Руководство по развертыванию личной аналитики

  • Статья

Администратору полезно знать, что Microsoft Viva Insights предоставляет участникам и что вы можете сделать, чтобы обеспечить и улучшить их работу.

Что такое Viva Insights?

Чтобы быстро узнать о Viva Insights, проверка Microsoft Viva Insights.

Преимущества использования

Viva Insights может помочь участникам укрепить свои рабочие отношения, больше времени, чтобы сосредоточиться на важной работе и улучшить баланс между работой и личной жизнью. Viva Insights делает это, показывая пользователям аналитические сведения об их рабочих привычках. Оно получает эти сведения из данных Microsoft 365 об электронных письмах, собраниях, вызовах и чатах. .

Используя Viva Insights, вы и ваша команда сможете добиться больших достижений.

  • Улучшайте шаблоны работы с помощью личных аналитических сведений о производительности. Viva Insights использует повседневные данные из Microsoft 365, чтобы дать вам представление о том, как вы тратите свое время, и советы, которые помогут вам работать эффективнее.
  • Улучшение отношений . Увеличьте время совместной работы, улучшите собрания группы и расширьте сеть.
  • Найдите больше времени , чтобы устранить отвлекающие факторы, остановить многозаготовку и сосредоточиться на основных приоритетах.
  • Улучшение баланса между работой и личной жизнью — улучшение моделей работы и сокращение времени, которое вы тратите на работу для улучшения баланса между работой и личной жизнью и общего благополучия.

Бизнес-ценность Viva Insights

Больше людей, чем когда-либо, чувствуют, что они не имеют контроля над своим временем на работе. Многие команды проводят 80-90% своей недели, сидя на собраниях, отправляя электронные письма и разговаривая по телефону. Но 50% времени встречи считается непродуктивным, и почти половина сотрудников сообщают, что их работа мешает их семейной жизни.

Viva Insights — это расширение клиентского интерфейса Microsoft 365, которое помогает найти возможности для создания более качественных привычек и возврата к управлению своим временем.

Вы и ваши пользователи отвечаете

Конфиденциальность данных

Ни одна личная информация пользователя не предоставляется сотрудникам или руководителям. Viva Insights придерживается нормативных требований, таких как GDPR. Также см. руководство по конфиденциальности для администраторов.

Предоставление доступа

Вскоре после назначения лицензий с помощью плана обслуживания Microsoft Viva Insights пользователям они получат доступ к элементам личной аналитики, таким как Viva Insights в Teams и в Интернете, дайджест электронной почты, встроенные предложения в Outlook, надстройка Viva Insights Outlook и Viva Insights приветственное сообщение.

Доступ к этим элементам зависит от плана организации. Дополнительные сведения см. в разделе Доступ к элементам Viva Insights.

Личные аналитические сведения с помощью Microsoft Viva Insights — это простое в развертывании и простое решение, которое помогает вам и вашим коллегам улучшить личные привычки к производительности. Он широко доступен для пользователей Microsoft 365 с этими планами обслуживания. После назначения лицензий Viva Insights по умолчанию включается, хотя вы можете настроить развертывание, выполнив действия, описанные в этом руководстве.

Развертывание Viva Insights

Вы можете развертывать Viva Insights в организации одновременно или поэтапно. В любом случае, прежде чем развертывать продукт в широком смысле, рекомендуется получить дополнительную покупку, что является необязательным шагом, описанным в следующем разделе подготовительных действий .

контрольный список развертывания Viva Insights

  1. (Необязательно) Выполните подготовительные действия.
  2. Выберите сценарий развертывания.
  3. Выполните действия в выбранном сценарии развертывания.

Подготовительные шаги

Включить Viva Insights для всех пользователей в организации легко, так как он поставляется с вашей подпиской На Microsoft 365. Ниже приведен список рекомендуемых, но необязательных действий, которые может рассмотреть ваша организация перед включением Viva Insights:

  • Создание плана коммуникации. Определите, как ваша организация будет эффективно взаимодействовать с пользователями во время и после развертывания Viva Insights. Упростите пользователям поиск сведений о Viva Insights. Например, используйте группы Viva Engage или сайты SharePoint, чтобы помочь пользователям узнать о преимуществах использования Viva Insights в организации.
  • Учитывайте заинтересованных лиц. В вашей организации может быть важно выявлять заинтересованных лиц и общаться с ними перед развертыванием Viva Insights. См . раздел Включение заинтересованных лиц.
  • Сначала рекомендуется запустить пилотный проект. Перед масштабированием Viva Insights для всей организации может потребоваться запустить пилотное развертывание с подмножеством пользователей. Особенно для крупных организаций, это естественный шаг, чтобы протестировать широкое развертывание в небольших масштабах сначала путем проведения пилотного проекта для проверки готовности пользователей, выявления и устранения проблем, а также для обеспечения успешной реализации в масштабах всей организации.
  • Безопасность и конфиденциальность — Viva Insights является безопасным и предназначен для защиты конфиденциальности пользователей. В руководстве по конфиденциальности описывается, как Viva Insights соответствует требованиям к конфиденциальности. Мы рекомендуем вам поделиться этим руководством по вопросам конфиденциальности с группами безопасности и конфиденциальности, чтобы они лучше понимали функции конфиденциальности Viva Insights.
  • Привязка к существующей инициативе. При вводе Viva Insights свяжите ее с существующей инициативой или планом обучения в организации, например с инициативой по обеспечению благополучия сотрудников. Старайтесь не внедрять его как технологический инструмент, а как средство изменения привычек, интегрированное с ценностями организации.

Включение заинтересованных лиц

Определение и уведомление ключевых заинтересованных лиц перед отправкой пользователям приветственного сообщения электронной почты может быть важным предварительным шагом в процессе развертывания. Эти заинтересованные лица должны понимать ценность, сроки и ожидаемые возможности, которые поставляются с развертыванием приветственного сообщения электронной почты. При упреждающем управлении эти заинтересованные лица могут стать ценными сторонниками продвижения процесса развертывания вперед.

Ниже приведены некоторые роли, которые можно рассмотреть в рамках проекта развертывания.

  • Исполнительный спонсор Отправьте приветственное письмо о Viva Insights, в идеале с цитатами об их опыте работы с продуктом.
  • Руководитель по безопасности— ознакомьтесь с руководством по конфиденциальности, чтобы узнать о безопасности данных в Viva Insights.
  • Администратор Microsoft 365. Включает и отключает доступ Viva Insights для каждого бизнеса; см. статью Сценарии развертывания.
  • Руководитель службы поддержки или службы поддержки — управляет вопросами от пользователей. Некоторые полезные ответы можно найти в разделе Часто задаваемые вопросы о личной аналитике.
  • Руководитель по обучению — проводит обучающий семинар по Viva Insights.

Выбор сценария развертывания

В этом разделе представлены четыре сценария развертывания Viva Insights. Администратор Microsoft 365 может реализовать любой из этих сценариев с помощью PowerShell или с помощью Центр администрирования Microsoft 365. Как правило, администраторы используют Центр администрирования для широкой настройки Viva Insights для большинства или всех пользователей, а powerShell — для настройки определенных конфигураций для некоторых пользователей.

Сценарии развертывания

Выберите и выполните один из следующих сценариев:

Значение по умолчанию

В этом сценарии все поверхности Viva Insights включены по умолчанию для всех пользователей. Они получат приветственное письмо и последующие сообщения о дайджесте Viva, а также получат доступ к приложению Viva Insights в Интернете, надстройке Outlook Viva Insights и встроенным предложениям в Outlook.

Узнайте, как реализовать этот сценарий развертывания в статье Настройка личных аналитических сведений по умолчанию.

Значение по умолчанию отключено

В этом сценарии Viva Insights по умолчанию отключен, но пользователи могут включить его для себя — все функции одновременно или отдельные. Пользователи не получают сообщения о дайджесте Viva, но они могут по отдельности согласиться на каждую область с помощью приложения Viva Insights в Teams или в Интернете.

Узнайте, как реализовать этот сценарий развертывания, см . в статье Настройка личных аналитических данных по умолчанию

Смешанное развертывание

В этом сценарии некоторые пользователи получают согласие на, а некоторые — от всех Viva Insights поверхностей. Пользователи, которые согласились получать сообщения о дайджесте, могут открыть Viva Insights в Teams и Интернете, а также просмотреть надстройку Viva Insights в Outlook. Пользователи, начинающие с отказа, видят здесь страницу "Off" по умолчанию, где они могут использовать параметры, чтобы согласиться на любую из Viva Insights поверхностей.

Узнайте, как реализовать этот сценарий развертывания в статье Настройка личных аналитических сведений по умолчанию.

Запуск пилотного развертывания

Для крупных организаций рекомендуется запустить небольшое пилотное развертывание перед развертыванием Viva Insights во всей организации. Этот пилотный проект поможет вам проверить готовность, выявить и устранить любые проблемы, чтобы обеспечить успешное развертывание. В этом разделе приведены советы и описаны действия по запуску пилотного проекта.

Чтобы получить наиболее реалистичные результаты от пилотного проекта, он должен включать группу реальных пользователей, которые с энтузиазмом пробуют новые технологии и готовы поделиться своим опытом со своими коллегами.

Предварительные требования для пилотного проекта

Прежде чем приступить к пилотной версии, выполните следующие действия:

  • Установка и измерение целей. Для оценки успеха пилотного проекта вам потребуются четко определенные цели.
  • Длительность. Определите даты начала и окончания пилотного проекта. Совет. Пусть он работает не менее 45 дней.
  • Набирайте пилотных пользователей. Включите сбалансированное сочетание заинтересованных лиц и участников в пилотной группе. Включите ряд различных ролей, таких как руководители с прямыми отчетами и пользователи из разных отделов.
  • Темп работы. Начните с малого и уделите время паузе, оценке результатов и настройке пилотного проекта.

Пилотная временная шкала

Для проведения пилотного проекта рекомендуется выполнить следующие действия.

  1. Отправить приветственное сообщение электронной почты. Отправьте сообщение электронной почты с Viva Insights всем пользователям пилотного проекта и пригласите их на обучение.
  2. Обучить участников пилотного проекта использованию Viva Insights.
  3. Назначение плана обслуживания. Перед развертыванием Viva Insights пользователям пилотного проекта убедитесь, что все пользователи были назначены Viva Insights плану обслуживания в Центр администрирования Microsoft 365.
  4. Запуск пилота — начните пилота. Сообщите участникам пилота о начале пилотного проекта и напомните им о его продолжительности и задачах, как описано в плане тестирования. Дополнительные сведения см. в статье Проведение пилотного проекта .
  5. Проконсультируйтесь с заинтересованными лицами . На протяжении всего пилотного проекта проконсультируйтесь с заинтересованными лицами , чтобы проверить отзывы пользователей по мере поступления и устранить все возникающие технические проблемы, чтобы обеспечить бесперебойную работу пилотного проекта.
  6. Оценка и планирование . Используйте результаты пилотного проекта для планирования дальнейших действий. См . статью Оценка пилотных уроков и создание плана.

Установка и измерение целей

Чтобы судить об успешности пилотного проекта, необходимо знать, получили ли участники ценность от продукта, и порекомендуете его своим коллегам. Рассмотрите возможность использования опроса для оценки тональности и полезности продукта.

Разработка плана тестирования

Для успешного пилотного проекта предоставьте участникам четко определенные задачи, а также способ поделиться своими отзывами. Ниже приведены примеры того, что пользователи могут делать в Viva Insights:

  • Согласитесь на одну или все Viva Insights функции.
  • Автоматически получать время фокусировки каждый день.
  • Используйте вкладку Аналитика для выполнения невыполненных задач, подготовки к собраниям или выполнения непрочитанных документов.

Сбор отзывов

Убедитесь, что у вас есть открытый канал обратной связи для отслеживания хода выполнения и оценки результатов, например:

  • Разработайте опрос и используйте его после завершения пилотного проекта для сбора и оценки результатов.
  • Создайте канал Teams или Viva Engage сообщество для участников пилотного проекта, чтобы присоединиться к своему опыту и поделиться ими. Кроме того, используйте Viva Engage.

Набор пользователей пилотного проекта

Пилотные пользователи являются частью первого этапа развертывания компании. Общайтесь с ними, которые являются первыми пользователями нового средства для повышения личной производительности и улучшения рабочих шаблонов на работе. Они должны быть готовы предоставить обратную связь. Поделитесь с ними, что их отзывы упрощают работу всех остальных на последующих этапах развертывания, помогая улучшить знания о конфигурации, внутреннюю документацию и уведомления для участников. Обратите внимание, что лучше всего, если пилотные пользователи не являются руководителями.

Для идентификации пилотных пользователей может потребоваться обсуждение между ИТ-командой и руководителями отделов целевых групп. В этом обсуждении попытайтесь определить пользователей, которые с энтузиазмом относятся к использованию новых средств для улучшения своей работы.

Рекомендуется: Рассмотрите возможность группировки пилотных пользователей в группы, соответствующие различным сценариям развертывания. Это позволяет администратору Microsoft 365 получать отзывы о различных сценариях перед их реализацией в более крупном масштабе.

Обучение участников пилотного проекта

Ваша организация может выбрать внутреннего сотрудника, ответственного за обучение пилотных пользователей.

Проведение пилотного проекта

Ниже приведен пример временная шкала для 45-дневного пилотного проекта.

  • За неделю до начала пилотного проекта:

    • Отправка начального сообщения пользователям пилотных проектов о том, чего ожидать и когда. Это также хорошая возможность провести обучение или поделиться учебными материалами о том, как использовать Viva Insights. Вы также можете отправить опрос, чтобы сравнить тональность пользователей до и после пилотного проекта.
    • Назначьте план обслуживания Viva Insights для пилотных пользователей в Центр администрирования Microsoft 365. Выберите сценарий развертывания и следуйте инструкциям администратора, чтобы зарегистрировать пользователей в Viva Insights.

  • День 1 . Отправка сообщения о начале пилотного проекта.

  • День 14 . Отправка сообщения в середине пилотного проекта и при необходимости отправка опроса.

  • День 40 . Отправка окончательного сообщения пользователям пилотного проекта. Проведите итоговое обследование на основе их опыта.

  • Дни 41–45 — оценка результатов пилотного проекта и планирование дальнейших действий.

Оценка пилотных уроков и создание плана

После завершения пилотного проекта соберите все опросы отзывов, запросы в службу поддержки и другие метрики. Проанализируйте их с учетом ваших целей, планируйте фактическое развертывание Viva Insights. Используйте анализ пилотного проекта, чтобы решить, готова ли ваша организация к широкому развертыванию Viva Insights. Если это не так, рассмотрите возможность расширения пилотного проекта на большее количество пользователей. См . раздел Параметры после пилотного проекта.

Параметры после пилотного проекта

Были ли достигнуты цели пилотного проекта? Рассмотрим следующие действия.
Да (например, удовлетворенность пользователей была высокой) Вы готовы к началу этапа развертывания. В зависимости от целей можно выполнить одно из следующих действий.
  • Расширьте пилотный проект для дополнительных участников, возможно, в разных ролях или с другими шаблонами совместной работы, чем в первоначальной пилотной группе.
  • Согласие на Viva Insights для других избранных групп в вашей организации.
  • Согласие на Viva Insights для всех других пользователей в вашей организации.
Нет Измените план и вернитесь к пилотной версии. Чтобы обеспечить достижение целей, рекомендуется связать цели с существующими инициативами в организации.

Вспомогательная документация

Если у пользователей есть вопросы об использовании Viva Insights, укажите ответы на вопросы и ответы по личным аналитическим вопросам.

Ресурсы для заинтересованных лиц