Notificações de usuário no gerenciamento de risco de privacidade

Ao configurar uma política no Gerenciamento de risco de privacidade Microsoft Priva, você pode optar por notificar os usuários quando suas ações atenderem às condições definidas na política. Enviar avisos aos usuários de possíveis problemas no momento com opções de correção pode ser ferramentas poderosas para criar práticas de tratamento de dados sólidos em toda a sua organização.

Há dois tipos de notificações:

1. Emails, que estão disponíveis para todos os três tipos de política e

2. Dicas que aparecem no Teams, que estão disponíveis apenas para o tipo de política de transferência de dados.

Ao criar ou editar uma política, você pode decidir se deve ativar essas notificações, com que frequência enviá-las e você pode personalizar o conteúdo delas.

O envio de notificações aos usuários pode ser um componente importante para ajudar sua organização a cumprir suas metas de privacidade. As notificações foram projetadas para:

• Conscientizar imediatamente os usuários quando suas ações podem expor dados pessoais a riscos de privacidade.
• Forneça métodos de correção diretamente nos emails, para que os usuários possam tomar medidas rápidas para proteger os dados em risco.
• Direcione os usuários para as diretrizes de privacidade e as melhores práticas da sua organização.

O que há nos emails

Quando os usuários recebem notificações por email sobre correspondências de política, eles podem seguir solicitações nos emails para tomar imediatamente uma ação corretiva. Por exemplo, se uma política de superexposição de dados encontrar uma correspondência para dados pessoais que possam ser muito acessíveis, o email de notificação inclui um link para o item de conteúdo para que o usuário possa revisá-lo e botões para que o usuário marque o item como privado ou mantenha seu nível atual de acesso. As ações sugeridas serão relevantes para cada tipo diferente de política.

Os emails também têm um link que leva o usuário ao treinamento de privacidade preferido da sua organização. Um link de treinamento é necessário para notificações por email. Fornecer acesso às diretrizes de privacidade da sua organização permite que você mantenha seus usuários informados sobre suas próprias práticas e políticas recomendadas. Ele também pode dar contexto para as ações de correção sugeridas no email e ajudar seus usuários a se prepararem para boas decisões de gerenciamento de dados no futuro.

Habilitar ou desabilitar emails

As notificações de usuário são habilitadas por padrão e são gerenciadas em Configurações de Priva. Quando os emails estiverem habilitados, você pode optar por enviar ou não enviar emails de notificação durante o processo de criação ou edição de uma política. Desabilitar emails de notificação do usuário em Configurações interromperá todos os emails, mesmo que as notificações já tenham sido configuradas para uma política.

Durante o processo de criação da política, a página Resultados é onde você escolhe enviar emails de notificação quando as correspondências são detectadas. Você determina com que frequência enviar emails: diariamente, semanais ou mensais. Visite Definir resultados: notificações e dicas do usuário para obter as instruções completas.

Visualizar e personalizar email

Você pode visualizar o conteúdo do email de notificação antes de enviá-lo aos usuários. Você também pode personalizar vários aspectos dos emails, como a linha de assunto, o conteúdo do corpo e o nome da exibição de treinamento.

Por padrão, o email é enviado de um endereço da Microsoft para o usuário em nome da organização e inclui o logotipo da Microsoft. Você pode alterar essas configurações padrão para remover o logotipo da Microsoft e usar um dos endereços de email da sua organização como remetente. Personalizar o email dessa forma pode ajudar a garantir aos usuários que os emails não são tentativas de spam ou phishing e podem aumentar as chances de que os emails sejam tratados.

Alterando o remetente de email

Quando você personalizar o endereço de email do remetente para que os emails apareçam provenientes de sua organização, todos os emails de notificação para todas as políticas serão enviados do endereço de email que você designar. O logotipo da Microsoft também é removido dos emails quando você personaliza o endereço do remetente.

Altere o endereço do remetente para emails de notificação acessando Configurações de Priva e seguindo estas etapas:

1. Na página Configurações , selecione Emails de notificação do usuário na navegação à esquerda.

2. Selecione a caixa de seleção ao lado de Personalizar alias do remetente.

3. Selecione Selecionar grupo de remetente.

4. No painel Selecionar grupo de remetente , pesquise ou selecione na lista o endereço de email que você deseja aparecer como o remetente do email. Quando terminar, selecione Adicionar.

5. O nome e o endereço do remetente de email estão listados na página Emails de notificação do usuário . Selecione Salvar para salvar suas alterações.

Visualizar email e personalizar conteúdo

Você pode visualizar o conteúdo do email e fazer alterações durante o processo de criação ou edição da política. Para visualizar e editar seu conteúdo de email de notificação, siga as etapas abaixo:

1. Crie ou edite sua política iniciando as etapas descritas no processo de criação de políticas guiadas.

2. Na página Resultados , selecione a caixa ao lado de Enviar um email de notificação aos usuários quando ocorrer uma correspondência de política.

3. Selecione Visualizar e editar email de notificação.

4. No painel Personalizar o flyout de email de notificação, examine e edite os campos de texto para a linha de assunto do email, cabeçalho do corpo, conteúdo do corpo, nome da exibição de treinamento de privacidade e URL de treinamento.

5. Visualizar o email na metade inferior do painel de sobrevoo. A visualização reflete as edições feitas nos campos de texto.

6. Quando você estiver satisfeito com o conteúdo do email, selecione Salvar. Para descartar quaisquer alterações no email padrão, selecione o X no canto superior direito do painel de sobrevoo para fechá-lo e reverter de volta ao conteúdo padrão.

7. De volta à página Resultados , selecione Avançar. Continue por meio do assistente e, quando chegar à página Final , examine suas configurações e selecione Enviar.

Suas configurações de notificação agora estarão em vigor para essa política. Se sua política estiver testando, as notificações não serão enviadas. Se sua política estiver ativada, as notificações serão enviadas. Exiba mais detalhes sobre como criar e gerenciar políticas.

Enviar notificações no Teams

Para políticas de transferência de dados, você pode optar por que os usuários recebam dicas e recomendações de políticas em canais seguros do Teams quando uma correspondência de política é detectada. Essas dicas orientam os usuários sobre o uso responsável de dados pessoais. As dicas também incluirão links para treinamento relacionado. Para saber mais sobre como configurar essas notificações, visite Definir resultados: notificações e dicas do usuário.

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