3 cara untuk memenuhi harapan hibrid baru dengan Microsoft Teams dan Microsoft 365

Lima tahun yang lalu, kami memulai perjalanan yang menarik bersama Microsoft Teams guna membangun hub untuk kolaborasi dan kerja tim. Rapat video bukanlah standar tempat kerja, tetapi jelas sejak awal bahwa kombinasi kolaborasi asinkron dan sinkron dalam satu produk menyajikan kesempatan unik untuk menata ulang cara kami bekerja, belajar, dan terhubung dengan orang lain.

Saat kami merenungkan pencapaian ini, kami ingin berhenti sejenak dan mengucapkan terima kasih kepada pelanggan dan mitra yang telah menginspirasi kami untuk melakukan yang terbaik. Kami merasa senang karena begitu banyak dari Anda menggunakan Teams untuk mencapai tujuan, mulai dari rumah sakit, sekolah, hingga nirlaba dan perusahaan komersial.

Terdapat lebih dari 270 juta orang yang saat ini mengandalkan Teams untuk kerja hibrid. Berdasarkan survei terbaru dari direktur informasi (CIO) Morgan Stanley, lebih dari 50 persen organisasi telah menstandarisasi Teams.¹ Dengan peralihan dari kerja jarak jauh menjadi kerja hibrid, perangkat Ruangan Teams aktif meningkat lebih dari dua kali lipat dari tahun ke tahun, dan kini Telepon Teams memiliki hampir 80 juta pengguna aktif. Teams mendukung setiap karyawan, mulai dari perkantoran hingga pekerja garis depan. Bahkan, penggunaan Teams oleh pekerja garis depan telah meningkat dua kali lipat dari tahun ke tahun.

Namun, pekerjaan kami masih belum selesai. Kami terus mendengarkan, mempelajari, dan berinovasi untuk mendukung setiap organisasi agar mampu berkembang di dunia kerja baru. Dengan wawasan dari perilisan Indeks Tren Kerja 2022 kami hari ini, cara kami bekerja dan harapan yang kami miliki dari pekerjaan sangat berbeda dari dua tahun lalu, dan solusi kami perlu dikembangkan.

Hari ini, kami mengumumkan inovasi produk terbaru yang dirancang untuk membantu mewujudkan kerja hibrid. Fitur dan solusi baru ini menjawab harapan para karyawan di tempat kerja, baik untuk menciptakan pengalaman rapat yang lebih menarik, mendukung kolaborasi dengan mitra atau pelanggan eksternal, maupun memberikan fleksibilitas untuk bekerja sesuai kebutuhan Anda.

Mari kita bahas lebih lanjut.

1. Menata ulang pengalaman kantor

Data kami menunjukkan bahwa kantor masih memiliki peran penting bagi pekerja dan manajer, meskipun telah melakukan kerja hibrid dan kerja jarak jauh selama dua tahun. Namun, pimpinan bisnis perlu mempertimbangkan ruang fisik dan norma budaya agar waktu untuk bekerja di kantor tidak terbuang percuma di perjalanan. Hal ini berarti perlu merencanakan peserta, alasan, dan tempat pertemuan langsung diselenggarakan serta memastikan ruang fisik dirancang untuk membantu tim hibrid merasa terhubung dan terlibat.

Survei kami menunjukkan bahwa tantangan terbesar bagi 38 persen karyawan hibrid adalah mengetahui kapan dan mengapa mereka harus datang ke kantor, sementara hanya 28 persen perusahaan yang telah menentukan jadwal dan tempat karyawan mereka bekerja.  

Untuk membantu mengoordinasikan jadwal kerja di kantor dengan tim, kami memperbarui Outlook untuk memungkinkan Anda mengonfirmasi kehadiran rapat dan mencatat apakah Anda akan bergabung secara langsung atau virtual. Opsi RSVP baru ini akan tersedia dalam pratinjau umum di Outlook di web pada kuartal kedua 2022.

Kami menyempurnakan pengalaman perangkat mitra Ruangan Teams untuk mengurangi gangguan dan mempermudah kehadiran karyawan yang bergabung dalam rapat hibrid secara langsung di ruang konferensi. Saat ini, audio akan secara otomatis dinonaktifkan untuk menghindari umpan balik ketika Anda bergabung dalam rapat di Ruangan Teams menggunakan perangkat pribadi. Anda juga akan segera diminta untuk mengaktifkan video laptop agar dapat dilihat dengan jelas oleh peserta jarak jauh di mana pun posisi Anda. Untuk menghindari gangguan, video Anda tidak akan dimunculkan di layar depan serta di galeri peserta yang bergabung dari perangkat mitra di dalam ruangan. Peningkatan ini akan tersedia secara umum pada kuartal kedua 2022. Pelajari selengkapnya di blog Komunitas Teknologi kami Meningkatkan pengalaman hibrid dengan Ruang Microsoft Teams dan perangkat Teams.

Kami memperkenalkan tata letak rapat baru di Ruangan Teams yang disebut dengan baris depan guna menutup kesenjangan antara ruang kerja digital dan fisik. Fitur ini dirancang secara khusus untuk rapat hibrid dan menghadirkan galeri video setinggi mata di bagian bawah layar sehingga peserta di ruang rapat dapat melihat rekan kerja jarak jauh dalam interaksi tatap muka yang lebih alami, seolah-olah mereka hadir secara langsung. Konten dipusatkan di layar serta dilengkapi informasi rapat tambahan dan sentimen peserta, termasuk obrolan, mengangkat tangan, serta reaksi langsung. Baris depan kini tersedia dalam pratinjau, dengan fitur yang disempurnakan akan hadir akhir tahun ini. Pelajari selengkapnya tentang baris depan di Teams.

Kami telah berupaya menghadirkan pengalaman Microsoft terbaru yang dirancang khusus untuk kerja hibrid di seluruh Teams, Microsoft 365, Windows, dan Whiteboard ke Surface Hub 2S, sebuah kanvas kolaboratif dan perangkat rapat yang disertifikasi untuk Microsoft Teams. Anggota tim jarak jauh kini memiliki tampilan dinamis interaksi dalam ruang, berkat Kamera Cerdas Microsoft Surface Hub 2 baru yang didukung AI. Teknologi pembingkaian otomatis bawaan secara dinamis menyesuaikan tampilan ruangan, membingkai ulang saat seseorang keluar, saat lebih banyak orang yang masuk, atau ketika seseorang berinteraksi dengan konten di layar. Kamera Cerdas Surface Hub 2 kini telah tersedia. Pelajari selengkapnya di blog Perangkat kami.

Diperhatikan dan didengar sangatlah penting bagi lingkungan rapat yang inklusif karena dapat melancarkan kolaborasi. Solusi tampilan baru yang mendukung sentuhan untuk Ruangan Teams dari Neat dan Yealink sedang dalam proses sertifikasi Ruangan Teams di Android dan akan tersedia pada kuartal kedua tahun 2022. Perangkat ini menggabungkan audio, video, layar sentuh, dan komputasi dalam satu unit sehingga memudahkan penyebaran dan menyempurnakan pengalaman kolaborasi. Pelajari selengkapnya di blog Komunitas Teknologi kami.

2. Menyempurnakan semua rapat

Kami mempelajari perubahan dunia kerja dengan mengumpulkan triliunan poin data. Waktu yang dihabiskan untuk rapat dalam seminggu meningkat lebih dari 250 persen sejak Maret 2020. Pada saat yang sama, pola kolaborasi yang lebih fleksibel mulai muncul karena karyawan menyesuaikan aktivitas mereka. Rapat menjadi lebih singkat dan lebih bermakna. Pengguna beralih ke saluran asinkron seperti obrolan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Kami berkomitmen untuk menemukan cara baru dalam bekerja. Baik mendukung penyaji menjadi yang terbaik, atau mendukung kolaborasi asinkron di berbagai zona waktu, tujuan kami adalah menciptakan pengalaman yang inklusif dan menarik, membuat rapat lebih efisien, dan memastikan semua orang merasakan manfaat pekerjaan Anda.

Pada bulan September 2021, kami mengumumkan kameo, pengalaman PowerPoint yang mengintegrasikan umpan kamera Teams Anda dengan baik ke dalam presentasi, memungkinkan penyesuaian cara dan tempat Anda ingin terlihat di slide. Melalui Desainer di PowerPoint, aplikasi ini juga menawarkan rekomendasi tata letak untuk tampilan yang optimal. Kameo akan tersedia secara umum pada kuartal kedua 2022.

Baru-baru ini kami merilis studio rekaman, yang memungkinkan perekaman presentasi di PowerPoint dan memberikan video sesuai permintaan, memungkinkan tim Anda untuk menggunakan konten sesuai kebutuhan mereka. Studio rekaman PowerPoint kini tersedia secara umum.

Hari ini, kami mengumumkan bahwa kami menyatukan kameo dan studio rekaman. Kini Anda dapat membuat dan menghasilkan presentasi dengan baik, memutuskan bagaimana dan di mana video Anda akan muncul di slide dengan kameo, lalu merekam diri Anda saat berbicara ke slide apa pun dengan studio rekaman. Saat tiba waktunya untuk mengirimkan pesan, bagikan presentasi Anda dengan PowerPoint Live di Teams, baik Anda menghadiri rapat atau tidak. Pengalaman studio rekaman dan kameo yang disatukan akan tersedia pada kuartal kedua 2022.

Tidak mudah untuk menjadi sorotan. Menyampaikan presentasi yang bermakna tanpa audiens langsung sangatlah menantang. Pelatih pembicara, yang akan hadir pada kuartal kedua 2022 di Microsoft Teams, menggunakan AI untuk memberikan panduan secara pribadi sesuai kemampuan Anda, memberi tahu jika Anda menyela seseorang, dan mengingatkan untuk meninjau audiens.

Kami mengumumkan Interpretasi bahasa, yang memungkinkan penerjemah langsung mengonversi perkataan pembicara menjadi bahasa lain mendekati real-time, untuk memastikan kata-kata yang Anda ucapkan bermakna. Penyelenggara rapat dapat menetapkan penerjemah dari daftar peserta dan memilih hingga 16 kombinasi bahasa sumber dan target, sementara peserta akan mendengar interpretasi dengan audio asli yang diputar dengan volume yang lebih rendah di latar belakang. Interpretasi bahasa akan tersedia secara umum pada kuartal kedua 2022. 

Rapat sering kali berfungsi sebagai ruang kolaborasi untuk menghasilkan ide dan memecahkan masalah bersama. Microsoft Whiteboard di Teams telah berkembang menjadi ruang kerja kolaborasi visual yang penting tempat grup berkumpul untuk curah pendapat dan pembelajaran hibrid yang efektif. Aplikasi ini menawarkan berbagai kemampuan yang mewujudkan kolaborasi visual dalam Teams, termasuk kursor kolaborasi, lebih dari 50 templat baru, reaksi kontekstual, dan kemampuan untuk membuka layar yang sudah ada serta berkolaborasi dengan rekan kerja eksternal dalam rapat Teams. Fitur tersebut akan tersedia secara umum pada kuartal kedua 2022.  

3. Berkolaborasi dan berkomunikasi sesuai yang Anda inginkan

Menurut data kami, lebih dari 50 persen pekerja hibrid mempertimbangkan untuk bekerja sepenuhnya dari jarak jauh di tahun mendatang. Dengan permintaan fleksibilitas dan mobilitas yang lebih besar tersebut, era penggunaan telepon meja tetap di kantor telah berakhir.

Telepon Teams akan segera menawarkan pengalaman sesungguhnya yang mengutamakan seluler dengan Koneksi Operator Seluler dalam kemitraan dengan beberapa operator telekomunikasi paling inovatif di dunia termasuk BT, Rogers, Swisscom, Telia, dan Verizon. Dengan ini Anda akan mendapatkan satu nomor telepon sebagai nomor telepon meja dan nomor seluler, apa pun jaringan atau perangkat yang Anda gunakan. Anda juga dapat memindahkan panggilan di seluruh jaringan dan perangkat dengan mudah, seperti saat Anda menggunakan layanan seluler saat dalam perjalanan lalu beralih ke Wi-Fi kantor. Koneksi Operator Seluler untuk Telepon Teams akan memasuki pratinjau pada kuartal berikutnya dengan mitra operator tertentu. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat blog pengumuman Koneksi Operator Seluler.

Teams Connect dirancang untuk kolaborasi yang lancar, aman, dan mudah digunakan di seluruh batas organisasi dan mendukung semua orang untuk bekerja sebagai satu tim besar selagi tetap berada di lingkungan Teams mereka sendiri. Pada akhir 2021, kami mengumumkan saluran bersama Teams Connect, yang membantu mendukung kolaborasi dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi Anda dari ruang kerja bersama. Misalnya, tim yang mengerjakan produk terbaru dapat berbagi saluran Teams dengan tim desain eksternal untuk membuat satu ruang kerja gabungan di seluruh organisasi. Semua orang dapat berkomunikasi, menjadwalkan rapat, berbagi file, dan berkolaborasi di aplikasi tanpa perlu beralih akun. Saluran bersama untuk Teams Connect akan memasuki pratinjau mulai akhir Maret 2022. Untuk mempelajari selengkapnya dan mencoba saluran bersama, baca blog saluran bersama Microsoft Teams Connect.

Untuk berkreasi dan berkolaborasi secara efektif, kami memerlukan cara untuk menyatukan tim, dokumen, dan informasi yang terdistribusi. Kami menawarkan cara baru untuk membuat ide, berkreasi, dan menentukan keputusan bersama dengan komponen Loop di obrolan Teams yang kami luncurkan pada Januari 2022. Hari ini, kami memperkenalkan komponen Loop di email Outlook. Kini Anda dapat melakukan curah pendapat, menyelesaikan item tindakan, dan memeriksa status terbaru dari tim tanpa harus beralih konteks atau aplikasi. Satu komponen dapat diperbarui secara bersamaan baik saat menggunakan Teams maupun Outlook. Daftar untuk menjadi Office Insider dan dapatkan akses ke komponen Loop terbaru di Outlook.

Data kami juga menunjukkan bahwa budaya positif menempati urutan pertama sebagai hal yang paling diinginkan karyawan dari perusahaan, diikuti dengan tunjangan kesehatan mental dan kesejahteraan. Dunia kerja baru membutuhkan teknologi untuk mewujudkan budaya perusahaan secara digital.  

Hari ini, kami mengumumkan fitur terbaru bernama Pustaka inspirasi yang tersedia dalam pratinjau melalui aplikasi Viva Insights di Teams. Pustaka inspirasi mengubah wawasan menjadi tindakan dengan akses ke konten yang dikumpulkan dan praktik terbaik dari sumber unggulan seperti Harvard Business Review dan Thrive. Konten premium yang berfokus pada mendorong pengalaman karyawan yang lebih baik dan meningkatkan keterlibatan menyempurnakan wawasan produktivitas dan kesejahteraan yang disampaikan oleh Viva Insights. Pratinjau Pustaka inspirasi akan mulai diluncurkan ke pengguna Microsoft 365 dengan aplikasi Microsoft Viva Insights di Teams pada bulan Maret 2022 dan akan tersedia di seluruh dunia dalam 11 bahasa yang didukung pada akhir April 2022. Sematkan aplikasi Viva Insights di Teams dan pelajari selengkapnya tentang Pustaka inspirasi.

Terakhir, tantangan umum pekerjaan jarak jauh dan hibrid adalah mempertahankan modal sosial: jaringan hubungan yang memungkinkan karyawan dan organisasi berkembang. Meskipun membina persahabatan dan hubungan dapat menjadi tantangan dalam lingkungan kerja hibrid, kami berinvestasi pada alat yang membantu Anda mengekspresikan diri dan menikmati prosesnya.

Gunakan Fluent emoji yang baru di Teams untuk lebih mengekspresikan diri saat melakukan percakapan. Terdapat lebih dari 1800 emoji tiga dimensi dengan gaya yang dinamis dan menyenangkan yang dapat digunakan untuk mengekspresikan diri di dalam pesan. Pilih kategori dan gunakan pemilih warna kulit untuk memilih emoji yang paling mewakili perasaan Anda. Fluent emoji kini tersedia dalam pratinjau.

Menyambut masa depan

Meskipun terjadi banyak perubahan di dunia kerja, ada satu hal tidak pernah berubah: karyawan tetap menjadi prioritas. Kami dapat membuat kerja hibrid berjalan lancar dengan menghadirkan semua orang dan semua hal menggunakan teknologi seperti Microsoft Teams yang mendukung karyawan.

Sekali lagi kami ingin berterima kasih kepada para pelanggan dan mitra yang telah membantu setiap langkah kami selama lima tahun terakhir. Untuk merayakannya bersama-sama, cari latar belakang kustom terbaru di Teams dan lihat blog komunitas hari jadi kami tentang bagaimana Teams menjadi nyata.

¹Weiss, K., Baer, J., dan Huang, B. (5 Oktober 2021). CIO Survey Takeaways- Further Solidifying the Leadership Position. (hal3). Morgan Stanley Research.