3 způsoby, jak s Microsoft Teams a Microsoft 365 splnit nová hybridní očekávání

Před pěti lety jsme se vydali na vzrušující cestu s Microsoft Teams a vybudovali centrum pro spolupráci a týmovou práci. Videoschůzky nebyly na pracovištích obvyklé, ale od začátku bylo jasné, že kombinace asynchronní a synchronní spolupráce v jednom produktu představuje jedinečnou příležitost, jak změnit způsob práce, učení a komunikace s ostatními.

V souvislosti s tímto milníkem se chceme zastavit a poděkovat našim zákazníkům a partnerům, kteří nás inspirovali, abychom odvedli nejlepší práci. Jsme rádi, že tolik z vás, od nemocnic přes školy až po neziskové organizace a komerční podniky, využívá službu Teams k dosažení svých cílů.

V současné době se na Teams při hybridní práci spoléhá více než 270 milionů lidí. Podle nedávného průzkumu ředitelů IT provedeného společností Morgan Stanley používá Teams jako standardní řešení více než 50 % organizací.¹ S přechodem od práce na dálku k hybridní práci se počet aktivních zařízení Teams Rooms meziročně více než zdvojnásobil a Telefon v Teams má nyní téměř 80 milionů aktivních uživatelů. Teams podporuje všechny zaměstnance, od kancelářských zaměstnanců až po pracovníky prvního kontaktu. Ve skutečnosti se využívání Teams pracovníky prvního kontaktu meziročně zdvojnásobilo.

Naše práce zdaleka nekončí. Nadále nasloucháme, učíme se a inovujeme, abychom každé organizaci umožnili prosperovat v novém světě práce. Jak ukazují přehledy z dnešního vydání našeho Indexu pracovních trendů v roce 2022, je zřejmé, že způsoby práce a naše pracovní očekávání jsou výrazně odlišné než před pouhými dvěma lety a že se musí vyvíjet i naše řešení.

Dnes představujeme nové produktové inovace, které mají přispět k tomu, aby hybridní práce fungovala. Ať už jde o vytváření poutavějších prostředí pro schůzky, umožnění spolupráce s externími partnery či zákazníky nebo flexibilitu práce podle vlastních potřeb, tyto nové funkce a řešení reagují na nová očekávání lidí týkající se pracoviště.

Podívejme se na ně podrobněji.

1. Nové pojetí kanceláře

Po dvou letech hybridní práce a práce na dálku naše data ukazují, že kancelář je pro pracovníky i manažery stále důležitá. Vedoucí pracovníci firem však budou muset přehodnotit fyzické prostory i kulturní normy, aby se vyplatilo do kanceláře dojíždět. To znamená, že musí věnovat pozornost tomu, kdo, proč a kde se účastní osobních setkání, a zajistit, aby fyzické prostory byly navrženy tak, aby pomáhaly propojovat a motivovat hybridní týmy.

V našem průzkumu 38 % hybridních zaměstnanců uvedlo, že jejich největším problémem je vědět, kdy a proč mají přijít do kanceláře, zatímco pouze 28 % společností má týmové dohody o tom, kdo a odkud bude pracovat.  

Abychom vám pomohli koordinovat čas, který trávíte v kanceláři, s vaším týmem, aktualizujeme aplikaci Outlook tak, aby vám umožňovala potvrzovat schůzky a uvádět, jestli se plánujete připojit osobně, nebo virtuálně. Tyto nové možnosti potvrzování budou dostupné ve verzi Public Preview v Outlooku na webu ve druhém čtvrtletí roku 2022.

Těm, kdo se k hybridním schůzkám připojují z konferenční místnosti, to usnadňujeme a omezujeme rušení při osobní přítomnosti díky novým vylepšením prostředí doprovodného zařízení pro Teams Rooms. Když se dnes připojíte ke schůzce v Teams Rooms pomocí svého osobního zařízení, automaticky se vypne zvuk, aby se zabránilo zpětné vazbě. Brzy budete vyzýváni k zapnutí videa na notebooku, aby vás vzdálení účastníci dobře viděli bez ohledu na to, kde v místnosti se nacházíte. Aby to nebylo rušivé, bude vaše video skryté na přední obrazovce místnosti i v galerii lidí, kteří se připojují z doprovodných zařízení v místnosti. Tato vylepšení budou obecně dostupná ve druhém čtvrtletí roku 2022. Další informace najdete v našem blogu Tech Community o zlepšení prostředí pro hybridní práci s Microsoft Teams Rooms a zařízeními Teams.

Abychom překlenuli propast mezi digitálními a fyzickými pracovními prostory, zavádíme nové uspořádání schůzek v Teams Rooms označované jako přední řada. Je navrženo speciálně pro hybridní schůzky a zobrazuje videogalerii v úrovni očí ve spodní části obrazovky, takže lidé v zasedací místnosti můžou vidět vzdálené kolegy přirozeněji „tváří v tvář“ – podobně, jako kdyby se nacházeli ve stejném fyzickém prostoru. Obsah je umístěn ve středu obrazovky a je obklopen dalšími informacemi o schůzce a náladě účastníků včetně chatu, zvednutých rukou a živých reakcí. Přední řada je nyní k dispozici ve verzi Preview a rozšířené funkce budou následovat později v tomto roce. Získejte další informace o přední řadě v Teams.

Pracovali jsme na tom, abychom do zařízení Surface Hub 2S – plátna pro spolupráci a schůzky certifikovaného pro Microsoft Teams – přenesli nejnovější prostředí společnosti Microsoft vytvořené pro hybridní práci napříč službami Teams, Microsoft 365, Windows a Whiteboard. Vzdálení členové týmu mají nyní dynamické zobrazení interakcí v místnosti díky nové chytré kameře pro Microsoft Surface Hub 2 s podporou umělé inteligence. Technologie automatických rámců v zařízení dynamicky upravuje zobrazení místnosti a mění rámce, když někdo odejde, když přijde více lidí nebo když někdo pracuje s obsahem na displeji. Chytrá kamera pro Surface Hub 2 je nyní k dispozici. Další informace najdete v blogu o zařízeních.

Pro inkluzivní prostředí schůzek je zásadní být viděn a slyšen stejně jako možnost bezproblémové spolupráce. Nová řešení dotykových displejů pro Teams Rooms od společností Neat a Yealink jsou v procesu certifikace pro Teams Rooms v systému Android a budou k dispozici ve druhém čtvrtletí roku 2022. Tato zařízení kombinují zvuk, video, dotykový displej a výpočetní funkce v jedné jednotce – umožňují snadné nasazení a lepší spolupráci. Další informace najdete v našem blogu technické komunity.

2. Záleží na každé schůzce

Shromažďujeme biliony dat, abychom pochopili, jak se práce mění. Týdenní čas strávený na schůzkách se od března 2020 zvýšil o více než 250 procent. Současně se objevují flexibilnější modely spolupráce, protože zaměstnanci si upravují svůj pracovní den. Schůzky se zkracují a jsou častěji neplánované. Uživatelé při práci využívají asynchronní kanály, jako je chat.

Usilujeme o to, abychom umožňovali nové způsoby práce. Naším cílem je vytvářet inkluzivní a poutavá prostředí, zefektivnit schůzky a zajistit, aby všichni viděli dopad vaší práce, ať už jde o to umožnit prezentujícím ukázat to nejlepší nebo o asynchronní spolupráci v různých časových pásmech.

V září 2021 jsme oznámili cameo, powerpointové prostředí, které do prezentace integruje obraz z kamery v Teams a umožňuje přizpůsobit způsob a místo zobrazení vašeho videa. Nabízí také doporučení rozložení prostřednictvím Návrháře v aplikaci PowerPoint pro optimální zobrazení. Cameo bude obecně dostupné ve druhém čtvrtletí roku 2022.

Nedávno jsme vydali nahrávací studio, které umožňuje zaznamenávat prezentace v PowerPointu a poskytovat video na vyžádání. To umožňuje vašemu týmu obsah prohlížet podle potřeby. Nahrávací studio v PowerPointu je nyní obecně dostupné.

Dnes oznamujeme spojení camea a nahrávacího studia. Teď budete moct bezproblémově vytvářet a předvádět prezentace, pomocí camea rozhodovat o tom, jak a kde se má video na snímcích zobrazovat, a pak zaznamenávat svůj komentář k jakémukoli snímku pomocí nahrávacího studia. Když budete chtít své sdělení přednést, nasdílejte prezentaci pomocí funkce PowerPoint Live v Teams, ať už se schůzky účastníte, nebo ne. Kombinované prostředí camea a nahrávacího studia bude k dispozici ve druhém čtvrtletí roku 2022.

Není snadné být středem pozornosti. Obzvlášť náročné je přednášet působivé prezentace bez osobně přítomného publika. Funkce hlasový kouč v Microsoft Teams, která bude uvedena ve druhém čtvrtletí roku 2022, využívá umělou inteligenci k soukromému vedení vašeho tempa, upozorňuje vás, pokud někoho přerušujete, a připomíná vám, abyste se na něco zeptali publika.

Aby se neztratil účinek vašich slov, představujeme Jazykové tlumočení, které umožňuje živým tlumočníkům převádět slova řečníka do jiného jazyka téměř v reálném čase. Organizátor schůzky bude moct přiřadit tlumočníky ze seznamu účastníků a vybrat až 16 kombinací zdrojového a cílového jazyka, zatímco účastníci uslyší tlumočení s originálním zvukem přehrávaným s nižší hlasitostí na pozadí. Jazykové tlumočení bude obecně dostupné ve druhém čtvrtletí roku 2022. 

Schůzky často slouží jako prostor pro týmovou spolupráci, kde lidé přichází s nápady a řeší problémy. Aplikace Microsoft Whiteboard v Teams se vyvinula v užitečný pracovní prostor pro vizuální spolupráci, kde se scházejí skupiny k efektivnímu hybridnímu brainstormingu a učení. Nabízí bohatou sadu funkcí, které oživují vizuální spolupráci v Teams, včetně kurzorů pro spolupráci, více než 50 nových šablon, kontextových reakcí a možnosti otevírat stávající tabule a spolupracovat s externími kolegy v rámci schůzek v Teams. Tyto funkce budou obecně dostupné ve druhém čtvrtletí roku 2022.  

3. Snadno spolupracujte a komunikujte tak, jak vám to vyhovuje

Podle našich údajů více než 50 % hybridních pracovníků zvažuje, že v příštím roce přejde na práci pouze na dálku. S takovou poptávkou po větší flexibilitě a mobilitě je doba pevného stolního telefonu ve stálé kanceláři pryč.

Telefon v Teams ve spolupráci s nejinovativnějšími telekomunikačními operátory na světě, jako jsou BT, Rogers, Swisscom, Telia a Verizon, brzy nabídne skutečně mobilní prostředí prostřednictvím mobilního propojení s operátorem. Získáte tak jedno telefonní číslo do kanceláře i na mobil bez ohledu na to, v jaké síti jste nebo jaké zařízení používáte. Můžete také bez přerušení přesouvat hovory mezi sítěmi a zařízeními – například při přechodu z mobilní služby, když cestujete, do sítě Wi-Fi v kanceláři. Mobilní propojení s operátorem pro Telefon v Teams přejde do verze Preview příští čtvrtletí s vybranými partnerskými operátory. Další informace najdete v blogu mobilního propojení s operátorem.

Funkce Teams Connect je navržena pro bezproblémovou, bezpečnou a snadnou spolupráci napříč hranicemi organizací a umožňuje všem pracovat jako jeden velký tým a přitom zůstávat ve svém vlastním prostředí Teams. Koncem roku 2021 jsme oznámili sdílené kanály Teams Connect, které umožňují spolupráci s lidmi uvnitř organizace i mimo ni ze sdíleného pracovního prostoru. Například tým pracující na novém produktu bude moct sdílet kanál Teams s externím týmem návrhářů a vytvořit tak jeden společný pracovní prostor napříč organizacemi. Každý může komunikovat, naplánovat schůzku, sdílet soubory a spolupracovat na aplikacích, aniž by musel přepínat účty. Sdílené kanály pro Teams Connect přejdou do verze Preview na konci března 2022. Chcete-li se dozvědět více a sdílené kanály si vyzkoušet, přečtěte si blog o sdílených kanálech Microsoft Teams Connect.

Abychom mohli efektivně tvořit a spolupracovat, potřebujeme způsob, jak spojit distribuované informace, dokumenty a týmy. V lednu 2022 jsme v chatu Teams spustili součásti Loop, které umožňují novým způsobem společně přicházet s nápady, tvořit a rozhodovat. Dnes představujeme součásti Loop v poště v Outlooku. Nyní můžete brainstormovat, pracovat na úkolech a získávat nejnovější informace od týmu, aniž byste museli přepínat kontext nebo aplikace. Jednu součást můžete aktualizovat současně bez ohledu na to, jestli jste v Teams nebo Outlooku. Pokud chcete získat přístup k nejnovějším součástem Loop v Outlooku, zaregistrujte se do programu Office Insider.

Z našich dat také vyplývá, že pozitivní kultura je na prvním místě mezi věcmi, které si zaměstnanci přejí, aby jim firmy poskytovaly. Pak následují benefity pro duševní zdraví a osobní pohodu. Nový svět práce vyžaduje technologie, které oživí firemní kulturu – digitálně.  

Dnes představujeme knihovnu inspirace, novou funkci dostupnou ve verzi Preview prostřednictvím aplikace Viva Přehledy v Teams. Knihovna inspirace umožňuje transformovat poznatky do akcí díky přístupu ke kurátorovanému obsahu a osvědčeným postupům ze špičkových zdrojů, jako jsou Harvard Business Review a Thrive. Informace o produktivitě a osobní pohodě, které poskytuje aplikace Viva Přehledy, jsou rozšířeny o prémiový obsah zaměřený na zlepšování možností zaměstnanců a zvyšování jejich zapojení. Verzi Preview knihovny inspirace začneme zpřístupňovat uživatelům Microsoftu 365 v aplikaci Microsoft Viva Přehledy v Teams později v březnu 2022 a do konce dubna 2022 bude k dispozici celosvětově v 11 podporovaných jazycích. Připněte si aplikaci Viva Přehledy v Teams a zjistěte více o knihovně inspirace.

Společnou výzvou práce na dálku a hybridní práce je nakonec udržování sociálního kapitálu: sítě vztahů, která umožňuje lidem a organizacím prosperovat. Vytváření přátelství a vztahů může být v hybridním pracovním prostředí náročné, investujeme však do nástrojů, které vám pomůžou vyjadřovat se a bavit se při tom.

Nyní můžete do konverzace vnést ještě více své osobnosti díky novým emoji Fluent v Teams. Více než 1800 trojrozměrných emoji s živým a zábavným stylem dokáže vnést do zpráv výraz a hravost. Vyberte nějakou kategorii a pomocí výběru odstínu pleti si vyberte emoji, které vás lépe reprezentuje. Emoji Fluent jsou teď dostupné ve verzi Preview.

Výhled do budoucna

I když se toho v práci hodně změnilo, jedna věc se nemění – v centru pozornosti jsou lidé. Díky technologiím podporujícím lidi, jako je Microsoft Teams, můžeme zajistit, aby hybridní práce skutečně fungovala – spojením všech a všeho dohromady.

Rádi bychom znovu poděkovali našim zákazníkům a partnerům, kteří s námi šli celou cestu v uplynulých pěti letech. Chcete-li to s námi oslavit, podívejte se na nová vlastní pozadí v Teams a na náš výroční blog komunity, kde se dozvíte informace ze zákulisí vzniku Teams.

¹Weiss, K., Baer, J. a Huang, B. (2021, 5. října). Výstupy z průzkumu CIO – další upevnění vedoucí pozice. (p3). Morgan Stanley Research.