Guia de implantação de insights pessoais

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Como administrador, você se beneficia de saber o que Microsoft Viva Insights fornece aos seus participantes e o que você pode fazer para habilitar e aprimorar sua experiência.

O que é Viva Insights?

Para aprender rapidamente sobre Viva Insights, marcar Microsoft Viva Insights.

Benefícios de uso

Viva Insights podem ajudar os participantes a fortalecer suas relações de trabalho, ter mais tempo para se concentrar em trabalhos importantes e melhorar seu equilíbrio entre vida profissional e trabalho. Viva Insights faz isso mostrando aos usuários insights sobre seus hábitos de trabalho. Eles derivam esses insights de dados do Microsoft 365 sobre emails, reuniões, chamadas e chats. .

Usando Viva Insights, você e sua equipe podem realizar grandes coisas.

  • Melhorar os padrões de trabalho por meio de insights de produtividade pessoal – Viva Insights usa dados diários do Microsoft 365 para fornecer informações sobre como você gasta seu tempo e dicas que ajudam você a trabalhar de forma mais inteligente.
  • Melhorar seus relacionamentos – aumente o tempo de colaboração, melhore as reuniões de equipe e aumente sua rede.
  • Obter mais tempo de foco – encontre mais tempo para eliminar distrações, parar várias tarefas e se concentrar em suas prioridades principais.
  • Melhorar o equilíbrio entre vida profissional e trabalho – aprimore seus padrões de trabalho e reduza o tempo gasto trabalhando para um melhor equilíbrio entre vida profissional e bem-estar geral.

Valor comercial do Viva Insights

Mais pessoas do que nunca sentem que não têm controle sobre seu tempo no trabalho. Muitas equipes passam 80-90% da semana participando de reuniões, enviando e-mails e conversando ao telefone. Porém, 50% do tempo de reunião é improdutivo e quase metade dos funcionários informa que seu trabalho interfere na vida familiar.

Viva Insights é uma extensão da experiência do cliente do Microsoft 365 que ajuda você a encontrar oportunidades para criar hábitos melhores e voltar ao controle do seu tempo.

Você e seus usuários estão no comando

Privacidade de dados

Nenhuma das informações pessoais de um usuário é compartilhada com seus colegas de trabalho ou gerentes. Viva Insights adere a regulamentos de conformidade, como o GDPR. Consulte também o guia Privacidade para administradores.

Concessão de acesso

Logo depois de atribuir licenças com um plano de serviço Microsoft Viva Insights aos usuários, eles terão acesso a elementos de insights pessoais, como Viva Insights no Teams e na Web, digerir emails, sugestões embutidas no Outlook, o suplemento Viva Insights Outlook e um Viva Insights mensagem de boas-vindas.

O acesso a esses elementos depende do plano em vigor em sua organização. Para obter detalhes, consulte Acesso a elementos Viva Insights.

Insights pessoais com Microsoft Viva Insights é uma solução fácil de implantar e fora da caixa que ajuda você e seus colegas de trabalho a melhorar seus hábitos de produtividade pessoal. Ele está amplamente disponível – para usuários do Microsoft 365 com esses planos de serviço. Depois que as licenças são atribuídas, o Viva Insights é ativado por padrão, embora você possa personalizar sua implantação seguindo as etapas neste guia.

Distribuir Viva Insights

Você pode implantar Viva Insights em sua organização de uma só vez ou em fases. Em ambos os casos, antes de distribuir o produto amplamente, recomendamos obter uma entrada adicional, uma etapa opcional descrita na seção etapas preparatórias a seguir.

lista de verificação de distribuição Viva Insights

  1. (Opcional) Conclua as etapas preparatórias.
  2. Escolha um cenário de distribuição.
  3. Conclua as etapas no cenário de distribuição escolhido.

Etapas preparatórias

É fácil ativar Viva Insights para todos os usuários da sua organização, pois ela vem com sua assinatura do Microsoft 365. Aqui está uma lista de etapas recomendadas, mas opcionais, que sua organização pode considerar antes de ativar Viva Insights:

  • Criar um plano de comunicação – identifique como sua organização se comunicará efetivamente com os usuários durante e após a distribuição de Viva Insights. Facilite a localização de informações sobre Viva Insights pelos usuários. Por exemplo, use Viva Engage grupos ou sites do SharePoint para ajudar os usuários a aprender sobre os benefícios de usar Viva Insights em sua organização.
  • Considere seus stakeholders – pode ser importante em sua organização identificar e se comunicar com os stakeholders antes da distribuição de Viva Insights. Consulte Incluir stakeholders.
  • Considere executar um piloto primeiro – antes de escalar Viva Insights para toda a sua organização, talvez você queira considerar executar uma distribuição piloto com um subconjunto de usuários. Especialmente para grandes organizações, é uma etapa natural testar uma ampla distribuição em pequena escala primeiro, conduzindo um piloto para validar a preparação do usuário, identificar e mitigar problemas e ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida em toda a organização.
  • Segurança e Privacidade – Viva Insights é seguro e criado para proteger a privacidade do usuário. O guia Privacidade descreve como Viva Insights está em conformidade com as regulamentações de privacidade. Recomendamos que você compartilhe este guia de privacidade com equipes de segurança e privacidade para dar a eles uma melhor compreensão dos recursos de privacidade do Viva Insights.
  • Associar-se à iniciativa existente – à medida que você apresenta Viva Insights, amarre-a a uma iniciativa ou plano de treinamento existente em sua organização, como uma iniciativa de bem-estar dos funcionários. Evite apresentá-la como uma ferramenta de tecnologia, mas sim como uma ferramenta de alteração de hábito integrada aos valores da organização.

Incluir stakeholders

Identificar e notificar seus principais stakeholders antes que o email de boas-vindas seja enviado aos usuários pode ser uma etapa preliminar importante em seu processo de distribuição. Esses stakeholders devem entender o valor, as linhas do tempo e as experiências esperadas que vêm com a distribuição do email de boas-vindas. Quando gerenciados proativamente, esses stakeholders podem se tornar defensores valiosos para mover o processo de distribuição adiante.

Aqui estão algumas funções que você pode considerar como parte do projeto de distribuição:

  • Patrocinador executivo Envie email de boas-vindas sobre Viva Insights, idealmente com aspas sobre sua experiência com o produto.
  • Líder de segurança – revisa o guia Privacidade para saber mais sobre segurança de dados no Viva Insights.
  • Administrador do Microsoft 365 – Habilita e desabilita Viva Insights acesso por requisitos de negócios; confira Cenários de distribuição.
  • Suporte ou suporte ao lead do help desk – Gerencia perguntas dos usuários. Algumas respostas úteis podem ser encontradas nas perguntas frequentes sobre insights pessoais.
  • Líder de treinamento – executa um workshop de treinamento sobre Viva Insights.

Escolher um cenário de distribuição

Esta seção apresenta quatro cenários para implantar Viva Insights. Um administrador do Microsoft 365 pode implementar qualquer um desses cenários usando o PowerShell ou usando o Centro de administração do Microsoft 365. Normalmente, os administradores usam o centro de administração para configurar amplamente Viva Insights para a maioria ou todos os usuários e usam o PowerShell para definir configurações específicas para usuários selecionados.

Cenários de distribuição

Selecione e conclua um dos seguintes cenários:

  • Padrão ativado. Para todos os usuários, todas as superfícies de Viva Insights são ativadas por padrão. Esse é o cenário padrão.
  • Padrão desativado. Viva Insights está desativado por padrão; os usuários podem ativar individualmente algumas ou todas as superfícies Viva Insights.
  • Implantação misturada. Alguns usuários são optados e alguns usuários são optados por sair de todas as superfícies Viva Insights.

Padrão em

Nesse cenário, todas as superfícies de Viva Insights são ativadas por padrão para todos os usuários. Eles receberão o email de boas-vindas e os emails de digestão subsequentes do Viva e terão acesso ao aplicativo Viva Insights na Web, ao suplemento Viva Insights Outlook e às sugestões embutidas no Outlook.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais.

Padrão desativado

Nesse cenário, Viva Insights está desativada por padrão, mas os usuários podem ativá-lo para si mesmos – todos os recursos de uma só vez ou recursos individuais. Os usuários não recebem emails de digestão do Viva, mas podem optar por cada superfície individualmente por meio de seu aplicativo Viva Insights no Teams ou na Web.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais

Implantação misturada

Nesse cenário, alguns usuários são optados e alguns usuários são optados por não Viva Insights superfícies. Aqueles que são opted-in recebem os emails de digestão, podem abrir Viva Insights no Teams e na Web e ver o suplemento Viva Insights no Outlook. Aqueles que começam como opted out veem a página padrão "off" mostrada aqui, onde podem usar Configurações para optar por qualquer uma das superfícies Viva Insights.

Saiba como implementar esse cenário de distribuição em Configurar padrões de insights pessoais.

Executar uma distribuição piloto

Para organizações grandes, recomendamos que você execute uma distribuição piloto em pequena escala antes de implantar Viva Insights em toda a organização. Este piloto pode ajudá-lo a validar a preparação e identificar e mitigar quaisquer problemas para ajudar a garantir uma distribuição bem-sucedida. Esta seção fornece dicas e descreve as etapas para executar um piloto.

Para obter os resultados mais realistas do piloto, ele deve envolver um grupo de usuários reais que estão entusiasmados em experimentar novas tecnologias e estão dispostos a compartilhar suas experiências com seus colegas.

Pré-requisitos piloto

Antes de iniciar o piloto, coloque-os no local:

  • Definir e medir metas. Você precisará de metas claramente definidas para medir o sucesso do piloto.
  • Duração. Identifique as datas de início e término do piloto. Dica: deixe-o funcionar por um mínimo de 45 dias.
  • Recrutar usuários piloto. Inclua uma combinação equilibrada de stakeholders e participantes no grupo piloto. Inclua um intervalo de funções diferentes, como gerentes com relatórios diretos e usuários de diferentes departamentos.
  • Acompanhe seu trabalho. Comece pequeno e deseje tempo para pausar, avaliar resultados e ajustar o piloto.

Linha do tempo piloto

Recomendamos que você siga estas etapas para conduzir o piloto:

  1. Enviar um email de boas-vindas – envie um email apresentando Viva Insights a todos os usuários piloto e convide-os para treinamento.
  2. Treine os participantes piloto em como usar Viva Insights.
  3. Atribuir o plano de serviço – antes de distribuir Viva Insights aos usuários pilotos, verifique se todos os usuários foram atribuídos a um plano de serviço Viva Insights no Centro de administração do Microsoft 365.
  4. Iniciar o piloto – Inicie o piloto. Anuncie aos participantes piloto que o piloto está começando e lembre-os de sua duração e suas tarefas, conforme descrito no plano de teste. Consulte Conduzir o piloto para obter mais detalhes.
  5. Consulte os stakeholders – Durante todo o piloto, encontre-se com os participantes do projeto para examinar os comentários do usuário à medida que ele chega e resolver quaisquer problemas técnicos que surjam para garantir que o piloto esteja funcionando sem problemas.
  6. Avaliar e planejar – use os resultados do piloto para planejar suas próximas etapas. Consulte Avaliar as lições piloto e fazer um plano.

Definir e medir metas

Para julgar o sucesso do piloto, você precisa saber se os participantes obtiveram valor do produto e recomendariam isso aos colegas. Considere usar uma pesquisa para avaliar o sentimento e a utilidade do produto.

Projetar um plano de teste

Para uma experiência piloto bem-sucedida, forneça aos participantes tarefas claramente definidas para serem concluídas, juntamente com uma maneira de compartilhar seus comentários. Exemplos do que os usuários podem fazer em Viva Insights incluem:

  • Opte por um ou todos os recursos Viva Insights.
  • Obtenha automaticamente a hora de foco todos os dias.
  • Use a guia Insights para acompanhar tarefas pendentes, preparar-se para reuniões ou acompanhar documentos não lidos.

Coletar feedback

Verifique se você tem um canal de comentários aberto para acompanhar o progresso e medir os resultados, como:

  • Crie uma pesquisa e use-a após a conclusão do piloto para capturar e avaliar os resultados.
  • Crie um canal do Teams ou Viva Engage comunidade para os participantes piloto ingressarem e compartilharem suas experiências. Como alternativa, use Viva Engage.

Recrutar usuários piloto

Os usuários piloto fazem parte da primeira fase da implantação da empresa. Comunique-se com eles que são os primeiros usuários de uma nova ferramenta para impulsionar a produtividade pessoal e os padrões de trabalho aprimorados no trabalho. Eles devem estar dispostos a fornecer comentários. Compartilhe com eles que seus comentários facilitarão as coisas para todas as outras em fases posteriores da distribuição, ajudando a melhorar o conhecimento de configuração, a documentação interna e as notificações aos participantes. Observe que é melhor se os usuários pilotos não forem líderes executivos.

Identificar usuários piloto pode exigir discussão entre a equipe de TI e os chefes de departamento de grupos de destino. Nesta discussão, tente identificar usuários que estão entusiasmados com o uso de novas ferramentas para melhorar seu trabalho.

Recomendado: Considere agrupar os usuários piloto em grupos que correspondem aos diferentes cenários de distribuição. Isso permite que o administrador do Microsoft 365 obtenha comentários sobre os diferentes cenários antes de implementá-los em uma escala maior.

Treinar participantes piloto

Sua organização pode escolher uma pessoa interna responsável pelo treinamento dos usuários piloto.

Conduzir o piloto

A seguir está um exemplo linha do tempo para um piloto de 45 dias.

  • Durante a semana antes do início do piloto:

    • Envie comunicação inicial aos usuários piloto sobre o que esperar e quando. Essa também é uma boa oportunidade para realizar treinamento ou compartilhar materiais de treinamento sobre como usar Viva Insights. Você também pode enviar uma pesquisa agora para comparar o sentimento do usuário antes e depois do piloto.
    • Atribua um plano de serviço Viva Insights aos usuários pilotos no Centro de administração do Microsoft 365. Escolha o cenário de distribuição e siga as etapas de distribuição do administrador para registrar usuários em Viva Insights.

  • Dia 1 – Enviar email de anúncio informando que o piloto está começando.

  • Dia 14 – Enviar uma comunicação de ponto médio para os usuários piloto e, opcionalmente, enviar uma pesquisa.

  • Dia 40 – Enviar a comunicação final aos usuários piloto. Realize uma pesquisa final sobre sua experiência.

  • Dias 41 a 45 – Avaliar os resultados do piloto e planejar as próximas etapas.

Avaliar as lições piloto e fazer um plano

Após a conclusão do piloto, reúna todas as pesquisas de comentários, tíquetes de suporte e outras métricas. Analise-os com suas metas em mente planeje a distribuição de Viva Insights real. Use sua análise do piloto para decidir se sua organização está pronta para uma ampla implantação de Viva Insights. Se não for, considere estender o piloto para mais usuários. Consulte Opções pós-piloto.

Opções pós-piloto

As metas piloto foram alcançadas? Considere estas próximas etapas
Sim (por exemplo, a satisfação do usuário foi alta) Você está pronto para iniciar a fase de distribuição. Dependendo de suas metas, você pode fazer um dos seguintes procedimentos:
  • Estenda o piloto a participantes adicionais, talvez em funções diferentes ou com padrões de colaboração diferentes do grupo piloto inicial.
  • Opt-in Viva Insights para outros grupos selecionados em sua organização.
  • Opt-in Viva Insights para todos os outros usuários da sua organização.
Não Ajuste seu plano e revisite o piloto. Para garantir que as metas sejam alcançadas, recomendamos que você amarre as metas às iniciativas existentes em sua organização.

Documentação de suporte

Se os usuários tiverem perguntas sobre como usar Viva Insights, aponte-os para as perguntas frequentes sobre insights pessoais para obter respostas.

Recursos para stakeholders