Benutzerbenachrichtigungen im Datenschutz-Risikomanagement

Wenn Sie eine Richtlinie in Microsoft Priva Privacy Risk Management einrichten, können Sie Benutzer benachrichtigen, wenn ihre Aktionen die Bedingungen erfüllen, die Sie in der Richtlinie festgelegt haben. Das Senden von Benachrichtigungen zu potenziellen Problemen im Moment mit Korrekturoptionen an Benutzer kann leistungsstarke Tools sein, um fundierte Methoden zur Datenverarbeitung in Ihren organization zu erstellen.

Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen:

1. E-Mails, die für alle drei Richtlinientypen verfügbar sind, und

2. Tipps, die in Teams angezeigt werden, die nur für den Datenübertragungsrichtlinientyp verfügbar sind.

Wenn Sie eine Richtlinie erstellen oder bearbeiten, können Sie entscheiden, ob sie diese Benachrichtigungen aktivieren, wie häufig sie gesendet werden sollen, und Sie können deren Inhalt anpassen.

Das Senden von Benachrichtigungen an Benutzer kann eine wichtige Komponente sein, um Ihre organization die Datenschutzziele zu erreichen. Die Benachrichtigungen sind für Folgendes konzipiert:

• Bringen Sie die Benutzer sofort darauf aufmerksam, wann ihre Handlungen personenbezogene Daten risiken im Datenschutz aussetzen könnten.
• Stellen Sie Korrekturmethoden direkt in den E-Mails bereit, damit Benutzer schnell Maßnahmen ergreifen können, um gefährdete Daten zu schützen.
• Leiten Sie Benutzer zu den Datenschutzrichtlinien und bewährten Methoden Ihrer organization weiter.

Inhalt der E-Mails

Wenn Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen zu Richtlinienübereinstimmungen erhalten, können sie den Anweisungen in den E-Mails folgen, um sofort Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wenn beispielsweise eine Datenüberlastungsrichtlinie eine Übereinstimmung für personenbezogene Daten findet, auf die möglicherweise zu weit zugegriffen werden kann, enthält die Benachrichtigungs-E-Mail einen Link zum Inhaltselement, damit der Benutzer es überprüfen kann, sowie Schaltflächen, mit denen der Benutzer das Element als privat markiert oder seine aktuelle Zugriffsebene beibehalten kann. Die vorgeschlagenen Aktionen sind für jeden einzelnen Richtlinientyp relevant.

E-Mails enthalten auch einen Link, der den Benutzer zur bevorzugten Datenschutzschulung Ihrer organization. Für E-Mail-Benachrichtigungen ist ein Trainingslink erforderlich. Durch den Zugriff auf die Datenschutzrichtlinien Ihrer organization können Sie Ihre Benutzer über Ihre eigenen bewährten Methoden und Richtlinien auf dem Laufenden halten. Es kann auch Kontext für die vorgeschlagenen Korrekturaktionen in der E-Mail geben und Ihren Benutzern helfen, sich auf gute Entscheidungen für die Datenverwaltung in Zukunft vorzubereiten.

Aktivieren oder Deaktivieren von E-Mails

Benutzerbenachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert und werden in den Priva-Einstellungen verwaltet. Wenn E-Mails aktiviert sind, können Sie während des Erstellens oder Bearbeitens einer Richtlinie auswählen, ob Benachrichtigungs-E-Mails gesendet oder nicht gesendet werden sollen. Durch das Deaktivieren von Benutzerbenachrichtigungs-E-Mails in den Einstellungen werden alle E-Mails beendet, auch wenn Benachrichtigungen bereits für eine Richtlinie eingerichtet wurden.

Während des Richtlinienerstellungsprozesses können Sie auf der Seite Ergebnisse Benachrichtigungs-E-Mails senden, wenn Übereinstimmungen erkannt werden. Sie bestimmen, wie häufig E-Mails gesendet werden sollen: täglich, wöchentlich oder monatlich. Vollständige Anweisungen finden Sie unter Definieren von Ergebnissen: Benutzerbenachrichtigungen und Tipps .

Vorschau und Anpassen von E-Mails

Sie können eine Vorschau des Inhalts der Benachrichtigungs-E-Mail anzeigen, bevor Sie sie an Benutzer senden. Sie können auch verschiedene Aspekte der E-Mails anpassen, z. B. die Betreffzeile, den Textinhalt und den Anzeigenamen des Trainings.

Standardmäßig wird die E-Mail von einer Microsoft-Adresse im Namen des organization an den Benutzer gesendet und enthält das Microsoft-Logo. Sie können diese Standardeinstellungen ändern, um das Microsoft-Logo zu entfernen und eine der E-Mail-Adressen Ihrer organization als Absender zu verwenden. Die Personalisierung der E-Mail auf diese Weise kann dazu beitragen, den Benutzern zu versichern, dass es sich bei den E-Mails nicht um Spam- oder Phishingversuche handelt, und kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die E-Mails bearbeitet werden.

Ändern des E-Mail-Absenders

Wenn Sie die Absender-E-Mail-Adresse so anpassen, dass E-Mails von Ihrem organization stammen, werden alle Benachrichtigungs-E-Mails für alle Richtlinien von der von Ihnen angegebenen E-Mail-Adresse gesendet. Das Microsoft-Logo wird auch aus E-Mails entfernt, wenn Sie die Absenderadresse anpassen.

Ändern Sie die Absenderadresse für Benachrichtigungs-E-Mails, indem Sie zu Priva-Einstellungen wechseln und die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie auf der Seite Einstellungen im linken Navigationsbereich Benutzerbenachrichtigungs-E-Mails aus.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Absenderalias anpassen.

3. Wählen Sie Absendergruppe auswählen aus.

4. Suchen Sie im Flyoutbereich Absendergruppe auswählen nach der E-Mail-Adresse, die als Absender für die E-Mail angezeigt werden soll, oder wählen Sie sie aus der Liste aus. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Hinzufügen aus.

5. Der Name und die Adresse des E-Mail-Absenders sind auf der Seite Benutzerbenachrichtigungs-E-Mails aufgeführt. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Vorschau von E-Mails und Anpassen von Inhalten

Sie können eine Vorschau des E-Mail-Inhalts anzeigen und während des Richtlinienerstellungs- oder Bearbeitungsprozesses Änderungen vornehmen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Vorschau ihrer Benachrichtigungs-E-Mail-Inhalte anzuzeigen und zu bearbeiten:

1. Erstellen oder bearbeiten Sie Ihre Richtlinie, indem Sie die Schritte starten, die im geführten Richtlinienerstellungsprozess beschrieben sind.

2. Aktivieren Sie auf der Seite Ergebnisse das Kontrollkästchen neben Benachrichtigungs-E-Mail an Benutzer senden, wenn eine Richtlinienentsprechung auftritt.

3. Wählen Sie Vorschau und Benachrichtigungs-E-Mail bearbeiten aus.

4. Überprüfen und bearbeiten Sie im Flyoutbereich Benachrichtigungs-E-Mail anpassen die Textfelder für Betreffzeile, Kopfzeile, Textkörperinhalt, Anzeigename des Datenschutztrainings und Trainings-URL der E-Mail.

5. Zeigen Sie eine Vorschau der E-Mail in der unteren Hälfte des Flyoutbereichs an. Die Vorschau spiegelt änderungen wider, die in den Textfeldern vorgenommen wurden.

6. Wenn Sie mit dem E-Mail-Inhalt zufrieden sind, wählen Sie Speichern aus. Um Änderungen an der Standard-E-Mail zu verwerfen, wählen Sie das X in der oberen rechten Ecke des Flyoutbereichs aus, um es zu schließen und rückgängig machen zurück zum Standardinhalt.

7. Wählen Sie auf der Seite Ergebnisse die Option Weiter aus. Fahren Sie mit dem Assistenten fort, und wenn Sie auf der letzten Seite Fertig stellen ankommen, überprüfen Sie Ihre Einstellungen, und wählen Sie Senden aus.

Ihre Benachrichtigungseinstellungen sind jetzt für diese Richtlinie in Kraft. Wenn Ihre Richtlinie testet, werden keine Benachrichtigungen gesendet. Wenn Ihre Richtlinie aktiviert ist, werden Benachrichtigungen gesendet. Weitere Details zum Erstellen und Verwalten von Richtlinien finden Sie hier.

Senden von Benachrichtigungen in Teams

Für Datenübertragungsrichtlinien können Sie festlegen, dass Benutzer Richtlinientipps und Empfehlungen in sicheren Teams-Kanälen erhalten, wenn eine Richtlinienüberstimmung erkannt wird. Diese Tipps informieren Benutzer über den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Tipps enthalten auch Links zu verwandten Schulungen. Weitere Informationen zum Einrichten dieser Benachrichtigungen finden Sie unter Definieren von Ergebnissen: Benutzerbenachrichtigungen und Tipps.

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