Coletar anexos de nuvem em Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium)

Os anexos de nuvem são links para documentos que normalmente são armazenados no site do SharePoint e no OneDrive. Portanto, em vez de anexar uma cópia real de um documento em uma mensagem de email ou uma conversa de chat do Teams, você tem a opção de compartilhar um link para o arquivo. Os anexos de nuvem são uma maneira eficaz de compartilhar documentos e colaborar com outras pessoas em sua organização. Mas os anexos de nuvem apresentam desafios durante o fluxo de trabalho de descoberta eletrônica porque apenas o link de anexo de nuvem e não o conteúdo real no documento compartilhado são retornados em uma pesquisa de descoberta eletrônica. Para enfrentar esse desafio, o eDiscovery (Premium) fornece duas soluções para coletar anexos de nuvem:

• Coletando a versão ao vivo de um documento vinculado a em um anexo de nuvem.
• Coletando a versão do documento no momento em que ele foi compartilhado em um anexo de nuvem.

Coletando anexos de nuvem

Quando você cria uma estimativa de coleção e os resultados da pesquisa contêm itens que incluem anexos de nuvem, você tem a opção de coletar o destino do anexo de nuvem ao confirmar a estimativa de coleção em um conjunto de revisão. Ao selecionar essa opção, o eDiscovery (Premium) adiciona os documentos a que estão vinculados no anexo de nuvem ao conjunto de revisão. Isso permite que você examine os documentos de destino e determine se o documento é relevante para seu caso ou investigação.

A captura de tela a seguir mostra a opção de incluir os destinos de anexos de nuvem quando você confirma uma coleção em um conjunto de revisão.

Coletando a versão compartilhada em um anexo de nuvem (versão prévia)

O fluxo de trabalho de descoberta eletrônica (Premium) para coletar anexos de nuvem inclui apenas a adição da versão mais atual de um anexo de nuvem a um conjunto de revisão. Isso significa que a versão coletada e adicionada a um conjunto de revisão pode ser diferente da versão que foi originalmente compartilhada no anexo de nuvem. Portanto, é possível que o conteúdo presente no anexo de nuvem no momento em que ele foi compartilhado possa ter sido removido e não exista na versão atual adicionada ao conjunto de revisão.

As organizações agora têm a opção de usar rótulos de retenção do Microsoft 365 para preservar a versão de um documento no momento em que ele foi compartilhado como um anexo de nuvem. Para fazer isso, sua organização pode criar um rótulo de retenção, escolher a opção aplicar o rótulo a anexos de nuvem e aplicar automaticamente o rótulo a documentos armazenados no SharePoint e no OneDrive. Depois de configurar essa configuração, uma cópia de um documento é criada no momento em que o arquivo é compartilhado. Além disso, se o documento for modificado e compartilhado novamente como um anexo de nuvem, a versão modificada também será preservada. Se o arquivo for modificado e compartilhado novamente, uma nova cópia do arquivo como uma nova versão será preservada.

Preservar as versões compartilhadas de anexos de nuvem pode ajudar sua organização a escopo da preservação e coleção de conteúdo potencialmente relevante para a versão específica do documento que foi compartilhada em vez da versão ao vivo atual. Depois de implementar essa solução de retenção, a versão dinâmica atual de um anexo de nuvem e a versão compartilhada no anexo de nuvem serão coletadas e adicionadas a um conjunto de revisão.

Para obter instruções sobre como configurar um rótulo de retenção e aplicá-lo automaticamente a anexos de nuvem, consulte Aplicar automaticamente rótulos a anexos de nuvem.

A captura de tela a seguir mostra um documento de anexo de nuvem, chamado XYZ Research.docx, que foi adicionado a um conjunto de revisão. O documento foi compartilhado como um anexo de nuvem em uma conversa de chat do Teams. O conjunto de revisão também contém a versão que foi originalmente compartilhada no anexo de nuvem. Observe que o nome desta versão do anexo de nuvem é gerado pelo sistema e o autor é identificado como SharePoint.

Além disso, a versão ao vivo atual e a versão compartilhada têm o mesmo valor de propriedade FamilyId , que é o mesmo que o FamilyId para o objeto pai (como uma mensagem de email ou uma conversa de chat do Teams). Isso permite agrupar anexos de nuvem com o item no qual eles foram compartilhados.

Depois de implementar o rótulo de retenção e aplicar automaticamente o rótulo aos documentos do SharePoint, você ainda selecionará a opção para coletar anexos de nuvem ao comprometer uma estimativa de coleção a um conjunto de revisão. Quando os anexos de nuvem são coletados, a versão ao vivo atual e a versão que foi originalmente compartilhada são adicionadas ao conjunto de revisão.