Vejledning i beskyttelse af personlige oplysninger for Personlig indsigt

Oversigt over nøglepunkter 

• Personlig indsigt i Viva Insights er ikke designet til at muliggøre evaluering, sporing, automatiseret beslutningstagning, profilering eller overvågning. Viva Insights giver dig personlig indsigt via Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på internettet, tilføjelsesprogrammet Insights Outlook, Viva digest-mails, Briefing-mails og indbyggede forslag i Outlook. Personlig indsigt i Viva Insights har ingen mekanisme eller indstilling, der giver andre end dig adgang til de personlige oplysninger, der vises via disse overflader, medmindre du deler dem målrettet og uafhængigt. Personlige indsigtsdata, der leveres af Viva Insights, kan ikke bruges til automatiseret beslutningstagning eller profilering.

• Personlig indsigt i Viva Insights giver ikke medarbejdere adgang til nye personligt identificerbare oplysninger om andre kollegaer. Viva Insights konverterer data til personlig indsigt ved at udføre beregninger på oplysninger, du genererer, blot ved at gå omkring din arbejdsdag. De fleste af de data, du ser i personlig indsigt fra Viva Insights, er blot en sammenlægning af oplysninger, som du allerede har adgang til, men som du ikke hurtigt kan udføre beregninger på uden nogen understøttelse.

• Personlig indsigt i Viva Insights data behandles og gemmes i medarbejderens Exchange Online postkasse. Viva Insights behandler data fra disse kilder for at få personlig indsigt: Exchange Online mail- og kalenderdata, chat- og opkaldssignaler fra Skype for Business og Fra Teams. Viva Insights gemmer og behandler disse data i hver medarbejders Exchange Online postkasse.

• Personlig indsigt i Viva Insights understøtter gdpr-overholdelse (General Data Protection Regulation). Microsoft har designet Personlig indsigt i Viva Insights til at understøtte din organisations behov for at følge GDPR-kravene.

Nøgleprincipper 

• Som Viva Insights bruger er det kun dig, der kan se dine egne data.

• Dine data gemmes og beregnes i din Exchange Online postkasse.

• Du kan til enhver tid tilmelde dig og framelde dig.

• Personlig indsigt i Viva Insights viser dig ingen personligt identificerbare oplysninger om kollegaer ud over det, du allerede kan se i Outlook og Teams.

Her kan du se personlig indsigt 

Personlig indsigt i Viva Insights: 

• Viva Insights i Teams og på internettet 

• Viva Insights i Outlook 

• Orienteringsmails i Outlook

• Oversigt over mails i Outlook

• Indbyggede forslag i Outlook 

Datatyper 

Viva Insights giver personlig indsigt med følgende typer data. 

• Postkassedata – Mail, kalender, chat og opkaldsaktivitet, som du genererer ved hjælp af Microsoft 365, f.eks. den tid, du bruger på møder eller mails, som du sender til en bestemt person eller gruppe.

• Trinvise data – Data, der ellers ikke ville være tilgængelige for dig, men som præsenteres i en samlet form, der er designet til at beskytte den enkeltes personlige oplysninger.

Læsesatser for mail 

Viva Insights registrerer procentdelen af modtagere, der har åbnet en mail (i Outlook-tilføjelsesprogrammet) for mails, du har sendt til fem eller flere personer. 

For at bevare beskyttelsen af personlige oplysninger sporer Viva Insights ikke læsesatser for meddelelser, der sendes til færre end fem personer. Viva Insights viser heller ikke læsesatser på "0 procent" eller "100 procent", da det ville give folk mulighed for at drage endelige konklusioner om individuelle kollegahandlinger. I stedet vises læsehastigheden i disse tilfælde som et område, der omfatter en grænseværdi, der afhænger af antallet af modtagere af mailen. 

Denne metrikværdi beregnes ud fra flaget "læst" i Exchange Online. For nogle personer markeres meddelelser som "læst", når du åbner en meddelelse i indholdsruden i Outlook. For andre skal du muligvis dobbeltklikke for at åbne meddelelsen for at markere den som "læst". 

Du kan styre denne indstilling i dine Outlook-indstillinger. For at vise disse signaler i afsenderens postkasse kopieres flaget "læst" i Microsoft 365-miljøet og leveres derefter til afsenderens postkasse. 

GDPR-overholdelse 

Som det er tilfældet med den fulde Microsoft 365-pakke, hjælper Viva Insights med at understøtte overholdelse af GDPR-krav. Viva Insights understøtter f.eks. følgende: 

• Beskyt og beskyt personlige data. Da alle personlige indsigtsdata i Viva Insights gemmes i din Exchange Online postkasse, opfylder Viva Insights denne sikkerhedsforpligtelse i kraft af Exchange Online også opfylder forpligtelsen.

• Anmodninger om at eksportere, slette eller begrænse behandling af personlige data. Microsoft understøtter brugeranmodninger, f.eks. anmodninger om eksport eller sletning af data.

Du kan finde flere oplysninger i GDPR-overholdelse. 

Beskyttelse af personlige oplysninger i appen Viva Insights i Teams og på internettet

Når data behandles i Microsoft Viva Insights-appen, beskytter Microsoft medarbejdernes personlige oplysninger og overholder fuldt ud lokale bestemmelser, f.eks. gdpr-forordningen (General Data Protection Regulation). Viva Insights beskytter beskyttelse af personlige oplysninger på følgende måder:

• Personlig og privat – Indhold i din indsigt er personligt, privat og kun tilgængeligt for dig. Ingen andre i organisationen kan få adgang til den.

• Alles data holdes private – Viva Insights indeholder ikke nye personlige oplysninger om andre i organisationen. Indsigterne og handlingerne er baseret på oplysninger, der genereres af dig og din organisation, blot ved at gå omkring din almindelige arbejdsdag. Din indsigt er baseret på oplysninger, som du allerede har adgang til, men som du ikke hurtigt kan aggregere uden hjælp.

• Postkassesikkerhed – Viva Insights bruger Exchange Online mail- og kalenderdata og -processer og gemmer eventuel indsigt eller handlinger i din Exchange Online postkasse, så datasikkerhed er indbygget og håndhævet af Exchange.

• GDPR-kompatibilitet – Microsoft overholder GDPR, når du giver indsigt og handlinger i appen.