Suojaus ja tietosuoja aiheissa

  • Artikkeli

Aiheet käyttävät Microsoft 365:n nykyisiä sisällön suojausominaisuuksia ja hallintatoimia hallitakseen, mitä tekoälyn luomaa sisältöä näytetään organisaatiosi käyttäjille. Microsoft 365:n suojausasetusten (sivustojen, tiedostojen ja kansioiden käyttöoikeudet) ja Aiheet-järjestelmänvalvojan asetusten yhdistelmä määrittää, mitä tietty käyttäjä näkee aiheissa.

Aiheiden määrittäminen ei muokkaa organisaation sisällön olemassa olevia käyttöoikeuksien ohjausobjekteja. Käyttäjät näkevät vain sen, mihin heillä on jo käyttöoikeus.

Huomautus

Käyttäjät eivät ehkä näe kaikkea, mitä edellä mainitut asetukset sallivat. Aiheiden tulokset ja aiheen tila määrittävät myös, mitä käyttäjät näkevät.

Tässä artikkelissa kuvataan aiheiden toimintaa suojauksen näkökulmasta sekä asetuksia, joita järjestelmänvalvojien ja tietämyksenvalvojien on hallittava aiheen näkyvyyttä. Lue tämä artikkeli osana aiheiden suunnittelua.

Ennen tämän artikkelin lukemista sinun tulisi tuntea aiheet, aihekeskus ja aiheiden käsitteleminen aihekeskuksessa .

Mitä käyttäjät voivat nähdä aiheissa

Jotta käyttäjä voi tarkastella aiheita, hänen täytyy:

Näiden kahden asian avulla käyttäjät voivat tarkastella aihekeskusta ja tarkastella Microsoft 365:n aiheiden käyttökokemuksia.

Aiheiden osallistujilla on lisäksi aiheiden luonti- ja muokkausoikeudet , ja tietämyksenvalvojat voivat vahvistaa tai poistaa aiheita.

Kun aihe havaitaan ensimmäisen kerran, tietopäälliköt näkevät sen aihekeskuksessa. Aiheen täydellisyydestä ja merkityksestä riippuen aiheen katselijat saattavat nähdä aiheen aihekorteissa esitetyn aiheen.

Aiheet voivat sisältää tekoälyn luomia tietoja sekä aiheen osallistujien tai tietopäälliköiden lisäämiä tai muokkaamia tietoja.

  • Tekoälyn lisäämän aiheen tiedot näkyvät vain henkilöille, joilla on lähdesisällön käyttöoikeus.
  • Aiheiden käsittelijän tai tietämyksenhallinnan manuaalisesti lisäämä tai muokkaama teksti näkyy kaikille, jotka voivat tarkastella aihetta.

Aiheen katselijat ja osallistujat voivat tarkastella vahvistettujen ja julkaistujen aiheiden luetteloa aihekeskuksessa, mutta aiheen tiedot, jotka tietty henkilö voi nähdä, riippuvat käyttöoikeuksista lähdemateriaaliin ja siitä, onko aihetta muokattu manuaalisesti.

Seuraavassa taulukossa kuvataan, mitä käyttäjät – katselijat, osallistujat ja tietopäälliköt – voivat nähdä tietyssä aiheessa käyttöoikeuksiensa perusteella.

Aiheen kohde Mitä käyttäjät voivat nähdä
Aiheen nimi Käyttäjät näkevät aiheiden nimen aihekeskuksessa. Jotkin aiheet eivät ehkä ole näkyvissä, jos käyttäjillä ei ole lähdesisällön käyttöoikeuksia tai jos heillä ei ole vähäistä osuvuussuhdetta käyttäjään.
Aiheen kuvaus Tekoälyn luomat kuvaukset näkyvät vain käyttäjille, joilla on oikeudet lähdesisältöön. Manuaalisesti kirjoitetut tai muokatut kuvaukset näkyvät kaikille käyttäjille.
Ihmiset Kiinnitetyt henkilöt näkyvät kaikille käyttäjille. Ehdotetut henkilöt näkyvät vain käyttäjille, joilla on oikeudet lähdesisältöön.
Tiedostot Tiedostot näkyvät vain käyttäjille, joilla on oikeudet lähdesisältöön.
Sivut Sivut näkyvät vain käyttäjille, joilla on oikeudet lähdesisältöön.
Sivustoja Sivustot näkyvät vain käyttäjille, joilla on oikeudet lähdesisältöön.

Käyttäjien henkilökohtaiset ja yksityiset tiedot

Aiheet löytävät vain määrittämäsi SharePoint-sivustot. Käyttäjien henkilökohtaista tallennustilaa, kuten henkilökohtaista sähköpostia tai OneDrivea, ei sisällytetä.

Parhaat käytännöt

Aiheet esittävät käyttäjille tietoja, jotka perustuvat heidän aiemmin luotuihin sisällön käyttöoikeuksiinsa. Microsoft 365 tarjoaa useita tapoja varmistaa, että arkaluontoinen sisältö on rajoitettu asianmukaisille käyttäjille. Tavallisen tiimin tai sivuston käyttöoikeuksien lisäksi voit käyttää luottamuksellisuustunnisteita tai tietojen menetyksen estämistä rajoittaaksesi sisällön käyttöoikeuksia ja tarkastellaksesi säännöllisesti käyttäjien pääsyä luottamuksellisiin tietoihin.

Suosittelemme, että käytät näitä työkaluja varmistaaksesi, että sisällön käyttöoikeudet on määritetty asianmukaisesti organisaatiossasi. Aiheiden käyttökokemukset voivat sitten tarjota hyödyllisiä ja sopivia tietoja käyttäjillesi.

Jos haluat jättää aiheet kokonaan pois aiheista, voit myös:

Huomautus

Kun aihe poistetaan, sen näkyminen organisaatiosi käyttäjille voi kestää jopa 24 tuntia.

Lisäksi suosittelemme seuraavia parhaita käytäntöjä:

  • Rekrytoi tietojohtajia organisaatiosi eri alueilta. Erilaiset asiantuntemuksen omaavat tietopäälliköt ja tekoälyn käyttämän pohjana olevan sisällön käyttöoikeus voivat auttaa sinua hankkimaan käyttäjille hyödyllisimmät tiedot ja poistamaan arkaluontoisia tietoja, jos niitä löytyy.

  • Määritä työnkulku muutosten pyytämistä varten. Tietopäälliköillä tai ryhmän tai sivuston omistajilla tulee olla prosessi, jossa he voivat pyytää aiheiden tai sivustojen poissulkemista, kun uusia projekteja käynnistetään organisaatiossasi tai jos he löytävät sisältöä, jolla on sopimattomat käyttöoikeusasetukset.

  • Ota huomioon yleisö ja tietojen luottamuksellisuus, kun luot aiheiden kuvauksia. Nämä kuvaukset voivat näkyä käyttäjille, joilla ei ole aiheen lähdesisällön käyttöoikeuksia.

Vaikka voitkin muuttaa yksittäisten aihesivujen käyttöoikeuksia niin, että tietyn käyttäjäryhmän käyttöoikeudet ovat kapeat, emme suosittele tätä lähestymistapaa, koska hallinnollista työtä on niin paljon.