Sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger i emner

  • Artikel

I emner bruges eksisterende funktioner til indholdssikkerhed i Microsoft 365 sammen med administrative kontrolelementer til at styre, hvilket AI-genereret indhold der vises for brugerne i din organisation. Det er kombinationen af sikkerhedsindstillinger i Microsoft 365 (tilladelser til websteder, filer og mapper) og administratorindstillinger for emner, der bestemmer, hvad en given bruger kan se i emner.

Konfiguration af emner ændrer ikke eksisterende adgangskontrolelementer for indhold i din organisation. Brugerne kan kun se, hvad de allerede har adgang til.

Bemærk!

Brugerne kan muligvis ikke se alt det, de tidligere nævnte indstillinger giver dem mulighed for. Emnescorer og emnestatus bestemmer også, hvad brugerne ser.

I denne artikel beskrives det, hvordan emner fungerer ud fra et sikkerhedsperspektiv, og hvilke muligheder administratorer og vidensledere har for at styre emnets synlighed. Læs denne artikel som en del af din planlægning af emner.

Du skal være fortrolig med , hvad Emner er, emnecenteret, og hvordan du arbejder med emner i emnecenteret , før du læser denne artikel.

Det kan brugerne se i emner

En bruger skal for at få vist emner:

Disse to ting giver brugerne adgang til emnecenteret og giver dem mulighed for at se emneoplevelser i Microsoft 365.

Bidragydere til emner har desuden tilladelse til at oprette og redigere emner, og vidensadministratorer kan bekræfte eller fjerne emner.

Når et emne først opdages, kan vidensadministratorer se det i emnecenteret. Afhængigt af emnets fuldstændighed og relevans kan emnelæsere måske eller måske ikke se det emne, der præsenteres i emnekort.

Emner kan indeholde oplysninger, der genereres af kunstig intelligens, og oplysninger, der tilføjes eller redigeres af emnebidragydere eller videnschefer.

  • Oplysninger i et emne, der blev tilføjet af AI, er kun synlige for personer, der har adgang til kildeindholdet.
  • Tekst, der er blevet tilføjet eller redigeret manuelt af en emnebidragyder eller vidensadministrator, er synlig for alle, der kan se emnet.

Emnelæsere og bidragydere kan se en liste over bekræftede og publicerede emner i emnecenteret, men de emneoplysninger, som en bestemt person kan se, afhænger af de tilladelser, de har til kildematerialet, og af, om emnet er blevet redigeret manuelt.

I følgende tabel beskrives det, hvad brugere – emnelæsere, bidragydere og vidensledere – kan se i et givent emne baseret på deres tilladelser.

Emneelement Det kan brugerne se
Emnenavn Brugerne kan se emnenavnet på emnerne i emnecenteret. Nogle emner er muligvis ikke synlige, hvis brugerne ikke har tilladelse til kildeindholdet eller har en lav relevans for brugeren.
Emnebeskrivelse Ai-genererede beskrivelser er kun synlige for brugere, der har tilladelser til kildeindholdet. Manuelt indtastede eller redigerede beskrivelser er synlige for alle brugere.
Mennesker Fastgjorte personer er synlige for alle brugere. Foreslåede personer er kun synlige for brugere, der har tilladelser til kildeindholdet.
Filer Filer er kun synlige for brugere, der har tilladelser til kildeindholdet.
Sider Sider er kun synlige for brugere, der har tilladelser til kildeindholdet.
Websteder Websteder er kun synlige for brugere, der har tilladelser til kildeindholdet.

Brugernes personlige og private data

Emnerne registrerer kun emner på de SharePoint-websteder, du angiver. Brugernes personlige lagerplads, f.eks. personlig mail eller OneDrive, er ikke inkluderet.

Anbefalede fremgangsmåder

I emner vises oplysninger til brugere baseret på deres eksisterende tilladelser til indhold. Microsoft 365 indeholder en række forskellige måder at sikre, at følsomt indhold er begrænset til relevante brugere. Ud over standard team- eller webstedstilladelser kan du bruge følsomhedsmærkater eller forebyggelse af datatab til at begrænse adgangen til indhold og adgangsgennemgange for jævnligt at gennemse brugeradgang til følsomme oplysninger.

Vi anbefaler, at du bruger disse værktøjer til at sikre, at dine indholdstilladelser angives korrekt i din organisation. Emneoplevelser kan derefter give dine brugere nyttige og relevante oplysninger.

Hvis der er emner, som du vil udelukke helt fra emneoplevelser, kan du også:

Bemærk!

Når et emne fjernes, kan det tage op til 24 timer at stoppe med at blive vist for brugerne i din organisation.

Derudover anbefaler vi disse bedste fremgangsmåder:

  • Rekruttere videnschefer fra forskellige områder af din organisation. Hvis du har videnschefer med en bred vifte af ekspertise – og adgang til det underliggende indhold, der bruges af kunstig intelligens – kan det hjælpe dig med at organisere den mest nyttige viden for dine brugere og fjerne følsomme oplysninger, hvis de findes.

  • Konfigurer en arbejdsproces til anmodning om ændringer. Vidensadministratorer eller team- eller webstedsejere skal have en proces, hvor de kan anmode om udelukkelse af emner eller websteder, da nye projekter startes i din organisation, eller hvis de finder indhold med upassende tilladelsesindstillinger.

  • Vær opmærksom på målgruppen og følsomheden af oplysninger, når du opretter emnebeskrivelser. Disse beskrivelser kan være synlige for brugere, der ikke har tilladelse til kildeindholdet for emnet.

Selvom du kan ændre tilladelserne på individuelle emnesider for at begrænse adgangen til en bestemt gruppe af brugere, anbefaler vi ikke denne fremgangsmåde på grund af den høje administrative indsats, der kræves.