Οδηγός προστασίας προσωπικών δεδομένων για τις Προσωπικές πληροφορίες

Σύνοψη βασικών σημείων 

• Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν έχουν σχεδιαστεί για να επιτρέπουν την αξιολόγηση, την παρακολούθηση, την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, τη δημιουργία προφίλ ή την παρακολούθηση. Viva Insights σάς παρέχει προσωπικές πληροφορίες μέσω της εφαρμογής Viva Insights στο Microsoft Teams και στο web, το πρόσθετο Insights Outlook, τα συνοπτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Viva, την ενημέρωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις ενσωματωμένες προτάσεις στο Outlook. Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν έχουν μηχανισμό ή επιλογή που να επιτρέπει σε οποιονδήποτε εκτός από εσάς να έχει πρόσβαση στις εξατομικευμένες πληροφορίες που εμφανίζονται μέσω αυτών των επιφανειών, εκτός εάν τις κοινοποιήσετε σκόπιμα και ανεξάρτητα. Τα δεδομένα προσωπικών πληροφοριών που παρέχονται από Viva Insights δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή για δημιουργία προφίλ.

• Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν παρέχουν στους υπαλλήλους πρόσβαση σε νέα αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία σε άλλους συναδέλφους. Viva Insights μετατρέπει τα δεδομένα σε προσωπικές πληροφορίες, πραγματοποιώντας υπολογισμούς σε πληροφορίες που δημιουργείτε, απλώς κάνοντας την εργάσιμη ημέρα σας. Τα περισσότερα από τα δεδομένα που βλέπετε στις προσωπικές πληροφορίες από Viva Insights είναι απλώς μια συνάθροιση πληροφοριών στις οποίες έχετε ήδη πρόσβαση, αλλά δεν θα μπορείτε να εκτελέσετε γρήγορα υπολογισμούς χωρίς κάποια υποστήριξη.

• Οι προσωπικές πληροφορίες στα δεδομένα Viva Insights υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online του υπαλλήλου. Viva Insights επεξεργάζεται δεδομένα από αυτές τις προελεύσεις για προσωπικές πληροφορίες: Exchange Online τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου, τα σήματα συνομιλίας και κλήσης από Skype για επιχειρήσεις και από το Teams. Viva Insights αποθηκεύει και επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα στο γραμματοκιβώτιο Exchange Online κάθε υπαλλήλου.

• Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights υποστηρίζουν τη συμμόρφωση του Γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ). Η Microsoft έχει σχεδιάσει προσωπικές πληροφορίες σε Viva Insights για την υποστήριξη των αναγκών του οργανισμού σας να ακολουθήσει τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ.

Βασικές αρχές 

• Ως χρήστης Viva Insights, μόνο εσείς μπορείτε να δείτε τα δικά σας δεδομένα.

• Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται και υπολογίζονται στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online.

• Μπορείτε να συμμετάσχετε και να εξαιρεθείτε ανά πάσα στιγμή.

• Οι προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights δεν σας δείχνουν αναγνωρίσιμα προσωπικά στοιχεία των συναδέλφων σας πέρα από αυτά που μπορείτε ήδη να δείτε στο Outlook και το Teams.

Πού μπορείτε να δείτε προσωπικές πληροφορίες 

Προσωπικές πληροφορίες στο Viva Insights: 

• Viva Insights στο Teams και στο web 

• Viva Insights στο Outlook 

• Ενημέρωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

• Σύνοψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

• Ενσωματωμένες προτάσεις στο Outlook 

Τύποι δεδομένων 

Viva Insights παρέχει προσωπικές πληροφορίες με τους ακόλουθους τύπους δεδομένων. 

• Δεδομένα γραμματοκιβωτίου - Δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου, συνομιλίας και κλήσεων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Microsoft 365, όπως το χρόνο που αφιερώνετε σε συσκέψεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή ομάδα.

• Επαυξητικά δεδομένα - Δεδομένα που διαφορετικά δεν θα ήταν διαθέσιμα σε εσάς, αλλά παρουσιάζονται σε συγκεντρωτική μορφή με σκοπό την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Χρεώσεις ανάγνωσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

Viva Insights παρακολουθεί το ποσοστό των παραληπτών που άνοιξαν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (στο πρόσθετο του Outlook) για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει σε πέντε ή περισσότερα άτομα. 

Για τη διατήρηση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, Viva Insights δεν παρακολουθεί τις χρεώσεις ανάγνωσης για τα μηνύματα που αποστέλλονται σε λιγότερα από πέντε άτομα. Viva Insights επίσης δεν εμφανίζει ποσοστά ανάγνωσης "0 τοις εκατό" ή "100 τοις εκατό", καθώς αυτό θα επέτρεπε στους ανθρώπους να κάνουν οριστικά συμπεράσματα σχετικά με μεμονωμένες δράσεις συναδέλφων. Αντίθετα, ο ρυθμός ανάγνωσης σε αυτές τις περιπτώσεις εμφανίζεται ως μια περιοχή που περιλαμβάνει μια οριακή τιμή που εξαρτάται από τον αριθμό των παραληπτών του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 

Αυτή η μέτρηση υπολογίζεται με βάση τη σημαία "ανάγνωσης" στο Exchange Online. Για ορισμένα άτομα, τα μηνύματα επισημαίνονται ως "αναγνωσμένα" όταν ανοίγετε ένα μήνυμα στο παράθυρο προεπισκόπησης του Outlook. Για άλλους χρήστες, ίσως χρειαστεί να κάνετε διπλό κλικ για να ανοίξετε το μήνυμα και να το επισημάνετε ως "αναγνωσμένο". 

Μπορείτε να ελέγξετε αυτήν τη ρύθμιση στις ρυθμίσεις του Outlook. Για να εμφανίζονται αυτά τα σήματα στο γραμματοκιβώτιο του αποστολέα, η σημαία "ανάγνωσης" αντιγράφεται στο περιβάλλον του Microsoft 365 και, στη συνέχεια, παραδίδεται στο γραμματοκιβώτιο του αποστολέα. 

Συμμόρφωση ΓΚΠΔ 

Όπως συμβαίνει με την πλήρη οικογένεια προγραμμάτων του Microsoft 365, Viva Insights συμβάλλει στην υποστήριξη της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ. Για παράδειγμα, Viva Insights υποστηρίζει τα εξής: 

• Προστασία και προστασία προσωπικών δεδομένων. Επειδή όλα τα δεδομένα προσωπικών πληροφοριών στο Viva Insights αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online, Viva Insights ικανοποιούν αυτήν την υποχρέωση ασφαλείας λόγω Exchange Online την εκπλήρωση της υποχρέωσης.

• Αιτήσεις για εξαγωγή, διαγραφή ή περιορισμό της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων. Η Microsoft υποστηρίζει αιτήματα χρηστών, όπως αιτήματα για εξαγωγή ή διαγραφή δεδομένων.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ. 

Προστασία προσωπικών δεδομένων στην εφαρμογή Viva Insights στο Teams και στο web

Όταν γίνεται επεξεργασία δεδομένων στην εφαρμογή Microsoft Viva Insights, η Microsoft προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων και συμμορφώνεται πλήρως με τους τοπικούς κανονισμούς, όπως τον Γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων (ΓΚΠΔ). Viva Insights προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα με τους ακόλουθους τρόπους:

• Προσωπικό και ιδιωτικό – Το περιεχόμενο στις ιδέες σας είναι προσωπικό, ιδιωτικό, διαθέσιμο μόνο σε εσάς. Κανένας άλλος στην εταιρεία σας δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτό.

• Τα δεδομένα όλων παραμένουν ιδιωτικά – Viva Insights δεν περιλαμβάνει νέες αναγνωρίσιμες προσωπικές πληροφορίες για οποιονδήποτε άλλο στον οργανισμό σας. Οι πληροφορίες και οι ενέργειες βασίζονται στις πληροφορίες που δημιουργούνται από εσάς και τον οργανισμό σας, απλώς με την κανονική εργάσιμη ημέρα σας. Οι πληροφορίες σας βασίζονται σε πληροφορίες στις οποίες έχετε ήδη πρόσβαση, αλλά δεν μπορείτε να τις συγκεντρώσετε γρήγορα χωρίς βοήθεια.

• Ασφάλεια γραμματοκιβωτίου – Viva Insights χρησιμοποιεί Exchange Online δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου και επεξεργάζεται και αποθηκεύει τυχόν πληροφορίες ή ενέργειες μέσα στο γραμματοκιβώτιό σας Exchange Online, επομένως η ασφάλεια των δεδομένων είναι ενσωματωμένη και επιβάλλεται από το Exchange.

• Συμβατός με τον ΓΚΠΔ – Η Microsoft συμμορφώνεται με τον ΓΚΠΔ κατά την παροχή πληροφοριών και ενεργειών στην εφαρμογή.