在 Microsoft Purview 電子文件探索 (Premium) 中收集雲端附件

雲端附件是通常儲存在 SharePoint 網站和 OneDrive 中的文件連結。 因此，您可以選擇共用檔案的連結，而不是在電子郵件訊息或 Teams 聊天交談中附加檔的實際複本。 雲端附件是與組織中的其他人共享檔及共同作業的有效方式。 但在電子檔探索工作流程期間，雲端附件會帶來挑戰，因為在電子檔探索搜尋中只會傳回雲端附件連結，而不是共用檔中的實際內容。 為了解決此挑戰，eDiscovery (Premium) 提供兩個收集雲端附件的解決方案：

• 收集雲端附件中連結之文件的即時版本。
• 收集在雲端附件中共用檔時的檔版本。

收集雲端附件

當您建立集合估計值，且搜尋結果包含包含雲端附件的專案時，您必須在將集合估計認可至檢閱集時，選擇收集雲端附件的目標。 當您選取此選項時，eDiscovery (Premium) 會將雲端附件中連結的檔新增至檢閱集。 這可讓您檢閱目標檔，並判斷檔是否與您的案例或調查相關。

下列螢幕快照顯示當您將集合認可至檢閱集時，包含雲端附件目標的選項。

收集雲端附件中共用的版本 (預覽)

用於收集雲端附件的電子檔探索 (進階) 工作流程只包含將最新版的雲端附件新增至檢閱集。 這表示收集並新增至檢閱集的版本可能不同於原本在雲端附件中共用的版本。 因此，共用時存在於雲端附件中的內容可能已移除，且不存在於新增至檢閱集的目前版本中。

組織現在可以選擇使用 Microsoft 365 保留標籤，在將文件當做雲端附件共用時，保留檔的版本。 若要這樣做，您的組織可以建立保留卷標、選擇將標籤套用至雲端附件的選項，然後自動將標籤套用至儲存在 SharePoint 和 OneDrive 中的檔。 設定此組態之後，會在共用檔案時建立文件複本。 此外，如果檔已修改，並再次以雲端附件的方式共用，則也會保留修改過的版本。 如果檔案已修改並再次共用，則會保留新版本的新檔案複本。

保留雲端附件的共用版本，可協助您的組織將可能相關內容的保留和收集範圍限定在共用的檔特定版本，而不是目前的即時版本。 實作此保留解決方案之後，系統會收集雲端附件目前即時版本和雲端附件中共用的版本，並將其新增至檢閱集。

如需設定保留標籤並自動套用至雲端附件的指示，請參閱 自動將標籤套用至雲端附件。

下列螢幕快照顯示已新增至檢閱集的雲端附件檔 ，名為 XYZ Research.docx。 在 Teams 聊天交談中，檔會以雲端附件的方式共用。 檢閱集也包含原本在雲端附件中共用的版本。 請注意，此版本的雲端附件名稱是由系統產生，而作者會識別為 SharePoint。

此外，目前的即時版本和共用的版本具有相同的 FamilyId 屬性值，與父物件的 FamilyId 相同 (例如電子郵件訊息或Teams聊天交談) 。 這可讓您將雲端附件與共用的專案分組。

在您實作保留標籤並將標籤自動套用至 SharePoint 檔之後，您仍可在將集合估計認可至檢閱集時，選取收集雲端附件的選項。 收集雲端附件時，目前的即時版本和原本共用的版本都會新增至檢閱集。