行試驗推出。 特別是對於大型組織而言，先進行試驗來驗證使用者整備程度、找出並減輕問題，並協助確保整個組織的成功實作，是測試大規模大規模推出的自然步驟。
  • 安全性與隱私權 – Viva Insights 安全且建置以保護用戶隱私權。 隱私權指南說明 Viva Insights 如何遵守隱私權法規。 建議您與安全性和隱私權小組分享此隱私權指南，讓他們更瞭解 Viva Insights 的隱私權功能。
  • 系結至現有的計劃 – 當您引進 Viva Insights 時，請將其系結至組織內現有的計劃或訓練計劃，例如員工健康方案。 避免將它導入為技術工具，而非與組織價值整合的習慣改變工具。

包含項目關係人

在歡迎電子郵件傳送給使用者之前，識別並通知重要項目關係人，可能是您推出程式中的重要初步步驟。 這些項目關係人應該瞭解推出歡迎電子郵件所帶來的價值、時程表和預期體驗。 主動管理時，這些項目關係人可能會成為推動推出程式的重要大使。

以下是您在首度發行專案中可能會考慮的一些角色：

  • 執行贊助者傳送有關 Viva Insights 的歡迎電子郵件，最好加上產品體驗的引號。
  • 安全性負責人 – 檢閱隱私權指南，以瞭解 Viva Insights 中的數據安全性。
  • Microsoft 365 系統管理員 – 根據商務需求啟用和停用 Viva Insights 存取;請參閱推出案例。
  • 支持人員或技術支援中心負責人 – 管理用戶的問題。 您可以在 個人深入解析常見問題中找到一些實用的解答。
  • 訓練負責人 – 執行有關 Viva Insights 的訓練研討會。

選擇推出案例

本節提供部署 Viva Insights 的四個案例。 Microsoft 365 系統管理員可以使用 PowerShell 或使用 Microsoft 365 系統管理中心 來實作上述任何案例。 一般而言，系統管理員會使用系統管理中心為大部分或所有使用者廣泛設定 Viva Insights，並使用PowerShell為選取的使用者設定特定設定。

推出案例

選取並完成下列其中一個案例：

  • 默認為開啟。 針對所有使用者，預設會開啟所有 Viva Insights 介面。 這是預設案例。
  • 默認關閉。 Viva Insights 預設為關閉;用戶可以個別開啟部分或所有 Viva Insights 介面。
  • 混合部署。 有些使用者選擇加入，有些使用者退出宣告所有 Viva Insights 介面。

默認開啟

在此案例中，預設會為所有用戶開啟所有 Viva Insights 面。 他們會收到歡迎電子郵件和後續的 Viva 摘要電子郵件，並可存取網頁上的 Viva Insights 應用程式、Viva Insights Outlook 載入宏，以及 Outlook 中的內嵌建議。

瞭解如何在設定 個人見解預設值中實作此推出案例。

默認關閉

在此案例中，預設會關閉 Viva Insights，但使用者可以自行開啟它—一次開啟所有功能或個別功能。 使用者不會收到 Viva 摘要電子郵件，但可透過其在 Teams 或網頁上的 Viva Insights 應用程式，個別選擇加入每個介面。

瞭解如何在設定個人見解預設值中實作此推出案例

混合部署

在此案例中，有些用戶會選擇加入，而某些用戶會退出退出所有 Viva Insights 介面。 選擇加入的使用者會收到摘要電子郵件、可以在Teams和Web中開啟 Viva Insights，以及在 Outlook 中查看 Viva Insights 載入宏。 退出宣告的使用者會看到此處顯示的預設「關閉」頁面，他們可以在其中使用 [設定] 來加入宣告任何 Viva Insights 介面。

瞭解如何在設定 個人見解預設值中實作此推出案例。

執行試驗推出

對於大型組織，建議您先執行小型試驗推出，再將 Viva Insights 部署至整個組織。 此試驗可協助您驗證整備程度，並找出並減輕任何問題，以協助確保成功推出。 本節提供秘訣並說明執行試驗的步驟。

若要從試驗取得最實際的結果，它應該牽涉到一群實際用戶，他們積極嘗試新技術，並願意與同事分享其體驗。

試驗必要條件

開始試驗之前，請先備妥下列專案：

  • 設定和測量目標。 您需要清楚定義的目標，以測量試驗是否成功。
  • 工期。 識別試驗的開始和結束日期。 秘訣：讓它執行至少 45 天。
  • 招募試驗使用者。 在試驗群組中包含項目關係人和參與者的平衡組合。 包含各種不同的角色，例如具有直接報告的經理和來自不同部門的使用者。
  • 為您的工作設定步調。 從小規模開始，並花時間暫停、評估結果，以及調整試驗。

試驗時程表

建議您遵循下列步驟來進行試驗：

  1. 傳送歡迎電子郵件 – 傳送電子郵件簡介 Viva Insights 給所有試驗使用者，並邀請他們進行訓練。
  2. 訓練試驗參與者如何使用 Viva Insights。
  3. 指派服務方案 – 在向試驗使用者推出 Viva Insights 之前，請確定已將所有使用者指派給 Microsoft 365 系統管理中心 中的 Viva Insights 服務方案。
  4. 開始試驗 – 開始試驗。 向試驗參與者宣布試驗正在啟動，並提醒他們試驗持續時間及其工作，如 測試計劃中所述。 如需詳細資訊，請參閱 進行試驗 。
  5. 諮詢項目關係人 – 在整個試驗過程中，請與 您的專案項目關係人 開會，在使用者意見反應送達時檢閱使用者意見反應，並解決所發生的任何技術問題，以確保試驗順利執行。
  6. 評估和規劃 – 使用試驗的結果來規劃後續步驟。 請參閱 評估試驗課程並制定計劃。

設定和測量目標

若要判斷試驗是否成功，您必須知道參與者是否從產品中獲得價值，並建議其同事使用該產品。 請考慮使用問卷來評估產品的情感和實用性。

設計測試計劃

若要獲得成功的試驗體驗，請讓參與者清楚定義要完成的工作，以及分享其意見反應的方式。 使用者可以在 Viva Insights 中執行哪些動作的範例包括：

  • 加入加入一或所有 Viva Insights 功能。
  • 每天自動取得專注時間。
  • 使用 [深入解析] 索引標籤來追蹤未完成的工作、準備會議，或追蹤未讀取的檔。

收集意見反應

請確定您有開放的意見反應通道來追蹤進度和測量結果，例如：

  • 設計問卷，並在試驗完成後使用它來擷取和評估結果。
  • 建立 Teams 頻道或 Viva Engage 社群，讓試驗參與者加入並分享其體驗。 或者，使用 Viva Engage。

招募試驗使用者

試驗使用者是公司推出第一個階段的一部分。 與他們溝通，這是新工具的第一個使用者，可提升個人生產力並改善工作模式。 他們應該願意提供意見反應。 與他們分享，他們的意見反應可協助改善設定知識、內部檔和通知給參與者，讓後續推出階段的所有其他專案更容易。 請注意，如果試驗使用者不是執行領導者，最好是這麼做。

識別試驗使用者可能需要 IT 小組與目標組的部門主管進行討論。 在本討論中，請嘗試找出對使用新工具來改善其工作的使用者感到熱衷。

推薦： 請考慮將試驗用戶分組成對應至不同 推出案例的群組。 這可讓 Microsoft 365 系統管理員取得不同案例的意見反應，再大規模實作。

訓練試驗參與者

您的組織可以選擇負責訓練試驗用戶的內部人員。

進行試驗

以下是 45 天試驗的範例時間軸。

  • 在試驗開始前的一周：

    • 傳送初始通訊給試驗使用者，瞭解預期和時機。 這也是進行訓練或分享有關如何使用 Viva Insights 的訓練教材的好機會。 您也可以立即傳送問卷，以比較試驗前後的使用者情感。
    • 將 Viva Insights 服務方案指派給 Microsoft 365 系統管理中心 中的試驗使用者。 選擇推出案例，並遵循系統管理員推出步驟將用戶註冊到 Viva Insights。

  • 第 1 天 – 傳送試驗開始的公告電子郵件。

  • 第 14 天 – 傳送中點通訊給試驗使用者，並選擇性地傳送問卷。

  • 第 40 天 – 將最終通訊傳送給試驗使用者。 進行其體驗的最終問卷。

  • 第 41–45 天 – 評估試驗結果並規劃後續步驟。

評估試驗課程並制定計劃

試驗完成之後，請收集所有意見反應問卷、支援票證和其他計量。 請以您的目標進行分析，以規劃實際 Viva Insights 推出。 使用試驗分析來決定您的組織是否準備好進行 Viva Insights的廣泛部署。 如果不是，請考慮將試驗擴充至更多使用者。 請參閱 試驗後選項。

試驗後選項

試驗目標是否達成？ 請考慮下列後續步驟
是 (例如，用戶滿意度很高) 您已準備好開始推出階段。 根據您的目標，您可以執行下列其中一項：
  • 將試驗擴充至其他參與者，可能使用不同的角色，或與初始試驗群組不同的共同作業模式。
  • 選擇加入組織中其他選取群組的 Viva Insights。
  • 選擇加入組織中所有其他使用者的 Viva Insights。
否 調整您的計劃並重新瀏覽試驗。 為了確保達成目標，建議您將目標系結至組織內現有的計劃。

支援檔

如果使用者有使用 Viva Insights 的問題，請將他們指向個人見解常見問題以取得解答。

項目關係人的資源