Veiledning for personvern for personlig innsikt

Sammendrag av viktige punkter 

• Personlig innsikt i Viva Insights er ikke utformet for å muliggjøre evaluering, sporing, automatisert beslutningstaking, profilering eller overvåking. Viva Insights gir deg personlig innsikt gjennom Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på nettet, Insights Outlook-tillegget, Viva-sammendrags-e-postmeldinger, Briefing-e-postmeldinger og innebygde forslag i Outlook. Personlig innsikt i Viva Insights har ingen mekanisme eller alternativer som gjør det mulig for andre enn deg å få tilgang til den personlige informasjonen som vises gjennom disse overflatene, med mindre du med hensikt og uavhengig deler den. Personlige innsiktsdata levert av Viva Insights kan ikke brukes til automatisert beslutningstaking eller profilering.

• Personlig innsikt i Viva Insights gir ikke ansatte tilgang til ny personlig identifiserbar informasjon om andre kolleger. Viva Insights konverterer data til personlig innsikt ved å utføre beregninger av informasjon som du genererer bare ved å gå om arbeidsdagen. De fleste dataene du ser i personlig innsikt fra Viva Insights er ganske enkelt en aggregering av informasjon som du allerede har tilgang til, men som du ikke raskt kan utføre beregninger på uten støtte.

• Personlig innsikt i Viva Insights data behandles og lagres i den ansattes Exchange Online postboks. Viva Insights behandler data fra disse kildene for personlig innsikt: Exchange Online e-post- og kalenderdata, chat- og anropssignaler fra Skype for Business og fra Teams. Viva Insights lagrer og behandler disse dataene i hver ansatts Exchange Online postboks.

• Personlig innsikt i Viva Insights støtter forskriftssamsvar (GDPR). Microsoft har utformet personlig innsikt i Viva Insights for å støtte organisasjonens behov for å følge GDPR-kravene.

Viktige prinsipper 

• Som en Viva Insights bruker kan bare du se dine egne data.

• Dataene lagres og beregnes i Exchange Online-postboksen.

• Du kan melde deg på og melde deg ut når som helst.

• Personlig innsikt i Viva Insights viser deg ingen personlig identifiserbar informasjon om kolleger utover det du allerede kan se i Outlook og Teams.

Her kan du se personlig innsikt 

Personlig innsikt i Viva Insights: 

• Viva Insights i Teams og på nettet 

• Viva Insights i Outlook 

• Briefing av e-postmeldinger i Outlook

• Sammendrag av e-postmeldinger i Outlook

• Innebygde forslag i Outlook 

Datatyper 

Viva Insights gir personlig innsikt med følgende typer data. 

• Postboksdata – e-post, kalender, chat og samtaleaktivitet som du genererer ved hjelp av Microsoft 365, for eksempel tiden du bruker i møter eller e-postmeldinger som du sender til en bestemt person eller gruppe.

• Trinnvise data – data som ellers ville vært utilgjengelige for deg, men som presenteres i et aggregert skjema utformet for å beskytte personvernet.

Lesefrekvenser for e-post 

Viva Insights sporer prosentandelen av mottakere som åpnet en e-postmelding (i Outlook-tillegget) for e-post som du har sendt til fem eller flere personer. 

For å bevare personvernet sporer Viva Insights ikke lesefrekvenser for meldinger som sendes til færre enn fem personer. Viva Insights viser heller ikke lesefrekvenser på «0 prosent» eller «100 prosent», da det ville tillate folk å gjøre endelige konklusjoner om individuelle kollegahandlinger. I stedet vises lesefrekvensen i disse tilfellene som et område som omfatter en terskelverdi som avhenger av antall mottakere av e-postmeldingen. 

Denne måleverdien beregnes basert på «lest»-flagget i Exchange Online. For enkelte personer flagges meldinger som «lest» når du åpner en melding i forhåndsvisningsruten i Outlook. For andre kan det hende du må dobbeltklikke for å åpne meldingen for å merke den som «lest». 

Du kan kontrollere denne innstillingen i Outlook-innstillingene. Hvis du vil vise disse signalene i avsenderens postboks, kopieres «les»-flagget i Microsoft 365-miljøet og leveres deretter til avsenderens postboks. 

GDPR-samsvar 

Som tilfellet er med den fullstendige Microsoft 365-pakken, bidrar Viva Insights til å støtte overholdelse av GDPR-krav. Viva Insights støtter for eksempel følgende: 

• Sikre og beskytte personopplysninger. Fordi alle personlige innsiktsdata i Viva Insights lagres i Exchange Online-postboksen, oppfyller Viva Insights denne sikkerhetsforpliktelsen i kraft av Exchange Online også oppfyller forpliktelsen.

• Forespørsler om å eksportere, slette eller begrense behandling av personopplysninger. Microsoft støtter brukerforespørsler, for eksempel forespørsler om eksport av eller sletting av data.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se GDPR-samsvar. 

Personvern i Viva Insights-appen i Teams og på nettet

Når data behandles i Microsoft Viva Insights-appen, beskytter Microsoft de ansattes personvern og overholder de lokale forskriftene fullt ut, for eksempel GDPR (General Data Protection Regulation). Viva Insights beskytter personvernet på følgende måter:

• Personlig og privat – innhold i innsikten din er personlig, privat, bare tilgjengelig for deg. Ingen andre i organisasjonen har tilgang til den.

• Alles data holdes private – Viva Insights inneholder ikke ny personlig identifiserbar informasjon om andre i organisasjonen. Innsikten og handlingene er basert på informasjon som genereres av deg og organisasjonen din, bare ved å gå rundt den vanlige arbeidsdagen. Innsiktene dine er basert på informasjon som du allerede har tilgang til, men som ikke raskt kan aggregere uten hjelp.

• Postbokssikkerhet – Viva Insights bruker Exchange Online e-post- og kalenderdata og prosesser, og lagrer all innsikt eller handlinger i Exchange Online-postboksen, slik at datasikkerhet bygges inn og håndheves av Exchange.

• GDPR-samsvar – Microsoft overholder GDPR når de gir innsikt og handlinger i appen.