Introducción a la administración del ciclo de vida de los datos

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Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

¿Está listo para empezar a administrar el ciclo de vida de los datos de su organización conservando el contenido que necesita conservar y eliminando el contenido que no necesita? Para empezar, use las siguientes instrucciones para Administración del ciclo de vida de datos de Microsoft Purview (anteriormente Microsoft Information Governance):

  1. Comprenda cómo funcionan la retención y la eliminación en Microsoft 365, y luego identifique las cargas de trabajo que necesitan una política de retención y si necesita crear etiquetas de retención para las excepciones: Obtenga información sobre la retención

    Nota:

    Si necesita administrar elementos de gran valor para requisitos de retención de registros empresariales, legales o normativos: use etiquetas de retención con administración de registros en lugar de la administración del ciclo de vida de los datos.

  2. Crear directivas de retención para las cargas de trabajo identificadas, especificando la configuración de retención y las acciones que requieren las directivas de su organización o normativas del sector: Crear directivas de retención

    Si es necesario, crear y aplicar etiquetas de retención para las excepciones.

  3. Habilitar el archivado de buzones para proporcionar a los usuarios espacio de almacenamiento de buzón adicional: Habilitar buzones de archivo en Microsoft 365

    Si es necesario para admitir buzones de archivo:

  4. Entender y administrar buzones inactivos que conservan el contenido del buzón después de que los empleados abandonen la organización: Conozca sobre los buzones inactivos

  5. Si tiene archivos PST que contienen datos que desea controlar:importar archivos PST a buzones en línea mediante la carga de red o el envío de unidades: Consulte la importación de archivos PST de su organización

Sugerencia

Si no es cliente de E5, use la prueba de 90 días de soluciones de Microsoft Purview para explorar cómo las funcionalidades adicionales de Purview pueden ayudar a su organización a administrar las necesidades de cumplimiento y seguridad de los datos. Comience ahora en el centro de pruebas del portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Obtenga más información sobre términos de suscripción y prueba.

Requisitos de suscripción y licencias

Varias suscripciones diferentes admiten funcionalidades de administración del ciclo de vida de los datos.

Si desea ver las opciones para que los usuarios puedan beneficiarse de las características de Microsoft Purview, consulte la Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento. Para conocer las características que se enumeran en esta página, consulte la sección Administración del ciclo de vida de los datos de Microsoft Purview > Administración de registros de Microsoft Purview para conocer los requisitos de licencia de nivel de característica.

Permisos

Consulte la sección siguiente para obtener información sobre roles y grupos de roles para administrar la retención de Microsoft 365.

Para los permisos para administrar buzones de correo para archivado, buzones inactivos e importar, normalmente requieren permisos de Exchange, como el rol Destinatarios de correo. De forma predeterminada, este rol se asigna a los grupos de roles de administración de la organización y administración de destinatarios. Para conocer el requisito exacto de permisos para cada tarea de administración, consulte la documentación que acompaña a las instrucciones de administración.

Permisos para directivas de retención y etiquetas de retención

Los miembros del equipo de cumplimiento que crearán y administrarán directivas de retención y etiquetas de retención necesitan permisos para el portal de Microsoft Purview o el portal de cumplimiento Microsoft Purview. De forma predeterminada, el administrador del espacio empresarial (administrador global) tiene acceso a esta ubicación y puede conceder a los responsables de cumplimiento y a otros usuarios el acceso sin concederles todos los permisos de un administrador de espacio empresarial. Para conceder permisos para esta administración limitada, le recomendamos que agregue usuarios al grupo de roles Administrador de cumplimiento normativo.

De manera alternativa al uso de estos roles predeterminados, puede crear un nuevo grupo de roles y agregar el rol de Administración de retención a este grupo. Para el rol de solo vista, use Administración de retención de solo vista.

Para obtener instrucciones para agregar usuarios a los roles predeterminados o crear sus propios grupos de roles, use las siguientes instrucciones, en función del portal que use:

Estos permisos son necesarios solo para crear, configurar y aplicar etiquetas y directivas de retención. La persona que configura estas etiquetas y directivas no requiere acceso al contenido.

Compatibilidad con unidades administrativas

La administración del ciclo de vida de datos admite unidades administrativas que se han configurado en Microsoft Entra ID:

  • Puede asignar unidades administrativas a miembros de grupos de roles personalizados y a cualquier otro que admita unidades administrativas. Por ejemplo, los grupos de roles que se usan con Administración de registros de Microsoft Purview. Edite estos grupos de roles y seleccione miembros individuales y, a continuación, la opción Asignar unidades de administrador para seleccionar unidades administrativas de Microsoft Entra ID. Estos administradores ahora están restringidos a administrar solo los usuarios de esas unidades administrativas.

  • Puede definir el ámbito inicial de las directivas de retención y las directivas de etiqueta de retención al crear o editar estas directivas. Al seleccionar unidades administrativas, solo los usuarios de esas unidades administrativas serán aptos para la directiva.

Importante

No seleccione unidades administrativas para una directiva que quiera aplicar a sitios de SharePoint o a carpetas públicas de Exchange. Dado que las unidades administrativas solo admiten usuarios y grupos, si configura la directiva para que la retención use unidades administrativas, no podrá seleccionar las ubicaciones para sitios de SharePoint o carpetas públicas de Exchange.

  • Tanto los ámbitos adaptables como los ámbitos estáticos admiten unidades administrativas.

  • Impacto adicional para los administradores restringidos

    • Búsqueda de directivas: los administradores restringidos verán las directivas solo de los usuarios dentro de sus unidades administrativas asignadas.
    • Importar archivos PST: los administradores restringidos no podrán usar la característica de carga de red para importar archivos PST de forma masiva en buzones de Microsoft 365
    • Características heredadas de Exchange: los administradores restringidos no podrán configurar las características heredadas de Exchange de las directivas de retención y las etiquetas de retención de la administración de registros de mensajería (MRM) y las reglas de registro en diario

  • Actualmente, las etiquetas de retención no admiten unidades administrativas.

  • Actualmente, un administrador restringido puede crear y ver ámbitos adaptables para todas las unidades administrativas cuando usan cmdlets de PowerShell.

  • Actualmente, los buzones inactivos no se admiten en una directiva al seleccionar una o varias unidades administrativas. Para incluir buzones inactivos en la directiva, debe ser administrador sin restricciones y seleccionar Directorio completo.

Para obtener más información sobre cómo Microsoft Purview admite unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.

Escenarios comunes

Use la tabla siguiente para ayudarle a asignar los requisitos empresariales a los escenarios más comunes para la gestión del ciclo de vida de los datos.

Quiero... Documentación
Conservar o eliminar datos de forma eficaz para los servicios de Microsoft 365 y las interacciones de Copilot:
- Exchange
- SharePoint
- OneDrive
- Grupos de Microsoft 365
- Teams y Copilot
- Viva Engage
- Skype Empresarial		 Crear y configurar directivas de retención
Proporcionar a los usuarios almacenamiento adicional en el buzón Habilitación de buzones de archivo en Microsoft 365
Retener el contenido del buzón después de que los empleados dejen la organización Crear y administrar buzones inactivos
Cargar datos de buzón de correo desde archivos PST Usar la carga en la red para importar archivos PST

Para escenarios que requieren la administración de datos de elementos individuales, consulte los escenarios comunes para la administración de registros.

Documentación para el usuario final

Consulte la sección siguiente para obtener información sobre la documentación del usuario final para admitir la retención de Microsoft 365.

Las capacidades de administración del ciclo de vida de los datos para buzones inactivos y la importación de archivos PST no requieren documentación del usuario final, ya que son solo operaciones de administración. Para ayudar a los usuarios a comprender e interactuar con sus buzones de archivo en Outlook después de habilitar esta funcionalidad, vea Administrar el almacenamiento de correo electrónico con buzones de archivo en línea.

Documentación del usuario final para la retención y eliminación

La mayoría de las directivas de retención funcionan de forma discreta en segundo plano y no requieren interacción del usuario. Por ello, los usuarios no necesitan apenas documentación. Las directivas de retención de Teams informan a los usuarios cuando se han eliminado sus mensajes con un vínculo a los mensajes de Teams sobre las directivas de retención.

Sin embargo, si complementa las directivas de retención con etiquetas de retención, estas etiquetas tienen una presencia de interfaz de usuario en Microsoft 365 aplicaciones. Antes de implementar estas etiquetas en la red de producción, asegúrese de proporcionar información e instrucciones para los usuarios finales y el departamento de soporte técnico. Para ayudar a los usuarios a aplicar etiquetas de retención en SharePoint y OneDrive, vea Aplicar etiquetas de retención a archivos en SharePoint o OneDrive.

La documentación más eficaz para los usuarios finales serán las instrucciones personalizadas que proporcione para los nombres de etiquetas de retención y para las configuraciones que elija. Consulte la siguiente página y descargas que puede usar para formar a los usuarios: Aprendizaje para el usuario final sobre las etiquetas de retención.