Hướng dẫn về quyền riêng tư cho Thông tin chi tiết cá nhân

Tóm tắt các điểm chính 

• Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights không được thiết kế để cho phép đánh giá, theo dõi, ra quyết định tự động, ghi hồ sơ hoặc giám sát. Viva Insights cung cấp cho bạn thông tin chuyên sâu cá nhân thông qua ứng dụng Viva Insights trong Microsoft Teams và trên web, phần bổ trợ Outlook thông tin chuyên sâu, email Viva digest, email Tóm tắt và đề xuất tại chỗ trong Outlook. Thông tin chuyên sâu cá nhân trong Viva Insights không có cơ chế hoặc tùy chọn nào cho phép bất kỳ ai ngoài bạn truy cập thông tin được cá nhân hóa được hiển thị thông qua các bề mặt này, trừ khi bạn chia sẻ thông tin đó một cách có chủ đích và độc lập. Dữ liệu thông tin chuyên sâu cá nhân do Viva Insights thể được sử dụng để đưa ra quyết định tự động hoặc để ghi hồ sơ.

• Thông tin chuyên sâu cá Viva Insights không cấp cho nhân viên quyền truy nhập vào thông tin nhận dạng cá nhân mới trên các đồng nghiệp khác. Viva Insights đổi dữ liệu thành thông tin chuyên sâu cá nhân bằng cách thực hiện tính toán trên thông tin mà bạn tạo ra chỉ bằng cách thực hiện trong ngày làm việc của mình. Hầu hết dữ liệu mà bạn nhìn thấy trong thông tin chuyên sâu cá nhân từ Viva Insights chỉ đơn giản là tổng hợp thông tin mà bạn đã có quyền truy nhập, nhưng bạn sẽ không thể nhanh chóng thực hiện tính toán mà không cần hỗ trợ.

• Thông tin chuyên sâu cá Viva Insights trong dữ liệu được xử lý và lưu trữ trong hộp thư Exchange Online của nhân viên. Viva Insights xử lý dữ liệu từ các nguồn này cho thông tin chuyên sâu cá nhân: Exchange Online liệu email và lịch, tín hiệu trò chuyện và cuộc gọi từ các Skype for Business và từ Teams. Viva Insights lưu trữ và xử lý dữ liệu này bên trong hộp thư Exchange Online nhân viên.

• Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights hỗ trợ tuân thủ Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR). Microsoft đã thiết kế thông tin chuyên sâu về cá Viva Insights để hỗ trợ nhu cầu của tổ chức bạn nhằm tuân thủ các yêu cầu của GDPR.

Các nguyên tắc chính 

• Là người dùng Viva Insights, chỉ bạn mới có thể xem dữ liệu của riêng mình.

• Dữ liệu của bạn được lưu trữ và tính toán trong hộp Exchange Online của bạn.

• Bạn có thể chọn tham gia và chọn không tham gia bất cứ lúc nào.

• Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights cho bạn biết không có thông tin nhận dạng cá nhân nào của các đồng nghiệp ngoài những gì bạn đã có thể nhìn thấy trong Outlook và Teams.

Nơi xem thông tin chuyên sâu cá nhân 

Thông tin chuyên sâu cá nhân Viva Insights: 

• Viva Insights trong Teams và trên web 

• Viva Insights trong Outlook 

• Tóm tắt email trong Outlook

• Tiêu hóa email trong Outlook

• Gợi ý cùng dòng trong Outlook 

Kiểu dữ liệu 

Viva Insights cung cấp thông tin chuyên sâu cá nhân với các loại dữ liệu sau đây. 

• Dữ liệu hộp thư - Email, lịch, trò chuyện và hoạt động cuộc gọi mà bạn tạo ra bằng Microsoft 365, chẳng hạn như thời gian bạn dành cho các cuộc họp hoặc email mà bạn gửi cho một người hoặc nhóm cụ thể.

• Dữ liệu gia tăng - Dữ liệu mà nếu không sẽ không khả dụng cho bạn nhưng được trình bày dưới dạng tổng hợp được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân.

Tỷ lệ đọc email 

Viva Insights theo dõi tỷ lệ phần trăm người nhận đã mở thư email (trong phần bổ trợ Outlook) cho email mà bạn đã gửi cho năm người trở lên. 

Để bảo vệ quyền riêng tư, Viva Insights không theo dõi tỷ lệ đọc thư được gửi đến dưới năm người. Viva Insights cũng không hiển thị tỷ lệ đọc "0 phần trăm" hoặc "100 phần trăm", vì điều đó sẽ cho phép mọi người để thực hiện kết luận dứt điểm về hành động cá nhân đồng nghiệp. Thay vào đó, tốc độ đọc trong những trường hợp này được hiển thị như một phạm vi bao gồm một giá trị ngưỡng phụ thuộc vào số lượng người nhận email. 

Chỉ số này được tính toán dựa trên cờ "đã đọc" trong Exchange Online. Đối với một số người, thư được gắn cờ là "đã đọc" khi bạn mở thư trong ngăn xem trước outlook. Đối với những người khác, bạn có thể cần bấm đúp để mở thư để đánh dấu thư là "đã đọc". 

Bạn có thể kiểm soát cài đặt này trong cài đặt Outlook của mình. Để hiển thị các tín hiệu này trong hộp thư của người gửi, cờ "đã đọc" được sao chép trong môi trường Microsoft 365, sau đó được chuyển đến hộp thư của người gửi. 

Tuân thủ GDPR 

Giống như với bộ Microsoft 365 đầy đủ, ứng dụng Viva Insights hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu CỦA GDPR. Ví dụ: ứng Viva Insights hỗ trợ các mục sau: 

• Bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Vì tất cả dữ liệu Thông tin chi tiết cá nhân trong Viva Insights được lưu trữ trong hộp thư Exchange Online của bạn nên Viva Insights đáp ứng nghĩa vụ bảo mật này do đạo đức của Exchange Online cũng đáp ứng nghĩa vụ.

• Yêu cầu xuất, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân. Microsoft hỗ trợ yêu cầu của người dùng, chẳng hạn như yêu cầu xuất hoặc xóa dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo mục Tuân thủ GDPR. 

Quyền riêng tư Viva Insights ứng dụng trong Teams và trên web

Khi dữ liệu được xử lý trong ứng dụng Microsoft Viva Insights, Microsoft sẽ bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên và hoàn toàn tuân thủ các quy định của địa phương, chẳng hạn như Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR). Viva Insights bảo vệ quyền riêng tư theo những cách sau:

• Cá nhân và riêng tư – Nội dung trong thông tin chuyên sâu của bạn có tính cá nhân, riêng tư, chỉ có sẵn cho bạn. Không ai khác trong tổ chức của bạn có thể truy nhập vào đó.

• Dữ liệu của mọi người được giữ riêng tư – Viva Insights không bao gồm bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân mới nào về bất kỳ người nào khác trong tổ chức của bạn. Thông tin chuyên sâu và hành động được dựa trên thông tin do bạn và tổ chức của bạn tạo ra chỉ bằng cách thực hiện ngày làm việc thường xuyên của bạn. Thông tin chuyên sâu của bạn dựa trên thông tin mà bạn đã có quyền truy nhập vào nhưng không thể nhanh chóng tổng hợp mà không cần trợ giúp.

• Bảo mật hộp thư – Viva Insights sử dụng Exchange Online liệu email và lịch cũng như quy trình cũng như lưu trữ mọi thông tin chuyên sâu hoặc hành động bên trong hộp thư Exchange Online của bạn, vì vậy, Exchange tích hợp và thực thi bảo mật dữ liệu.

• Tuân thủ GDPR – Microsoft tuân thủ GDPR khi cung cấp thông tin chuyên sâu và hành động trong ứng dụng.