Guía de privacidad para Información personal

Importante: En este artículo se describe el correo electrónico de Informe de instrucciones. Hemos pausado el envío de correos electrónicos de Briefing para realizar algunas mejoras. Aún puede acceder a la Viva Insights complemento de Outlook o Viva Insights aplicación en Teams y en la web para obtener la funcionalidad clave hasta que se reanude este servicio. Para obtener más información sobre este cambio, consulte Pausa de informe de tareas.

Importante: En este artículo también se describe el correo electrónico de Resumen. A partir de finales de marzo de 2024, pausaremos los correos electrónicos de Digest, que normalmente se envían dos veces al mes. Todo el contenido de los correos electrónicos de Digest seguirá estando disponible en la aplicación Viva Insights en Teams o en la Web. Puede seguir explorando y analizando la información de los datos sin problemas. Para obtener más información sobre este cambio, consulte la pausa de correo electrónico de Digest.

La información personal de Microsoft Viva Insights le ayudan a encontrar oportunidades para crear mejores hábitos y volver a controlar su tiempo. En este artículo se describe cómo Viva Insights usa los datos personales para obtener información personal, dónde los almacena y las formas en que se diseñaron para proteger esos datos. También se describe cómo Viva Insights cumple con las normativas del RGPD.

Resumen de puntos clave

La información personal de Viva Insights no está diseñada para habilitar la evaluación, el seguimiento, la toma de decisiones automatizada, la generación de perfiles o la supervisión. Viva Insights le proporciona información personal a través de la aplicación Viva Insights en Microsoft Teams y en la Web, el complemento de Outlook Insights, los correos electrónicos de resumen Viva, los correos electrónicos de resumen y sugerencias en línea en Outlook. La información personal de Viva Insights no tiene ningún mecanismo u opción que permita a cualquiera, excepto a usted, acceder a la información personalizada que se muestra a través de estas superficies, a menos que la comparta de forma intencionada e independiente. Los datos de información personal proporcionados por Viva Insights no se pueden usar para la toma de decisiones automatizada ni para la generación de perfiles.
La información personal de Viva Insights no proporciona a los empleados acceso a nueva información de identificación personal de otros compañeros de trabajo. Viva Insights convierte los datos en información personal realizando cálculos sobre la información que genera con solo realizar su jornada laboral. La mayoría de los datos que ve en información personal de Viva Insights son simplemente una agregación de información a la que ya tiene acceso, pero en la que no podrá realizar cálculos rápidamente sin algún tipo de soporte técnico.
La información personal de los datos de Viva Insights se procesa y almacena en el buzón de Exchange Online del empleado. Viva Insights procesa datos de estos orígenes para obtener información personal: Exchange Online datos de correo electrónico y calendario, señales de chat y llamadas de Skype Empresarial y de Teams. Viva Insights almacena y procesa estos datos dentro del buzón de Exchange Online de cada empleado.
La información personal de Viva Insights admite el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos (RGPD). Microsoft ha diseñado Información personal en Viva Insights para admitir las necesidades de su organización para seguir los requisitos del RGPD.

Principios clave

Como usuario Viva Insights, solo usted puede ver sus propios datos.
Los datos se almacenan y calculan en el buzón de Exchange Online.
Puede optar por participar y no participar en cualquier momento.
La información personal de Viva Insights muestra ninguna información de identificación personal de los compañeros de trabajo más allá de lo que ya puede ver en Outlook y Teams.

Dónde ver información personal

Información personal en Viva Insights:

Tipos de datos

Viva Insights proporciona información personal con los siguientes tipos de datos.

Datos del buzón: Email, calendario, chat y actividad de llamadas que genera con Microsoft 365, como el tiempo que dedica a reuniones o correos electrónicos que envía a una persona o grupo específico.
Datos incrementales: los datos que, de otro modo, no estarían disponibles para usted, pero se presentan en un formulario agregado diseñado para proteger la privacidad individual.

Datos del buzón

Los datos del buzón representan información a la que ya tiene acceso simplemente hablando de su trabajo, como enviar correos electrónicos, organizar reuniones o chatear con compañeros de trabajo. Viva Insights procesos y muestra la información de maneras que hacen que sea accionable.

Por ejemplo, Viva Insights proporciona vistas que le permiten comprender rápidamente cuánto tiempo dedica a las reuniones y al correo electrónico todos los días, con quién colabora más, con quién está perdiendo el contacto y con quién ha contraído compromisos y solicitudes.

Puede tomar medidas sobre esta información. Por ejemplo, puede decidir que dedica demasiado tiempo a las reuniones y adoptar el objetivo personal de realizar reuniones más eficientes.

La información personal se deriva de datos que ya están disponibles en los siguientes lugares:

El buzón de Exchange Online
Su actividad en documentos de OneDrive y SharePoint
El historial de chats y llamadas de Teams y de Skype Empresarial

Viva Insights simplemente aplica algunos cálculos y reglas básicos para que estos datos sean más accionables. Los datos del buzón se almacenan directamente en el buzón de Exchange Online.

Por ejemplo, si desea determinar qué compañeros le enviaron más correos electrónicos durante la semana pasada, técnicamente podría hacerlo sin Viva Insights contando manualmente los correos electrónicos de sus compañeros de trabajo en la bandeja de entrada. De forma similar, podría determinar el tiempo medio de respuesta de sus compañeros a los correos electrónicos que les envió usando la información de marca de tiempo disponible fácilmente en su buzón. Viva Insights le ahorra los problemas de tener que realizar estos cálculos tediosos.

Datos incrementales

En algunos casos, la información personal de Viva Insights le proporciona información despersonalizada sobre otras personas que, de otro modo, no habrían estado disponibles para ellas, como por ejemplo, para las tasas de lectura de Email.

Email tasas de lectura

Viva Insights realiza un seguimiento del porcentaje de destinatarios que han abierto un mensaje de correo electrónico (en el complemento de Outlook) para el correo electrónico que ha enviado a cinco o más personas.

Para preservar la privacidad, Viva Insights no realiza un seguimiento de las tasas de lectura de los mensajes enviados a menos de cinco personas. Viva Insights tampoco muestra tasas de lectura de "0 por ciento" o "100 por ciento", ya que eso permitiría a la gente sacar conclusiones definitivas sobre las acciones individuales de los compañeros de trabajo. En su lugar, la tasa de lectura en estos casos se muestra como un intervalo que abarca un valor de umbral que depende del número de destinatarios del correo electrónico.

Esta métrica se calcula basándose en la marca de "lectura" de Exchange Online. Para algunas personas, los mensajes se marcan como "leídos" al abrir un mensaje en el panel de vista previa de Outlook. Para otros, es posible que deba hacer doble clic para abrir el mensaje y marcarlo como "leído".

Puede controlar esta configuración en la configuración de Outlook. Para mostrar estas señales en el buzón del remitente, la marca de "lectura" se copia en el entorno de Microsoft 365 y, a continuación, se entrega en el buzón del remitente.

Cumplimiento de RGPD

Como sucede con el conjunto de aplicaciones completo de Microsoft 365, Viva Insights ayuda a cumplir los requisitos del RGPD. Por ejemplo, Viva Insights admite lo siguiente:

Proteja y proteja los datos personales. Dado que todos los datos de Información personal de Viva Insights se almacenan en su buzón de correo de Exchange Online, Viva Insights cumple esta obligación de seguridad en virtud de Exchange Online también cumplen la obligación.
Solicitudes para exportar, eliminar o restringir el procesamiento de datos personales. Microsoft admite solicitudes de usuario, como solicitudes de exportación o eliminación de datos.

Para obtener más información, consulte Cumplimiento del RGPD.

Privacidad en la aplicación Viva Insights en Teams y en la web

Cuando los datos se procesan en la aplicación Microsoft Viva Insights, Microsoft protege la privacidad de los empleados y cumple totalmente con las normativas locales, como el Reglamento general de protección de datos (RGPD). Viva Insights protege la privacidad de las siguientes maneras:

Personal y privado: el contenido de su información es personal, privado y solo está disponible para usted. Nadie más de su organización puede acceder a él.
Los datos de todos los usuarios se mantienen privados, Viva Insights no incluye ninguna nueva información de identificación personal sobre nadie más de su organización. La información y las acciones se basan en la información generada por usted y su organización solo con el fin de mantener su día de trabajo normal. Sus conclusiones se basan en información a la que ya tiene acceso, pero que no puede agregar rápidamente sin ayuda.
Seguridad de buzones: Viva Insights usa Exchange Online datos y procesos de correo electrónico y calendario, y almacena información o acciones dentro de su buzón de Exchange Online, por lo que Exchange integra y aplica la seguridad de datos.
Compatible con RGPD: Microsoft cumple con el RGPD al proporcionar información y acciones en la aplicación.

Cómo funciona

La información personal y las acciones de la aplicación Microsoft Viva Insights se basan en los datos del buzón de Exchange Online, como los datos de correo electrónico y calendario. Las conclusiones se derivan de datos que ya están disponibles en el buzón de Exchange Online. Por ejemplo, si desea determinar qué compromisos ha contraído con otros usuarios, podría revisar manualmente cada correo electrónico del buzón. La aplicación Viva Insights simplemente le ahorra de este tedioso proceso.

Conformidad de RGPD

Microsoft ayuda a los controladores de datos a cumplir con las siguientes obligaciones para la aplicación de Microsoft Viva Insights:

Proteger los datos personales de los usuarios: Insights requiere una licencia de Exchange Online y todos los datos se almacenan en el buzón Exchange Online de los empleados. Las métricas calculadas, como las tareas, se anexan al buzón. Por lo tanto, la aplicación Viva Insights cumple esta obligación en virtud de Exchange Online también cumple la obligación:
- Microsoft no extraerá datos de clientes en Exchange Online para publicidad.
- Microsoft no divulgará voluntariamente Exchange Online datos de clientes a agencias de cumplimiento de la ley.
- Microsoft cumplirá todos los requisitos relacionados con el cifrado de datos de Exchange Online e implementará controles para reducir los riesgos de seguridad y garantizar la continuidad empresarial, como se describe en ISO 27001 y 27018.
Notificar a los usuarios en caso de que se detecte una infracción: Microsoft notificará a los contactos de privacidad del cliente en un plazo de 72 horas desde que Microsoft se percate de una infracción por procedimientos operativos estándar de respuesta a incidentes de Microsoft 365.
Respetar las solicitudes de usuario (DSR) para exportar, eliminar o restringir el procesamiento de datos personales: Microsoft admite solicitudes de usuario, como solicitudes de exportación o eliminación de datos.