Príručka o ochrane osobných údajov pre osobné prehľady

Súhrn kľúčových bodov 

• Osobné prehľady v Viva Insights nie sú navrhnuté tak, aby umožňovali hodnotenie, sledovanie, automatizované rozhodovanie, profilovanie ani monitorovanie. Viva Insights poskytuje osobné prehľady prostredníctvom aplikácie Viva Insights v aplikácii Microsoft Teams a na webe, doplnok Insights Outlook, e-maily prehľadu Viva, e-maily brífingu a vnorené návrhy v Outlooku. Osobné prehľady v Viva Insights neobsahujú mechanizmus ani možnosť, ktorá by umožňovala prístup k prispôsobeným informáciám, ktoré sa zobrazujú v týchto priestoroch, pokiaľ ich nezdieľate zámerne a nezávisle. Osobné údaje prehľadov poskytované Viva Insights nemožno použiť na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

• Osobné prehľady v Viva Insights neposkytujú zamestnancom prístup k novým osobným údajom o iných spolupracovníkov. Viva Insights skonvertuje údaje na osobné prehľady tým, že vykonáva výpočty s informáciami, ktoré vygenerujete, len tak, že prejdete na pracovný deň. Väčšina údajov, ktoré vidíte v osobných prehľadoch z Viva Insights je jednoducho agregácia informácií, ku ktorým už máte prístup, ale že bez určitej podpory nebudete môcť rýchlo vykonávať výpočty.

• Osobné prehľady v Viva Insights údajoch sa spracúvajú a ukladajú v poštovej schránke Exchange Online zamestnanca. Viva Insights spracúva údaje z týchto zdrojov na získanie osobných prehľadov: Exchange Online e-maily a údaje kalendára, chatovanie a signály hovorov z Skype for Business a z aplikácie Teams. Viva Insights ukladá a spracúva tieto údaje v poštovej schránke každého zamestnanca Exchange Online.

• Osobné prehľady v Viva Insights podporujú dodržiavanie všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR). Spoločnosť Microsoft navrhla osobné prehľady v Viva Insights na podporu potrieb vašej organizácie dodržiavať požiadavky nariadenia GDPR.

Kľúčové princípy 

• Ako používateľ Viva Insights vidíte svoje vlastné údaje len vy.

• Údaje sa ukladajú a vypočítajú v poštovej schránke Exchange Online.

• Kedykoľvek sa môžete prihlásiť a odhlásiť sa.

• Osobné prehľady v službe Viva Insights vám nezobrazujú žiadne osobné informácie o spolupracovníkov nad rámec toho, čo už môžete vidieť v Outlooku a teams.

Kde zobraziť osobné prehľady 

Osobné prehľady v Viva Insights: 

• Viva Insights v aplikácii Teams a na webe 

• Viva Insights v Outlooku 

• E-maily s brífingom v Outlooku

• Súhrn e-mailov v Outlooku

• Vnorené návrhy v Outlooku 

Typy údajov 

Viva Insights poskytuje osobné prehľady s nasledujúcimi typmi údajov. 

• Údaje poštovej schránky – e-mail, kalendár, chat a aktivita hovorov, ktoré generujete pomocou služby Microsoft 365, ako je napríklad čas strávený na schôdzach alebo e-mailoch, ktoré odošlete konkrétnej osobe alebo skupine.

• Prírastkové údaje – údaje, ktoré by inak pre vás boli nedostupné, ale sú prezentované v agregovanom formulári určenom na ochranu osobných údajov.

Rýchlosti čítania e-mailov 

Viva Insights sleduje percento príjemcov, ktorí otvorili e-mailovú správu (v doplnku Outlooku) pre e-mail, ktorý ste odoslali piatim alebo viacerým ľuďom. 

Aby sa zachovala ochrana osobných údajov, Viva Insights nesleduje mieru čítania správ odoslaných menej ako piatim ľuďom. Viva Insights tiež nezobrazuje čítať sadzby "0 percent" alebo "100 percent", pretože by to umožnilo ľuďom, aby konečné závery o jednotlivých spolupracovníkov akcie. Namiesto toho sa miera čítania v týchto prípadoch zobrazí ako rozsah, ktorý zahŕňa prahovú hodnotu, ktorá závisí od počtu príjemcov e-mailu. 

Táto metrika sa vypočíta na základe príznaku "čítať" v Exchange Online. Niektorým ľuďom sa správy pri otvorení správy na table ukážky Outlooku označia príznakom "prečítané". Ostatným používateľom môže byť potrebné dvojitým kliknutím správu otvoriť a označiť ju ako prečítanú. 

Toto nastavenie môžete ovládať v nastaveniach Outlooku. Ak chcete tieto signály zobraziť v poštovej schránke odosielateľa, príznak prečítané sa skopíruje v prostredí služby Microsoft 365 a potom sa doručí do poštovej schránky odosielateľa. 

Súlad s nariadením GDPR 

Rovnako ako v prípade celého balíka Služby Microsoft 365, Viva Insights pomáha pri dodržiavaní požiadaviek GDPR. Napríklad Viva Insights podporuje nasledovné: 

• Zabezpečte a chráňte osobné údaje. Keďže všetky údaje osobných prehľadov v Viva Insights sú uložené vo vašej poštovej schránke Exchange Online, Viva Insights spĺňa túto bezpečnostnú povinnosť z dôvodu Exchange Online aj splnenia tejto povinnosti.

• Žiadosti o export, odstránenie alebo obmedzenie spracovania osobných údajov. Spoločnosť Microsoft podporuje žiadosti používateľov, ako sú napríklad žiadosti o export alebo odstránenie údajov.

Ďalšie informácie nájdete v súlade s nariadením GDPR. 

Ochrana osobných údajov v aplikácii Viva Insights v aplikácii Teams a na webe

Keď sa údaje spracúvajú v aplikácii Microsoft Viva Insights, spoločnosť Microsoft chráni súkromie zamestnancov a plne dodržiava miestne predpisy, ako je napríklad Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). Viva Insights chráni súkromie nasledujúcimi spôsobmi:

• Osobné a súkromné – obsah v prehľadoch je osobný, súkromný, k dispozícii len pre vás. Nikto iný vo vašej organizácii k nemu nemá prístup.

• Údaje každého používateľa sú súkromné – Viva Insights neobsahujú žiadne nové osobné údaje o nikom inom vo vašej organizácii. Prehľady a akcie sú založené na informáciách, ktoré ste vy a vaša organizácia vygenerovali, len tak, že prejdete na bežný pracovný deň. Vaše prehľady sú založené na informáciách, ku ktorým už máte prístup, ale nemôžete ich rýchlo agregovať bez pomoci.

• Zabezpečenie poštovej schránky – Viva Insights používa Exchange Online údaje a procesy e-mailu a kalendára a ukladá všetky prehľady alebo akcie do poštovej schránky Exchange Online, takže exchange vytvára a vynucuje zabezpečenie údajov.

• Súlad s GDPR – spoločnosť Microsoft pri poskytovaní prehľadov a akcií v aplikácii dodržiava GDPR.