Henkilökohtaisten tietojen tietosuojaopas

Yhteenveto keskeisistä kohdista 

• Viva Insights henkilökohtaisia tietoja ei ole tarkoitettu arviointiin, seurantaan, automaattiseen päätöksentekoon, profilointiin tai seurantaan. Viva Insights tarjoaa sinulle henkilökohtaisia tietoja Microsoft Teamsin ja verkon Viva Insights-sovelluksen, Insights Outlook -apuohjelman, Viva-koostesähköpostien, tiedotusviestien ja sitoutumisehdotusten kautta Outlookissa. Viva Insights henkilökohtaisissa tiedoissa ei ole mitään mekanismia tai vaihtoehtoa, jonka avulla kuka tahansa muu kuin sinä voi käyttää näiden pintojen kautta näytettäviä mukautettuja tietoja, ellet tarkoituksellisesti ja itsenäisesti jaa niitä. Viva Insights antamia henkilökohtaisia tietoja ei voi käyttää automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

• Viva Insights henkilökohtaiset tiedot eivät anna työntekijöille mahdollisuutta saada uusia henkilökohtaisia tietoja muista työtovereista. Viva Insights muuntaa tiedot henkilökohtaisiksi oivalluksiksi tekemällä laskelmia tiedoista, jotka luot vain työpäiviksi. Suurin osa Viva Insights henkilökohtaisissa tiedoissa näkemistäsi tiedoista on vain kooste tiedoista, joihin sinulla on jo käyttöoikeus, mutta joihin et pystyisi suorittamaan laskutoimituksia nopeasti ilman jonkin verran tukea.

• Viva Insights tietojen henkilökohtaisia tietoja käsitellään ja tallennetaan työntekijän Exchange Online postilaatikkoon. Viva Insights käsittelee näistä lähteistä peräisin olevia tietoja henkilökohtaisia tietoja varten: Exchange Online sähköposti- ja kalenteritietoja, keskustelu- ja puhelusignaaleja Skype for Business ja Teamsista. Viva Insights tallentaa ja käsittelee nämä tiedot kunkin työntekijän Exchange Online postilaatikkoon.

• Viva Insights henkilökohtaiset tiedot tukevat yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) yhteensopivuutta. Microsoft on suunnitellut henkilökohtaiset tiedot Viva Insights tukemaan organisaatiosi tarpeita noudattaa GDPR-vaatimuksia.

Keskeiset periaatteet 

• Viva Insights käyttäjänä vain sinä näet omat tietosi.

• Tiedot tallennetaan ja lasketaan Exchange Online-postilaatikkoon.

• Voit kieltäytyä siitä milloin tahansa.

• Viva Insights henkilökohtaiset tiedot eivät näytä työtoveriesi henkilökohtaisia tietoja, jotka eivät olisi outlookin ja Teamsin omien tietojen lisäksi.

Henkilökohtaisten tietojen tarkasteleminen 

Henkilökohtaiset tiedot Viva Insights: 

• Viva Insights Teamsissa ja verkossa 

• Viva Insights Outlookissa 

• Outlookin tiedotussähköpostit

• Sähköpostien sulatteleminen Outlookissa

• Outlookin tekstiin sitoutuvat ehdotukset 

Tietotyypit 

Viva Insights tarjoaa henkilökohtaisia tietoja seuraavista tietotyypeistä. 

• Postilaatikon tiedot – Microsoft 365:n avulla luomasi sähköposti-, kalenteri-, keskustelu- ja puhelutoiminnot, kuten tietylle henkilölle tai ryhmälle lähettämiesi kokousten tai sähköpostiviestien aikana käyttämäsi aika.

• Lisäävät tiedot – Tiedot, jotka eivät muuten olisi käytettävissäsi, mutta jotka esitetään koostetussa lomakkeessa, joka on suunniteltu suojaamaan yksilöllistä yksityisyyttä.

Sähköpostin lukuhinnat 

Viva Insights seuraa niiden vastaanottajien prosenttiosuutta, jotka avasivat sähköpostiviestin (Outlook-apuohjelmassa) viidelle tai useammalle henkilölle lähettämiesi sähköpostiviestien osalta. 

Tietosuojan säilyttämiseksi Viva Insights ei seuraa alle viidelle henkilölle lähetettyjen viestien lukuasteita. Viva Insights ei myöskään näytä lukuasteita "0 prosenttia" tai "100 prosenttia", koska se antaisi ihmisille mahdollisuuden tehdä lopullisia päätelmiä yksittäisistä työtovereiden toimista. Sen sijaan näissä tapauksissa lukunopeus näytetään alueena, joka sisältää kynnysarvon, joka riippuu sähköpostin vastaanottajien määrästä. 

Tämä mittari lasketaan Exchange Online lukumerkinnän perusteella. Joidenkin henkilöiden viestit merkitään luetuiksi, kun avaat viestin Outlookin esikatseluruudussa. Toisten kohdalla sinun on ehkä kaksoisnapsautettava, jotta viesti voidaan merkitä luetuksi. 

Voit hallita tätä asetusta Outlookin asetuksissa. Jos haluat näyttää nämä signaalit lähettäjän postilaatikossa, "lue"-merkintä kopioidaan Microsoft 365 -ympäristössä ja toimitetaan sitten lähettäjän postilaatikkoon. 

GDPR-vaatimustenmukaisuus 

Kuten koko Microsoft 365 -ohjelmistopaketin kohdalla, Viva Insights auttaa tukemaan GDPR-vaatimusten noudattamista. Esimerkiksi Viva Insights tukee seuraavia: 

• Suojaa ja suojaa henkilökohtaisia tietoja. Koska kaikki Viva Insights Henkilökohtaiset tiedot tallennetaan Exchange Online-postilaatikkoosi, Viva Insights täyttää tämän turvallisuusvelvoitteen Exchange Online vuoksi.

• Henkilökohtaisten tietojen vienti-, poisto- tai rajoittamispyynnöt. Microsoft tukee käyttäjäpyyntöjä, kuten tietojen vienti- tai poistopyyntöjä.

Lisätietoja on artikkelissa GDPR-vaatimustenmukaisuus. 

Tietosuoja Teamsin ja verkon Viva Insights-sovelluksessa

Kun tietoja käsitellään Microsoft Viva Insights-sovelluksessa, Microsoft suojaa työntekijöiden yksityisyyttä ja noudattaa täysin paikallisia säännöksiä, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Viva Insights suojaa yksityisyyttä seuraavilla tavoilla:

• Henkilökohtainen ja yksityinen – Sisältö oivalluksistasi on henkilökohtaista, yksityistä, vain sinun käytettävissäsi. Kukaan muu organisaatiossasi ei voi käyttää sitä.

• Kaikkien tiedot pidetään yksityisinä – Viva Insights ei sisällä uusia henkilökohtaisia tietoja muista organisaatiosi henkilöistä. Tiedot ja toiminnot perustuvat tietoihin, jotka sinä ja organisaatiosi olette luoneet vain tavallisen työpäiväsi aikana. Tiedot perustuvat tietoihin, joihin sinulla on jo käyttöoikeus, mutta joita ei voi nopeasti koostaa ilman apua.

• Postilaatikon suojaus – Viva Insights käyttää Exchange Online sähköposti- ja kalenteritietoja ja -prosesseja ja tallentaa kaikki tiedot tai toiminnot Exchange Online postilaatikkoosi, joten Exchange on sisäänrakennettu ja pakotettu tietoturvaan.

• GDPR-yhteensopiva – Microsoft noudattaa GDPR:ää tarjotessaan merkityksellisiä tietoja ja toimintoja sovelluksessa.