Adatvédelmi útmutató a Személyes elemzésekhez

A főbb pontok összefoglalása 

• A Viva Insights személyes megállapításai nem alkalmasak kiértékelésre, nyomon követésre, automatizált döntéshozatalra, profilkészítésre vagy monitorozásra. Viva Insights a Microsoft Teams Viva Insights alkalmazásával és a weben, az Insights Outlook bővítményével, a Viva összefoglaló e-mailekkel, tájékoztató e-mailekkel és beágyazott javaslatokkal szolgál az Outlookban. A Viva Insights személyes elemzéseinek nincs olyan mechanizmusa vagy lehetősége, amely lehetővé teszi, hogy ön kivételével bárki hozzáférhessen az ezeken a felületeken megjelenő személyre szabott információkhoz, kivéve, ha szándékosan és egymástól függetlenül osztja meg őket. A Viva Insights által biztosított személyes elemzési adatok nem használhatók fel automatizált döntéshozatalhoz vagy profilkészítéshez.

• A Viva Insights személyes elemzései nem biztosítanak hozzáférést az alkalmazottaknak más munkatársak személyazonosításra alkalmas adataihoz. Viva Insights az adatokat személyes elemzésekké alakítja úgy, hogy számításokat végez az ön által létrehozott információkról, csak a munkanapról. A Viva Insights személyes elemzéseiben látható adatok többsége egyszerűen olyan információk összesítése, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, de nem lenne képes gyors számításokat végezni támogatás nélkül.

• Az Viva Insights adatok személyes elemzései az alkalmazott Exchange Online postaládájában lesznek feldolgozva és tárolva. Viva Insights ezekből a forrásokból származó adatokat dolgozza fel személyes elemzésekhez: Exchange Online e-mail- és naptáradatokat, csevegési és hívási jeleket Skype Vállalati verzió és a Teamsből. Viva Insights ezeket az adatokat az egyes alkalmazottak Exchange Online postaládájában tárolja és dolgozza fel.

• A Viva Insights személyes elemzései támogatják az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) megfelelőségét. A Microsoft személyes elemzéseket tervezett Viva Insights, hogy támogassa a szervezet GDPR-követelményeinek betartását.

Fő alapelvek 

• Viva Insights felhasználóként csak Ön láthatja a saját adatait.

• Az adatokat a rendszer a Exchange Online postaládájában tárolja és számítja ki.

• Bármikor engedélyezheti és letilthatja a elemet.

• A Viva Insights személyes elemzései nem jelenítik meg a munkatársak személyazonosításra alkalmas adatait azon túl, amit az Outlookban és a Teamsben már láthat.

Hol tekinthet meg személyes megállapításokat? 

Személyes megállapítások a Viva Insights: 

• Viva Insights a Teamsben és a weben 

• Viva Insights az Outlookban 

• Tájékoztató e-mailek az Outlookban

• E-mailek kivonatolása az Outlookban

• Beágyazott javaslatok az Outlookban 

Adattípusok 

Viva Insights a következő típusú adatokkal biztosít személyes elemzéseket. 

• Postaládaadatok – a Microsoft 365-tel létrehozott Email, naptár, csevegés és hívástevékenység, például egy adott személynek vagy csoportnak küldött értekezleteken vagy e-mailekben töltött idő.

• Növekményes adatok – Azok az adatok, amelyek egyébként nem lennének elérhetők, de összesített formában jelennek meg, az egyéni adatvédelem érdekében.

Email olvasási arányok 

Viva Insights nyomon követi, hogy hány címzett nyitott meg egy e-mailt (az Outlook bővítményben) öt vagy több személynek küldött e-mailhez. 

Az adatvédelem megőrzése érdekében Viva Insights nem követi nyomon az ötnél kevesebb személynek küldött üzenetek olvasási arányát. Viva Insights nem jeleníti meg a "0 százalék" vagy a "100 százalék" olvasási arányt sem, mivel ez lehetővé tenné, hogy az emberek végleges következtetéseket vonhassanak le az egyes munkatársak tevékenységéről. Ehelyett az olvasási arány ezekben az esetekben olyan tartományként jelenik meg, amely magában foglal egy küszöbértéket, amely az e-mail címzettjeinek számától függ. 

Ez a metrika a Exchange Online "olvasás" jelzője alapján lesz kiszámítva. Egyes személyeknél az üzenetek "olvasottként" jelennek meg, amikor megnyit egy üzenetet az Outlook előnézeti ablaktábláján. Mások számára előfordulhat, hogy duplán kell kattintania az üzenet megnyitásához, hogy "olvasottként" jelölje meg. 

Ezt a beállítást az Outlook beállításaiban szabályozhatja. Ha meg szeretné jeleníteni ezeket a jeleket a feladó postaládájában, a rendszer átmásolja az "olvasás" jelzőt a Microsoft 365-környezetbe, majd kézbesíti a feladó postaládájába. 

GDPR-megfelelőség 

A teljes Microsoft 365-csomaghoz hasonlóan a Viva Insights is segít a GDPR-követelmények betartásának támogatásában. A Viva Insights például a következőket támogatja: 

• Személyes adatok védelme és védelme. Mivel az Viva Insights összes személyes elemzési adata a Exchange Online postaládájában van tárolva, Viva Insights teljesíti ezt a biztonsági kötelezettséget, mivel Exchange Online is teljesíti a kötelezettséget.

• Személyes adatok exportálására, törlésére vagy feldolgozásának korlátozására vonatkozó kérések. A Microsoft támogatja a felhasználói kéréseket, például az adatok exportálására vagy törlésére irányuló kéréseket.

További információ: GDPR-megfelelőség. 

Adatvédelem a Viva Insights alkalmazásban a Teamsben és a weben

Amikor az adatokat az Microsoft Viva Insights alkalmazásban dolgozzák fel, a Microsoft védi az alkalmazottak adatvédelmét, és teljes mértékben megfelel a helyi előírásoknak, például az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR). Viva Insights a következő módokon védi az adatvédelmet:

• Személyes és privát – Az elemzésekben szereplő tartalom személyes, privát, csak Ön számára érhető el. A szervezeten belül senki más nem férhet hozzá.

• Mindenki adatai privátok maradnak – Viva Insights nem tartalmaz új, személyazonosításra alkalmas adatokat a szervezeten belül bárki másról. Az elemzések és műveletek az Ön és a szervezete által létrehozott információkon alapulnak, csupán a szokásos munkanapon. Az elemzések olyan információkon alapulnak, amelyekhez már rendelkezik hozzáféréssel, de segítség nélkül nem lehet gyorsan összesíteni őket.

• Postaláda-biztonság – Viva Insights Exchange Online e-mail- és naptáradatokat és -folyamatokat használ, és minden megállapítást vagy műveletet tárol a Exchange Online postaládájában, így az Exchange építi be és érvényesíti az adatbiztonságot.

• GDPR-megfelelőség – A Microsoft betartja a GDPR-t, amikor megállapításokat és műveleteket biztosít az alkalmazásban.