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利用 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 满足新混合目标的 3 种方法

五年前,我们利用 Microsoft Teams 展开了一段激动人心的旅程:建立了一个协作和团队合作的中心。视频会议并非工作场所中的常规作业模式,但从这一模式推行之初就可以明显看出,在一个产品中同时结合异步和同步协作,为我们重新构想工作、学习和与他人建立联系的方式提供了一种独特的可能性。

当我们回顾这一里程碑时,我们想向激励我们尽最大努力的客户和合作伙伴表示感谢。从医院到学校,从非营利组织到商业企业,你们中有如此多的人利用 Teams 来实现自己的目标,这我们感到自愧不如。

现今,有超过 2.7 亿人依赖于 Teams 实现混合工作。Morgan Stanley 首席信息官 (CIO) 最近的一项调查显示,超过 50% 的组织通过 Teams 实现了标准化。1 随着从远程工作向混合工作转变,活跃的 Teams 会议室设备数量同比增长了一倍多,Teams 电话现在拥有近 8000 万活跃用户。从办公室员工到一线员工,Teams 为所有员工提供支持。事实上,一线员工的 Teams 使用量同比翻了一番。

我们的努力远未结束。我们一直在努力倾听、学习和创新,力求帮助每个组织都能在新的工作纪元中不断成长。从今天发布的 2022 工作趋势指数中可以非常明显地看出,人们的工作方式和对工作的期望与两年前已大不相同,因此我们的解决方案也需要随之改进。

今天,我们公布了新的产品创新,旨在帮助推进和发展混合工作方式工作。这些新功能和解决方案能满足人们对工作场所的新期望,无论是创建更具吸引力的会议体验、实现与外部合作伙伴或客户的协作还是让用户能够灵活地根据自己的条件工作。

让我们来一探究竟吧。

1.重新设想办公体验

经过两年的混合和远程工作,我们的数据显示,办公室对员工和管理者来说仍然很重要。然而,业务领导者需要重新审视物理空间和文化规范,使办公室工作值得人们为上下班所付出的精力和时间。这意味着要有意识地了解物理空间中的会面所涉及的人员、会面原因和地点,并确保物理空间的设计有助于混合工作团队成员感受到彼此间的联系和参与感。

在我们的调查中,38% 的混合工作员工表示,他们最大的挑战是了解何时以及为何要去办公室,只有 28% 的公司确立了团队协议并规定了谁在哪里完成工作。 

为了帮助你与团队协调办公室时间,我们正在更新 Outlook,以允许你对会议使用“请回复”功能,并备注你计划物理加入还是虚拟加入会议。将于 2022 年第二季度在 Outlook 网页版上提供这些新的“请回复”选项的预览版。

我们正在更新 Outlook,以允许你对会议使用“请回复”功能,并备注你计划物理加入还是虚拟加入会议。

对于那些从会议室中加入混合会议的人员,我们将通过对 Teams 会议室的配套设备体验添加新的增强功能,让这些人员能够更方便、更专注地参与会议。现在当你使用个人设备在 Teams 会议室中参加会议时,你的音频会自动关闭以避免干扰。不久之后,系统会提示打开笔记本电脑视频,以便远程参与者可以清楚地看到你,无论你在办公室里的什么位置。为避免你分心,房间前屏幕中将看不到你的视频图像,房间中从配套设备加入的人员的视频图像列表中也看不到你的视频图像。这些增强功能将于 2022 年第二季度正式推出。请访问我们的技术社区博客使用 Microsoft Teams 会议室和 Teams 设备提升混合工作体验,了解更多信息。

在笔记本电脑上的 Teams 会议中,会议室内与会者的视频在视频图像列表中会缩小,以便放大其他人的视频图像。

为了缩小数字工作区和物理工作区之间的差异,我们在 Teams 会议室中增加了一种新的会议布局,称为前排。这种布局专为混合会议设计,布局中的视频列表位于与眼睛水平的位置而不是位于屏幕底部,这样会议室里的人就能以更自然的面对面交流的方式看到远程同事,就像与他们在同一个物理空间中一样。内容集中在屏幕中央,周围是相关的会议信息和与会者情绪信息,包括聊天、举手和现场反应。“前排”现在以预览版提供,在今年晚些时候会提供增强功能。详细了解 Teams 的前排布局

远程与会者面对两个与眼睛水平的房间前屏幕,屏幕旁边是聊天信息和参与者视图 参与者举手示意。

我们一直在努力将专为混合工作(跨 Teams、Microsoft 365、Windows 和白板的混合工作)构建的最新 Microsoft 体验引入 Surface Hub 2S,这是一款针对 Microsoft Teams 进行了认证的协作画布和会议设备。得益于由人工智能支持的新的 Microsoft Surface Hub 2 智能摄像头,远程团队成员现在可以动态查看会议室内的互动。设备内的自动取景技术可以动态调整房间的视图,当有人离开、有更多人进来或有人与显示屏上的内容互动时,该技术会重新进行取景。Surface Hub 2 智能摄像头现已推出。通过我们的设备博客了解更多信息。

两名同事在 Surface Hub 2 S 上参与 Teams 电话会议,出席会议的有现场和远程团队成员。

被看到和被倾听是包容性会议环境的关键,因为这样相关人员才能彼此流畅协作。来自 NeatYealLink 的用于 Teams 会议室的新触摸显示解决方案正在进行 Android Teams 会议室认证,计划将于 2022 年第二季度上市。这些设备将音频、视频、触摸显示和计算集中整合到一个单元中,旨在支持更便捷的部署并增强协作体验。通过我们新的科技社区博客了解更多信息。

2.让每一次会议都有意义

我们收集了数万亿个数据点来了解人们工作方式的变化情况。自 2020 年 3 月以来,人们每周用于会议的时间增加了 250% 以上。与此同时,随着员工生活方式的改变,更加灵活的协作模式正在出现。会议越来越短,越来越临时。用户正在转向聊天等异步沟通方式来完成工作。

我们致力于实现新的工作方式。无论是让演示者发挥最佳水平,还是跨不同时区实现异步协作,我们的目标都是创造包容性和参与性的体验,提高会议效率,确保每个人都能看到所有人的工作成效。

2021 年 9 月,我们发布了精彩片段功能,这是一项 PowerPoint 体验,可将 Teams 摄像机信息无缝集成到演示文稿中,从而使用户能够自定义自己在幻灯片上的显示方式和位置。它还通过 PowerPoint 中的 Designer 提供布局建议,以实现最佳视图效果。精彩片段功能将于 2022 年第二季度正式推出。

我们最近发布了录制工作室,该功能支持在 PowerPoint 中录制演示文稿并提供点播视频,这使团队人员能够按照自己所需来使用内容。PowerPoint 录制工作室现已正式推出。

今天,我们宣布将把精彩片段和录制工作室整合在一起。现在,你可以无缝创建和制作演示文稿,通过精彩片段来决定视频在幻灯片上的显示方式和位置,然后用录制工作室将自己的发言录制到任何幻灯片中。到了传达信息的时候,无论你是否参加会议,都可以在 Teams 中使用 PowerPoint Live 来分享你的演示文稿。精彩片段和录制工作室的集成体验将于 2022 年第二季度推出。

当众发表演讲并不容易。在观众不在现场的情况下发表有影响力的演讲尤其具有挑战性。将于 2022 年第二季度推出的 Microsoft Teams 演讲人教练功能利用人工智能,按你的节奏为你提供专门指导,在你打断他人发言时提醒你,并提醒你与听众互动。

为确保你的发言一直被正常接收,我们发布了语言口译功能,该功能支持现场口译员近实时地将发言者的话翻译成另一种语言。会议组织者将能够从参与者列表中指派口译员,并选择最多 16 种源语言和目标语言的组合,而与会者将听到口译内容,同时在背景中会听到以较低音量播放的原始音频。语言口译功能将于 2022 年第二季度正式推出。 

会议通常充当协作空间,使参与人员能够作为一个团队来构思和解决问题。Teams 中的 Microsoft 白板已经发展成为一个极具价值的可视化协作工作区,在这里,团队成员可以聚在一起进行有效的头脑风暴和学习。它提供一系列丰富的功能,将可视化协作引入 Teams 中的生态环境,包括协作光标标、50 多个新模板、上下文反应,以及在 Teams 会议中打开已有板并与外部同事协作的功能。这些功能将于 2022 年第二季度正式推出。 

3. 协作和沟通 - 用自己的方式

我们的数据显示,超过 50% 的混合工作型员工正在考虑在未来一年完全以远程方式工作。随着人们对更大灵活性和移动性需求的增加,在固定办公室使用固定台式电话的时代已经结束。

Teams 电话将很快与包括 BT、Rogers、Swisscom、Telia 和 Verizon 在内的一些世界上最具创新性的电信运营商合作推出通过运营商连接移动实现的真正的移动优先体验。此功能会为你提供一个电话号码来同时充当桌面号码和手机号码,无论你使用哪个网络或哪种设备。你可以在不同网络和设备之间无缝转移通话,比如当你奔波在外期间从手机服务转移到办公室 Wi-Fi 时。Teams 电话的运营商连接移动将通过选定的运营商合作伙伴在下个季度推出预览版。若要了解详细信息,请查看运营商连接移动公告博客

连接到 Microsoft Teams 的一部 iPhone 和一台电脑。

Teams Connect 旨在实现跨组织边界的无缝、安全且易于操作的协作,从而支持所有人员作为一个团队来完成工作,同时每个人能在各自的 Teams 环境中工作。我们在 2021 年底发布了 Teams Connect 共享频道,可帮助实现在共享工作空间中与组织内部和外部人员进行协作。例如,开发新产品的团队将能够与外部设计团队共享一个 Teams 频道,以此创建跨组织的共同工作区。所有人无需切换帐户即可进行交流、安排会议、共享文件以及协作完成应用工作。Teams Connect 共享频道将于 2022 年 3 月底开始推出预览版。若要了解更多信息和试用共享频道,请阅读 Microsoft Teams Connect 共享频道博客

通过 Microsoft Teams Connect 共享频道,现在多个组织可以作为一个团队在一个共享工作区中无缝协作。

为了有效创建和协作,我们需要一种方法将分散的信息、文档和团队聚集到一起。2022 年 1 月,我们在 Teams 聊天中发布了 Loop 组件,提供了一种让人们能够一起共同构思、创建和制定决策的新方法。今天,我们将推出 Outlook 邮件中的 Loop 组件。现在你无需切换上下文或应用就可以进行头脑风暴、完成操作项以及获得团队最新状态。无论位于 Teams 还是 Outlook 中,都可以同时更新单个组件。如需访问最新的 Outlook 中的 Loop 组件,请注册成为 Office 预览体验成员

Teams 聊天和 Outlook 邮件中的 Loop 提供了一种让人们能够一起共同构思、创建和制定决策的新方法。

我们的数据还显示,在员工希望公司所提供的内容中,积极的企业文化排在首位,其次是心理健康和员工福利。新的工作世界需要能够将企业文化以数字化方式传播和融入员工工作和生活的技术。 

今天我们将发布灵感库,这是一项新功能,可通过 Teams 中的 Viva Insights 应用访问其预览版。灵感库提供对来自 Harvard Business Review 和 Thrive 等一流资源的精选内容和最佳做法的访问,帮助将见解转化为行动和措施。Viva Insights 提供的生产力和有关福利的见解通过旨在助推更优员工体验和更高员工参与度的优质内容得到增强。灵感库预览版将于 2022 年 3 月晚些时候开始在 Teams 中的 Microsoft Viva Insights 应用中面向 Microsoft 365 用户推出,并将在 2022 年 4 月底之前以 11 种受支持的语言在全球范围全面上市。锁定 Teams 中的 Viva Insights 应用,详细了解灵感库

灵感库在 Teams 中的 Viva Insights 应用中提供预览版,可帮助用户通过获取思维领导力将见解转化为行动和措施。

最后,远程工作和混合工作的一个共同挑战是维持社交资本:使人和组织能够不断发展成长的关系网络。虽然在混合型工作环境中建立友谊和关系可能会比较困难,但我们正在开发一些工具,旨在帮助人们更好地表达自己,并在工作中获得快乐。

现在,可以使用 Teams 中新的流畅表情符号,在对话中展现更多自我个性。其中提供 1800 多个造型生动有趣的三维表情符号,可为消息注入丰富表情和趣味性。选择一个类别,使用肤色选择器来挑选一个更能代表你的表情符号。流畅表情符号现在已推出预览版。

使用新的流畅表情符号,让你的信息更具趣味和活力。

展望未来

虽然人们的工作方式发生了如此多的变化,但有一件事没变:人是一切的核心。通过利用 Microsoft Teams 这样的技术来为人们提供支持,我们可以将所有人和内容汇聚在一起,让混合工作真正带来效益。

我们想再次感谢我们的客户和合作伙伴,他们在过去五年中与我们一起走过了每一个历程。和我们一起欢庆,在 Teams 中查看新的定制背景,阅读我们的周年纪念社区博客,了解有关 Teams 诞生和发展过程的幕后故事。


1Weiss, K.、Baer, J. 和 Huang, B.(2021 年 10 月 5 日)。CIO Survey Takeaways- 进一步巩固领导地位。(第 3 页)。Morgan Stanley Research。