Guia de privacidade para administradores

Ao usar os dados gerados a partir do trabalho diário no Microsoft 365, insights pessoais em Microsoft Viva Insights ajudar as pessoas a entender como passam seu tempo limitado e com quem passam. Em seguida, ele fornece dicas inteligentes sobre como trabalhar mais inteligente.

Este guia responde a perguntas-chave sobre como Viva Insights processa informações de maneira que proteja a privacidade dos funcionários e dê suporte à conformidade com as regulamentações locais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Resumo dos pontos principais

• Insights pessoais em Viva Insights não foram projetados para habilitar a avaliação, o acompanhamento, a tomada de decisões automatizadas, a criação de perfil ou o monitoramento dos funcionários. Viva Insights fornece insights pessoais para indivíduos por meio de um aplicativo no Teams e na Web, briefing e viva digerir emails, Viva Insights suplemento do Outlook e sugestões embutidas no Outlook. Viva Insights não tem nenhum mecanismo ou opção que permita que ninguém além do usuário acesse as informações personalizadas mostradas por essas superfícies, a menos que essa pessoa compartilhe essas informações de maneira proposital e independente. Insights pessoais fornecidos por Viva Insights não podem ser usados para tomada de decisão automatizada ou para criação de perfil.

• Insights pessoais em Viva Insights não dão aos funcionários acesso a novas informações identificáveis pessoalmente em outros colegas de trabalho. Viva Insights converte dados em insights pessoais fazendo cálculos sobre informações que as pessoas geram apenas seguindo seu dia de trabalho. A maioria dos dados de insights pessoais que os funcionários veem em Viva Insights é uma agregação de informações às quais eles já têm acesso. A vantagem é que eles podem executar cálculos rapidamente nos dados sem suporte.

• Insights pessoais em Viva Insights dados são processados e armazenados na caixa de correio Exchange Online do funcionário. Viva Insights processa dados dessas fontes para obter informações pessoais: Exchange Online dados de email e calendário, chat e sinais de chamada de Skype for Business e do Teams. Viva Insights armazena e processa esses dados de insights pessoais na caixa de correio Exchange Online de cada funcionário.

• Os insights pessoais em Viva Insights dão suporte à conformidade com o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Os insights pessoais em Viva Insights foram projetados para dar suporte às necessidades dos clientes seguindo os requisitos do GDPR.

• Insights pessoais em Viva Insights podem ser configurados de modo que os indivíduos devem aceitar propositalmente. Por padrão, sempre que uma licença com o serviço Viva Insights é atribuída a uma pessoa, essa pessoa é automaticamente optada. No entanto, os administradores podem configurar Viva Insights ser "padrão desativado", para que as pessoas possam escolher por si mesmas se devem optar por entrar depois de receber uma licença.

• Insights pessoais em Viva Insights lembra as pessoas de que seus dados são privados e seguros. Alguns dias depois que uma licença com o serviço Viva Insights é atribuída a uma pessoa, essa pessoa recebe um email bem-vindo que mostra claramente como Viva Insights funciona com um lembrete de que todos os seus dados são privados. As outras Viva Insights aparecem, como digerir emails e emails de briefing e Viva Insights aplicativo no Teams e na Web, reforçam essa mensagem.

Como funcionam as informações pessoais em Viva Insights

Insights pessoais em Viva Insights são mostrados das seguintes maneiras:

• Viva Insights no Teams e na Web
• E-mails de briefing
• Viva Insights no Outlook
• Emails de resumo no Outlook
• Sugestões embutidas no Outlook

Insights pessoais em Viva Insights usa os seguintes tipos de dados.

• Dados da caixa de correio – Email, calendário, chat e atividade de chamada que as pessoas geram usando o Microsoft 365, como o tempo gasto em reuniões ou emails enviados para uma pessoa ou grupo específico.
• Dados incrementais – dados que de outra forma não estariam disponíveis para o funcionário, mas são apresentados em um formulário agregado projetado para proteger a privacidade individual.

Dados de caixa de correio

Os dados da caixa de correio representam informações que as pessoas já podem acessar fazendo seu trabalho, como enviar emails, organizar reuniões ou conversar com colegas de trabalho. Viva Insights processa e mostra essas informações de novas maneiras que a tornam acionável.

Por exemplo, Viva Insights fornece exibições que permitem que as pessoas entendam quanto tempo passam em reuniões e em emails todos os dias, com quem colaboram mais, com quem estão perdendo contato e com quem assumiram compromissos e solicitações.

As pessoas podem tomar medidas com base nessas informações. Elas podem concluir que gastam muito tempo em reuniões, por exemplo, e adotar um objetivo pessoal de realizar reuniões mais eficientes.

Essas informações são derivadas de dados que já estão disponíveis para as pessoas nos seguintes locais:

• Suas caixas de correio do Exchange Online
• Suas atividades em documentos do OneDrive e do SharePoint
• O histórico de chats e chamadas do Teams e do Skype for Business

Viva Insights simplesmente aplica alguns cálculos e regras básicos para tornar os insights pessoais mais acionáveis. Os dados da caixa de correio são armazenados diretamente na caixa de correio do Exchange Online de cada funcionário.

Por exemplo, se as pessoas querem determinar quais colegas enviaram mais emails na última semana, eles poderiam tecnicamente fazê-lo sem Viva Insights contando manualmente emails de colegas de trabalho em sua caixa de entrada. Da mesma forma, as pessoas podem determinar o tempo médio de resposta de seus colegas de trabalho aos emails que elas enviam usando informações de carimbo de data/hora prontamente disponíveis em suas caixas de correio. Viva Insights salva as pessoas do problema de ter que executar esses cálculos tediosos.

Dados incrementais

Em alguns casos, insights pessoais em Viva Insights fornece às pessoas informações não identificadas sobre outras pessoas que de outra forma não estariam disponíveis para elas, como para taxas de leitura por email.

Taxas de leitura de email e taxas de abertura do documento

Insights pessoais em Viva Insights rastreia o percentual de destinatários que abriram uma mensagem de email (no suplemento do Outlook) para email que uma pessoa envia para cinco ou mais pessoas.

Para preservar a privacidade, Viva Insights não acompanha as taxas de leitura das mensagens enviadas para menos de cinco pessoas. Viva Insights também não mostra taxas de leitura de "0%" ou "100%,", pois isso permitiria que as pessoas tirassem conclusões definitivas sobre ações individuais de colega de trabalho. Em vez disso, a taxa de leitura nesses casos é exibida como um intervalo que abrange um valor limite que depende do número de destinatários do email.

Essa métrica é calculada com base na configuração de Outlook de uma pessoa para quando um email é marcado como lido. Quando o Outlook marca um email como "leitura", essas informações são salvas na caixa de correio da pessoa e entregues na caixa de correio do remetente se essa pessoa tiver optado por usar Viva Insights.

Em um email enviado para cinco ou mais pessoas, Viva Insights rastreia o percentual de destinatários que abriram um documento que foi compartilhado como um link ou como um anexo no email. Esse cálculo da métrica se baseia em se os destinatários abriram documentos compartilhados armazenados no Microsoft Office SharePoint Online ou no OneDrive for Business.

Configurações de privacidade

Insights pessoais em Viva Insights fornece controles flexíveis e configuráveis projetados para permitir que as organizações e seus membros resolvam diferentes necessidades legais e políticas relativas à privacidade e ao uso de dados de funcionários. Ao habilitar insights pessoais em Viva Insights para a organização, os administradores podem fazer as seguintes opções:

• Determinar quais pessoas têm acesso a Viva Insights – os administradores podem determinar quais pessoas podem acessar e usar Viva Insights emitindo licenças apenas para aquelas pessoas que devem ter acesso.

• Determinar as configurações de opt-in padrão – os administradores podem configurar insights pessoais em Viva Insights ser "padrão off", o que significa que os funcionários licenciados devem optar individualmente por Viva Insights para obter acesso ao aplicativo Viva Insights e ao suplemento do Outlook e contribuir para dados incrementais. Como alternativa, Viva Insights pode ser configurado como "padrão", o que significa que os funcionários licenciados contribuem automaticamente para dados incrementais e têm acesso ao aplicativo e ao suplemento do Outlook, mas podem optar posteriormente pelo menu Configurações. Para saber mais, confira Configurar o acesso em nível de usuário.

Se as configurações padrão forem usadas, o seguinte se aplica:

• Todos os funcionários da sua organização contribuem para dados incrementais se eles foram ou não emitidos licenças com o serviço Viva Insights.
• Insights pessoais no Viva Insights são habilitados automaticamente para funcionários depois que uma licença é atribuída a eles. Se, em vez disso, se você desejar que os funcionários licenciados tenham a opção de contribuir, altere as configurações padrão.

Optar por entrar ou sair

Os funcionários podem optar por não Viva Insights. A exclusão faz com que eles percam o acesso aos elementos Viva Insights e também tem consequências de processamento de dados. Os administradores também podem optar por funcionários, mas os funcionários podem substituir a configuração de administrador e optar por voltar, conforme descrito em Como os funcionários podem optar por entrar ou sair.

Consequências do processamento de dados

O processamento dos dados pessoais de um funcionário cessa quando eles são excluídos, quer eles optem por sair ou um administrador os opte por sair.

Como os funcionários optam por entrar ou sair

Os usuários finais podem optar por entrar ou sair de Viva Insights por meio do menu Configurações > Privacidade no aplicativo Viva Insights no Teams ou na Web, conforme mostrado neste exemplo:

Microsoft Graph

Insights pessoais em Microsoft Viva Insights é um aplicativo de primeira parte criado no Microsoft Graph. O Microsoft Graph consiste em um conjunto de chamadas de API baseadas em REST que permitem que os desenvolvedores interajam com as tecnologias da Microsoft que uma determinada organização usa. Para usar essas chamadas de API, os desenvolvedores devem ter permissões específicas para acessar os dados solicitados. Os administradores controlam a implantação de qualquer aplicativo Microsoft Graph e as permissões para acessar esses aplicativos.

O Microsoft Graph não pode ser ativado ou desativado globalmente por meio do Centro de Administração Microsoft 365, mas os administradores podem obter esse efeito bloqueando a capacidade dos funcionários de instalar aplicativos de terceiros ou restringindo as permissões de acesso do desenvolvedor. Saiba mais sobre o Microsoft Graph.

Experiência do funcionário com Viva Insights

Suplemento do Aplicativo e do Outlook

Poucos dias após a atribuição de uma licença com o serviço Viva Insights a um funcionário, como parte de uma licença geral de Microsoft 365 Enterprise ou como uma licença de suplemento, o aplicativo Viva Insights do usuário no Teams e no Suplemento web e do Outlook ficam disponíveis.

Email de boas-vindas

Para notificar os funcionários de que o aplicativo e o suplemento do Outlook foram habilitados, Viva Insights fornece um email de boas-vindas em poucos dias após a atribuição da licença. O email apresenta as pessoas ao aplicativo e tem um lembrete de que Viva Insights é privado e pessoal.

Emails de resumo

Alguns dias após a entrega do email de boas-vindas, os usuários começam a receber os emails digest.

Conformidade com o RGPD

Como é o caso do pacote completo do Microsoft 365, insights pessoais em Viva Insights ajudam a dar suporte à conformidade com os requisitos de RGPD. A Microsoft ajuda os controladores de dados a cumprir as seguintes obrigações para Viva Insights:

1. Proteger dados pessoais dos usuários. Todos os insights pessoais em Viva Insights dados são armazenados na caixa de correio Exchange Online dos funcionários. Viva Insights acrescenta métricas computadas, como "Horas de reunião" à caixa de correio. Assim, Viva Insights cumpre essa obrigação em virtude de Exchange Online também cumprir a obrigação:

   • A Microsoft não extrairá dados de clientes no Exchange Online para publicidade.
   • A Microsoft não divulgará voluntariamente os dados do cliente do Exchange Online para autoridades policiais.
   • A Microsoft atende a todos os requisitos relacionados à criptografia de dados Exchange Online e implementa controles para reduzir os riscos de segurança para ajudar a garantir a continuidade dos negócios, conforme descrito no ISO 27001 e 27018.

2. Notificar os usuários caso uma violação seja detectada. A Microsoft notifica os contatos de privacidade do cliente dentro de 72 horas após a Microsoft tomar conhecimento de uma violação usando os procedimentos operacionais padrão de resposta a incidentes do Microsoft 365 .

3. Honrar solicitações de usuários (DSRs) para exportar, excluir ou restringir o processamento de dados pessoais. A Microsoft dá suporte à sua necessidade de atender às solicitações de usuário das seguintes maneiras.

   • Solicitação de exportação de dados: os usuários podem ir ao aplicativo Viva Insights enquanto entram em sua conta do Microsoft 365 para exibir os insights gerados sobre como eles passam seu tempo no trabalho. Eles podem tirar capturas de tela de Viva Insights insights se desejarem ter cópias permanentes de suas informações.

   • Solicitação para restringir o processamento:

     • Use o PowerShell para optar por funcionários sem Viva Insights.

       Observação

       O processamento dos dados pessoais de um funcionário cessa quando eles são excluídos, se um administrador os opta por sair (consulte Configurar acesso no nível do usuário) ou se eles se optam por sair (confira Como os funcionários optam por entrar ou sair).

     • Exclua os dados dos funcionários entrando no centro de administração do Microsoft Entra e removendo o funcionário por meio do Portal de Gerenciamento de Usuário, que removerá todos os dados do funcionário dentro de 30 dias. No entanto, se você desejar excluir permanentemente e imediatamente o usuário, siga as etapas em Excluir permanentemente um usuário.

Para saber mais, confira Conformidade com o RGPD.