Sekretessguide för Personliga insikter

Sammanfattning av viktiga punkter 

• Personliga insikter i Viva Insights är inte utformade för att möjliggöra utvärdering, spårning, automatiserat beslutsfattande, profilering eller övervakning. Viva Insights ger dig personliga insikter via Viva Insights-appen i Microsoft Teams och på webben, Outlook-tillägget Insikter, Viva-sammanfattningsmeddelanden, informationsmeddelanden och infogade förslag i Outlook. Personliga insikter i Viva Insights har ingen mekanism eller något alternativ som gör att vem som helst utom du kan komma åt personlig information som visas via dessa ytor, såvida du inte avsiktligt och oberoende delar den. Personliga insikter som tillhandahålls av Viva Insights kan inte användas för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.

• Personliga insikter i Viva Insights ger inte anställda tillgång till ny personligt identifierbar information om andra medarbetare. Viva Insights konverterar data till personliga insikter genom att göra beräkningar på information som du genererar bara genom att gå om din arbetsdag. De flesta data som du ser i personliga insikter från Viva Insights är helt enkelt en aggregering av information som du redan har åtkomst till, men att du inte skulle kunna utföra beräkningar snabbt utan stöd.

• Personliga insikter i Viva Insights data bearbetas och lagras i den anställdas Exchange Online postlåda. Viva Insights bearbetar data från dessa källor för personlig information: Exchange Online e-post- och kalenderdata, chatt- och samtalssignaler från Skype för företag och från Teams. Viva Insights lagrar och bearbetar dessa data i varje anställds Exchange Online postlåda.

• Personliga insikter i Viva Insights stöder gdpr-efterlevnad (General Data Protection Regulation). Microsoft har utformat personliga insikter i Viva Insights för att stödja organisationens behov av att följa GDPR-kraven.

Viktiga principer 

• Som Viva Insights användare är det bara du som kan se dina egna data.

• Dina data lagras och beräknas i din Exchange Online postlåda.

• Du kan när som helst registrera dig och avregistrera dig.

• Personliga insikter i Viva Insights visar ingen personligt identifierbar information om medarbetare utöver vad du redan kan se i Outlook och Teams.

Var du kan se personliga insikter 

Personliga insikter i Viva Insights: 

• Viva Insights i Teams och på webben 

• Viva Insights i Outlook 

• Briefing-e-postmeddelanden i Outlook

• Sammanfattning av e-postmeddelanden i Outlook

• Infogade förslag i Outlook 

Datatyper 

Viva Insights ger personliga insikter med följande typer av data. 

• Postlådedata – Email, kalender, chatt och samtalsaktivitet som du genererar med Hjälp av Microsoft 365, till exempel tid som du tillbringar i möten eller e-postmeddelanden som du skickar till en viss person eller grupp.

• Stegvisa data – Data som annars skulle vara otillgängliga för dig men som presenteras i en aggregerad form som är utformad för att skydda den personliga integriteten.

Email lässtatistik 

Viva Insights spårar procentandelen mottagare som har öppnat ett e-postmeddelande (i Outlook-tillägget) för e-post som du har skickat till fem eller fler personer. 

För att bevara sekretessen spårar Viva Insights inte lässtatistik för meddelanden som skickas till färre än fem personer. Viva Insights visar inte heller lässtatistik på "0 procent" eller "100 procent", eftersom det skulle göra det möjligt för människor att göra definitiva slutsatser om enskilda medarbetares åtgärder. Läshastigheten i dessa fall visas i stället som ett intervall som omfattar ett tröskelvärde som är beroende av antalet mottagare av e-postmeddelandet. 

Det här måttet beräknas baserat på flaggan "läst" i Exchange Online. För vissa personer flaggas meddelanden som "lästa" när du öppnar ett meddelande i förhandsgranskningsfönstret i Outlook. För andra kan du behöva dubbelklicka för att öppna meddelandet för att markera det som "läst". 

Du kan styra den här inställningen i Outlook-inställningarna. För att visa dessa signaler i avsändarens postlåda kopieras flaggan "läsa" i Microsoft 365-miljön och levereras sedan till avsändarens postlåda. 

GDPR-efterlevnad 

Som med hela Microsoft 365-sviten hjälper Viva Insights till att stödja efterlevnaden av GDPR-kraven. Viva Insights har till exempel stöd för följande: 

• Skydda personuppgifter. Eftersom alla personliga insikter i Viva Insights lagras i din Exchange Online postlåda uppfyller Viva Insights denna säkerhetsskyldighet på grund av Exchange Online också uppfyller skyldigheten.

• Begäranden om att exportera, ta bort eller begränsa bearbetningen av personuppgifter. Microsoft stöder användarförfrågningar, till exempel begäranden om export eller borttagning av data.

Mer information finns i GDPR-efterlevnad. 

Sekretess i appen Viva Insights i Teams och på webben

När data bearbetas i Microsoft Viva Insights-appen skyddar Microsoft anställdas integritet och följer helt lokala bestämmelser, till exempel GDPR (General Data Protection Regulation). Viva Insights skyddar integriteten på följande sätt:

• Personligt och privat – Innehållet i dina insikter är personligt, privat, endast tillgängligt för dig. Ingen annan i organisationen kan komma åt den.

• Allas data hålls privata – Viva Insights innehåller ingen ny personligt identifierbar information om någon annan i organisationen. Insikterna och åtgärderna baseras på information som genererats av dig och din organisation bara genom att gå till din vanliga arbetsdag. Dina insikter baseras på information som du redan har åtkomst till men inte snabbt kan sammanställa utan hjälp.

• Postlådesäkerhet – Viva Insights använder Exchange Online e-post- och kalenderdata och processer och lagrar insikter eller åtgärder i din Exchange Online postlåda, så datasäkerhet är inbyggt och tillämpas av Exchange.

• GDPR-kompatibel – Microsoft följer GDPR när de tillhandahåller insikter och åtgärder i appen.