Recopilación de datos adjuntos en la nube en Microsoft Purview eDiscovery (Premium)

Los datos adjuntos en la nube son vínculos a documentos que normalmente se almacenan en el sitio de SharePoint y OneDrive. Por lo tanto, en lugar de adjuntar una copia real de un documento en un mensaje de correo electrónico o una conversación de chat de Teams, tiene la opción de compartir un vínculo al archivo. Los datos adjuntos en la nube son una manera eficaz de compartir documentos y colaborar con otras personas de la organización. Pero los datos adjuntos en la nube presentan desafíos durante el flujo de trabajo de eDiscovery porque solo se devuelven el vínculo de datos adjuntos en la nube y no el contenido real del documento compartido en una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos. Para abordar este desafío, eDiscovery (Premium) proporciona dos soluciones para recopilar datos adjuntos en la nube:

• Recopilación de la versión activa de un documento vinculado a en un archivo adjunto en la nube.
• Recopilación de la versión del documento en el momento en que se compartió en un archivo adjunto en la nube.

Recopilación de datos adjuntos en la nube

Al crear una estimación de recopilación y los resultados de la búsqueda contienen elementos que incluyen datos adjuntos en la nube, debe tener la opción de recopilar el destino de los datos adjuntos en la nube al confirmar la estimación de la recopilación en un conjunto de revisión. Al seleccionar esta opción, eDiscovery (Premium) agrega los documentos vinculados a en los datos adjuntos de la nube al conjunto de revisión. Esta opción le permite revisar los documentos de destino y determinar si el documento es relevante para su caso o investigación.

En la captura de pantalla siguiente se muestra la opción de incluir los destinos de los datos adjuntos en la nube al confirmar una colección en un conjunto de revisión.

Al trabajar con colecciones y datos adjuntos en la nube, se aplica lo siguiente:

• Los datos adjuntos en la nube no se representan ni se incluyen en las estimaciones de la colección. Solo los aciertos directos se incluyen en una colección.
• Si los datos adjuntos en la nube se mueven o ya no están disponibles en la ubicación desde la que se compartieron, no se incluyen en una colección.
• Si los datos adjuntos en la nube están bajo retención de la directiva de suspensión legal, los datos adjuntos en la nube se incluyen en las colecciones incluso si un usuario lo elimina.
• En el caso de los datos adjuntos en la nube a los que se ha cambiado el nombre o se han movido a un contenedor diferente, puede incluirse o no en una colección en función de cómo se haya compartido. Si los datos adjuntos en la nube se compartieron a través de un vínculo y el vínculo sigue activo, se recupera e incluye en la colección. Si el vínculo de uso compartido a la ubicación de los datos adjuntos en la nube no está disponible, los datos adjuntos en la nube no se recuperan ni se incluyen en la colección.
• En el caso de los datos adjuntos en la nube con elementos primarios colocados en espera, la suspensión se aplica a los datos adjuntos en la nube en determinadas situaciones. Esto depende de la ubicación de origen de los datos adjuntos en la nube y de la directiva de suspensión aplicada a esa ubicación. Las directivas aplicables al destinatario de datos adjuntos en la nube no se aplicarán necesariamente a la ubicación de los datos adjuntos compartidos en la nube.

Para obtener instrucciones sobre cómo confirmar una colección en un conjunto de revisión, consulte Confirmación de una estimación de recopilación en un conjunto de revisión.

Recopilación de la versión compartida en un archivo adjunto en la nube (versión preliminar)

El flujo de trabajo de eDiscovery (Premium) para recopilar datos adjuntos en la nube solo incluye la adición de la versión más reciente de los datos adjuntos en la nube a un conjunto de revisión. Esto significa que la versión recopilada y agregada a un conjunto de revisión podría ser diferente de la versión que se compartió originalmente en los datos adjuntos en la nube. Por lo tanto, es posible que el contenido que estaba presente en los datos adjuntos de la nube en el momento en que se compartió se haya quitado y no exista en la versión actual que se agrega al conjunto de revisión.

Las organizaciones pueden usar etiquetas de retención de Microsoft Purview para conservar la versión de un documento en el momento en que se compartió como datos adjuntos en la nube. Para ello, su organización puede crear una etiqueta de retención, elegir la opción aplicar la etiqueta a los datos adjuntos en la nube y, a continuación, aplicar automáticamente la etiqueta a los documentos almacenados en SharePoint y OneDrive. Después de configurar esta configuración, se crea una copia de un documento en el momento en que se comparte el archivo. Además, si el documento se modifica y se vuelve a compartir como datos adjuntos en la nube, también se conserva la versión modificada. Si el archivo se modifica y se vuelve a compartir, se conserva una nueva copia del archivo como una nueva versión.

Conservar las versiones compartidas de los datos adjuntos en la nube puede ayudar a su organización a limitar la conservación y la colección de contenido potencialmente relevante para la versión específica del documento que se ha compartido en lugar de la versión activa actual. Después de implementar esta solución de retención, tanto la versión activa actual de un archivo adjunto en la nube como la versión compartida en los datos adjuntos en la nube se recopilan y agregan a un conjunto de revisión.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar una etiqueta de retención y aplicarla automáticamente a los datos adjuntos en la nube, consulte Aplicación automática de etiquetas a los datos adjuntos en la nube.

En la captura de pantalla siguiente se muestra un documento de datos adjuntos en la nube, denominado XYZ Research.docx, que se agregó a un conjunto de revisión. El documento se compartió como datos adjuntos en la nube en una conversación de chat de Teams. El conjunto de revisión también contiene la versión que se compartió originalmente en los datos adjuntos en la nube. Observe que el sistema genera el nombre de esta versión de los datos adjuntos en la nube y que el autor se identifica como SharePoint.

Además, la versión activa actual y la versión compartida tienen el mismo valor de propiedad FamilyId , que es el mismo que el FamilyId para el objeto primario (como un mensaje de correo electrónico o una conversación de chat de Teams). Esto le permite agrupar los datos adjuntos en la nube con el elemento en el que se compartieron.

Después de implementar la etiqueta de retención y aplicar automáticamente la etiqueta a documentos de SharePoint, sigue seleccionando la opción para recopilar datos adjuntos en la nube al confirmar una estimación de recopilación en un conjunto de revisión. Cuando se recopilan los datos adjuntos en la nube, tanto la versión activa actual como la versión que se compartió originalmente se agregan al conjunto de revisión.