Průvodce ochranou osobních údajů pro osobní přehledy

Shrnutí klíčových bodů 

• Osobní přehledy v Viva Insights nejsou navržené tak, aby umožňovaly vyhodnocování, sledování, automatizované rozhodování, profilaci nebo monitorování. Viva Insights poskytuje osobní přehledy prostřednictvím aplikace Viva Insights v Microsoft Teams a na webu, doplňku Insights Outlook, e-mailů Viva digest, informačních e-mailů a vložených návrhů v Outlooku. Osobní přehledy v Viva Insights nemají žádný mechanismus ani možnost, které by umožňovaly přístup k přizpůsobeným informacím, které se zobrazují prostřednictvím těchto povrchů, pokud je záměrně a nezávisle nesdílíte. Osobní přehledy poskytované Viva Insights nelze použít k automatizovanému rozhodování ani profilaci.

• Osobní přehledy v Viva Insights neudělují zaměstnancům přístup k novým identifikovatelným osobním údajům ostatních spolupracovníků. Viva Insights převádí data na osobní přehledy tím, že provádí výpočty s informacemi, které vygenerujete jenom v pracovním dne. Většina dat, která vidíte v osobních přehledech z Viva Insights, je jednoduše agregace informací, ke kterým už máte přístup, ale bez určité podpory byste nemohli rychle provádět výpočty.

• Osobní přehledy v Viva Insights data se zpracovávají a ukládají do Exchange Online poštovní schránky zaměstnance. Viva Insights zpracovává data z těchto zdrojů pro osobní přehledy: Exchange Online e-maily a kalendářní data, chat a signály volání z Skype pro firmy a z Teams. Viva Insights ukládá a zpracovává tato data do Exchange Online poštovní schránky každého zaměstnance.

• Osobní přehledy v Viva Insights podporují dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Společnost Microsoft navrhla osobní přehledy v Viva Insights tak, aby podporovala potřeby vaší organizace dodržovat požadavky GDPR.

Klíčové principy 

• Jako Viva Insights uživatel uvidíte svá vlastní data jenom vy.

• Vaše data se ukládají a počítají ve vaší Exchange Online poštovní schránce.

• Kdykoli se můžete přihlásit k odběru a odhlásit se z odběru.

• Osobní přehledy v Viva Insights nezobrazují žádné identifikovatelné osobní údaje spolupracovníků nad rámec toho, co už vidíte v Outlooku a Teams.

Kde zobrazit osobní přehledy 

Osobní přehledy v Viva Insights: 

• Viva Insights v Teams a na webu 

• Viva Insights v Outlooku 

• Informační e-maily v Outlooku

• Přehled e-mailů v Outlooku

• Vložené návrhy v Outlooku 

Datové typy 

Viva Insights poskytuje osobní přehledy s následujícími typy dat. 

• Data poštovní schránky – Email, kalendář, chat a aktivity hovorů, které generujete pomocí Microsoftu 365, například čas strávený na schůzkách nebo e-mailech, které posíláte konkrétní osobě nebo skupině.

• Přírůstková data – data, která by jinak pro vás byla nedostupná, ale jsou prezentována v agregované podobě určené k ochraně osobních údajů jednotlivce.

Email rychlosti čtení 

Viva Insights sleduje procento příjemců, kteří otevřeli e-mailovou zprávu (v doplňku Pro Outlook) pro e-mail, který jste odeslali pěti nebo více lidem. 

Kvůli ochraně osobních údajů Viva Insights nesleduje rychlost čtení zpráv posílaných méně než pěti lidem. Viva Insights také nezobrazuje míru čtení "0 procent" nebo "100 procent", protože by to lidem umožnilo učinit konečné závěry o jednotlivých akcích spolupracovníků. Místo toho se míra čtení v těchto případech zobrazuje jako rozsah, který zahrnuje prahovou hodnotu, která závisí na počtu příjemců e-mailu. 

Tato metrika se počítá na základě příznaku čtení v Exchange Online. U některých lidí se zprávy při otevření zprávy v podokně náhledu Outlooku označí jako přečtené. U ostatních může být nutné zprávu otevřít dvojitým kliknutím, aby ji označili jako přečtenou. 

Toto nastavení můžete ovládat v nastavení Outlooku. Aby se tyto signály zobrazily v poštovní schránce odesílatele, zkopíruje se v prostředí Microsoftu 365 příznak "read" a pak se doručí do poštovní schránky odesílatele. 

Dodržování předpisů GDPR 

Stejně jako u celé sady Microsoft 365 Viva Insights pomáhá podporovat dodržování požadavků GDPR. Viva Insights například podporuje následující: 

• Zabezpečení a ochrana osobních údajů. Vzhledem k tomu, že všechna osobní data přehledů v Viva Insights jsou uložena ve vaší Exchange Online poštovní schránce, Viva Insights splňuje tuto bezpečnostní povinnost z důvodu Exchange Online také splnění této povinnosti.

• Žádosti o export, odstranění nebo omezení zpracování osobních údajů Microsoft podporuje žádosti uživatelů, jako jsou žádosti o export nebo odstranění dat.

Další informace najdete v tématu Dodržování předpisů GDPR. 

Ochrana osobních údajů v aplikaci Viva Insights v Teams a na webu

Při zpracování dat v aplikaci Microsoft Viva Insights Microsoft chrání soukromí zaměstnanců a plně dodržuje místní předpisy, jako je obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Viva Insights chrání soukromí následujícími způsoby:

• Osobní a soukromý – obsah ve vašich přehledech je osobní, soukromý a dostupný jenom pro vás. Nikdo jiný ve vaší organizaci k němu nemá přístup.

• Data všech uživatelů jsou soukromá – Viva Insights neobsahují žádné nové identifikovatelné osobní údaje o někom jiném ve vaší organizaci. Přehledy a akce jsou založené na informacích, které jste vy a vaše organizace vygenerovali, a to jen na základě běžného pracovního dne. Vaše přehledy jsou založené na informacích, ke kterým už máte přístup, ale nemůžete je rychle agregovat bez pomoci.

• Zabezpečení poštovní schránky – Viva Insights používá Exchange Online data e-mailu a kalendáře a zpracovává je a ukládá všechny přehledy nebo akce uvnitř vaší Exchange Online poštovní schránky, takže zabezpečení dat je integrované a vynucované Exchangem.

• Dodržování předpisů GDPR – Microsoft při poskytování přehledů a akcí v aplikaci dodržuje nařízení GDPR.