Notifiche degli utenti nella gestione dei rischi per la privacy

Quando si configurano criteri in Gestione dei rischi per la privacy Microsoft Priva, è possibile scegliere di notificare agli utenti quando le loro azioni soddisfano le condizioni impostate nel criterio. L'invio di avvisi agli utenti di potenziali problemi al momento con le opzioni di correzione può essere un potente strumento per creare procedure di gestione dei dati audio nell'intera organizzazione.

Esistono due tipi di notifiche:

1. I messaggi di posta elettronica, disponibili per tutti e tre i tipi di criteri, e

2. Suggerimenti visualizzati in Teams, disponibili solo per il tipo di criterio di trasferimento dati.

Quando si crea o si modifica un criterio, è possibile decidere se attivare queste notifiche, con quale frequenza inviarle e personalizzare il contenuto.

L'invio di notifiche agli utenti può essere un componente importante per aiutare l'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi in materia di privacy. Le notifiche sono progettate per:

• Comunicare immediatamente agli utenti quando le loro azioni potrebbero esporre i dati personali a rischi per la privacy.
• Fornire metodi di correzione direttamente all'interno dei messaggi di posta elettronica, in modo che gli utenti possano intervenire rapidamente per proteggere i dati a rischio.
• Indirizzare gli utenti alle linee guida e alle procedure consigliate per la privacy dell'organizzazione.

Contenuto dei messaggi di posta elettronica

Quando gli utenti ricevono notifiche tramite posta elettronica sulle corrispondenze ai criteri, possono seguire le istruzioni nei messaggi di posta elettronica per intraprendere immediatamente azioni correttive. Ad esempio, se un criterio di sovraesposizione dei dati trova una corrispondenza per i dati personali che potrebbe essere troppo accessibile, il messaggio di notifica include un collegamento all'elemento di contenuto in modo che l'utente possa rivederlo e pulsanti per contrassegnare l'elemento come privato o mantenere il livello di accesso corrente. Le azioni suggerite saranno rilevanti per ogni tipo di criterio.

I messaggi di posta elettronica includono anche un collegamento che consente all'utente di accedere alla formazione sulla privacy preferita dell'organizzazione. Per le notifiche tramite posta elettronica è necessario un collegamento per la formazione. L'accesso alle linee guida sulla privacy dell'organizzazione consente di mantenere gli utenti informati sulle procedure consigliate e sui criteri. Può anche fornire contesto per le azioni correttive suggerite nel messaggio di posta elettronica e aiutare gli utenti a prepararsi per decisioni di gestione dei dati corrette in futuro.

Abilitare o disabilitare i messaggi di posta elettronica

Le notifiche degli utenti sono abilitate per impostazione predefinita e sono gestite in Impostazioni Priva. Quando i messaggi di posta elettronica sono abilitati, è possibile scegliere di inviare o meno messaggi di notifica durante il processo di creazione o modifica di un criterio. La disabilitazione dei messaggi di posta elettronica di notifica utente in Impostazioni interromperà tutti i messaggi di posta elettronica anche se sono già state configurate notifiche per un criterio.

Durante il processo di creazione dei criteri, nella pagina Risultati è possibile scegliere di inviare messaggi di posta elettronica di notifica quando vengono rilevate corrispondenze. È possibile determinare la frequenza di invio dei messaggi di posta elettronica: giornaliera, settimanale o mensile. Visita Definire i risultati: notifiche utente e suggerimenti per le istruzioni complete.

Visualizzare in anteprima e personalizzare la posta elettronica

È possibile visualizzare in anteprima il contenuto del messaggio di notifica prima di inviarlo agli utenti. È anche possibile personalizzare vari aspetti dei messaggi di posta elettronica, ad esempio la riga dell'oggetto, il contenuto del corpo e il nome visualizzato della formazione.

Per impostazione predefinita, il messaggio di posta elettronica viene inviato da un indirizzo Microsoft all'utente per conto dell'organizzazione e include il logo Microsoft. È possibile modificare queste impostazioni predefinite per rimuovere il logo Microsoft e usare uno degli indirizzi di posta elettronica dell'organizzazione come mittente. Personalizzare l'e-mail in questo modo può aiutare a garantire agli utenti che i messaggi non sono spam o tentativi di phishing e possono aumentare le probabilità che i messaggi di posta elettronica saranno agirà su.

Modifica del mittente di posta elettronica

Quando si personalizza l'indirizzo di posta elettronica del mittente in modo che i messaggi appaiano provenienti dall'organizzazione, tutti i messaggi di notifica per tutti i criteri verranno inviati dall'indirizzo di posta elettronica designato. Il logo Microsoft viene rimosso anche dai messaggi di posta elettronica quando si personalizza l'indirizzo del mittente.

Modificare l'indirizzo del mittente per i messaggi di notifica scegliendo Impostazioni Priva e seguendo questa procedura:

1. Nella pagina Impostazioni selezionare Messaggi di notifica utente nel riquadro di spostamento sinistro.

2. Selezionare la casella di controllo accanto a Personalizza alias mittente.

3. Selezionare Seleziona gruppo di mittenti.

4. Nel riquadro a comparsa Seleziona gruppo di mittenti cercare o selezionare nell'elenco l'indirizzo di posta elettronica da visualizzare come mittente per il messaggio. Al termine, seleziona Aggiungi.

5. Il nome e l'indirizzo del mittente di posta elettronica sono elencati nella pagina Messaggi di posta elettronica di notifica utente . Selezionare Salva per salvare le modifiche.

Visualizzare in anteprima la posta elettronica e personalizzare il contenuto

È possibile visualizzare in anteprima il contenuto del messaggio di posta elettronica e apportare modifiche durante il processo di creazione o modifica dei criteri. Per visualizzare in anteprima e modificare il contenuto della notifica tramite posta elettronica, seguire questa procedura:

1. Creare o modificare i criteri iniziando i passaggi descritti nel processo di creazione guidata dei criteri.

2. Nella pagina Risultati selezionare la casella accanto a Invia un messaggio di notifica agli utenti quando si verifica una corrispondenza dei criteri.

3. Seleziona Anteprima e modifica messaggio e-mail di notifica.

4. Nel riquadro a comparsa Personalizza messaggio di notifica esaminare e modificare i campi di testo per la riga dell'oggetto, l'intestazione del corpo, il contenuto del corpo, il nome visualizzato di formazione per la privacy e l'URL di formazione del messaggio.

5. Visualizzare in anteprima il messaggio di posta elettronica nella metà inferiore del riquadro a comparsa. L'anteprima riflette le modifiche apportate ai campi di testo.

6. Quando sei soddisfatto del contenuto del messaggio e-mail, seleziona Salva. Per eliminare le modifiche al messaggio di posta elettronica predefinito, selezionare la X nell'angolo in alto a destra del riquadro a comparsa per chiuderlo e ripristinare il contenuto predefinito.

7. Torna alla pagina Risultati , seleziona Avanti. Continua con la procedura guidata e quando arrivi alla pagina di fine finale, rivedi le impostazioni e seleziona Invia.

Le impostazioni di notifica saranno ora applicate per questo criterio. Se il criterio è in fase di test, le notifiche non verranno inviate. Se i criteri sono attivati, verranno inviate le notifiche. Visualizzare altri dettagli sulla creazione e la gestione dei criteri.

Inviare notifiche in Teams

Per i criteri di trasferimento dei dati, è possibile scegliere se consentire agli utenti di ricevere suggerimenti e suggerimenti per i criteri nei canali di Teams sicuri quando viene rilevata una corrispondenza dei criteri. Questi suggerimenti consentono agli utenti di informare gli utenti sull'uso responsabile dei dati personali. I suggerimenti includono anche collegamenti a risorse di formazione correlate. Per altre informazioni sulla configurazione di queste notifiche, visita Definire i risultati: notifiche utente e suggerimenti.

Legali

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