Zabezpieczenia i prywatność w tematach

  • Artykuł

Tematy używają istniejących funkcji zabezpieczeń zawartości na platformie Microsoft 365 wraz z kontrolkami administracyjnymi w celu kontrolowania zawartości wygenerowanej przez sztuczną inteligencję dla użytkowników w organizacji. Jest to kombinacja ustawień zabezpieczeń platformy Microsoft 365 (uprawnienia do witryn, plików i folderów) i ustawień administratora tematów, które określają, co dany użytkownik może zobaczyć w tematach.

Konfigurowanie tematów nie modyfikuje żadnych istniejących mechanizmów kontroli dostępu do zawartości w organizacji. Użytkownicy mogą zobaczyć tylko to, do czego mają już dostęp.

Uwaga

Użytkownicy mogą nie widzieć wszystkiego, na co zezwalają wcześniej wymienione ustawienia. Wyniki tematów i stan tematu określają również, co widzą użytkownicy.

W tym artykule opisano sposób działania tematów z perspektywy zabezpieczeń oraz opcje, które administratorzy i menedżerowie wiedzy muszą kontrolować widoczność tematów. Przeczytaj ten artykuł w ramach planowania tematów.

Przed przeczytaniem tego artykułu należy zapoznać się z tematami, centrum tematów i sposobem pracy z tematami w centrum tematów .

Co użytkownicy mogą zobaczyć w tematach

Aby wyświetlić tematy, użytkownik musi:

Te dwie rzeczy zapewniają użytkownikom dostęp do centrum tematów i umożliwiają im wyświetlanie środowisk tematów na platformie Microsoft 365.

Współautorzy tematów mają dodatkowo uprawnienia do tworzenia i edytowania tematów, a menedżerowie wiedzy mogą potwierdzać lub usuwać tematy.

Po pierwszym odnalezieniu tematu menedżerowie wiedzy mogą go zobaczyć w centrum tematów. W zależności od kompletności i istotności tematu osoby przeglądające tematy mogą lub nie mogą zobaczyć tematu przedstawionego na kartach tematów.

Tematy mogą zawierać informacje generowane przez sztuczną inteligencję oraz informacje dodane lub edytowane przez współautorów tematów lub menedżerów wiedzy.

  • Informacje w temacie dodanym przez sztuczną inteligencję są widoczne tylko dla osób mających dostęp do zawartości źródłowej.
  • Tekst, który został ręcznie dodany lub edytowany przez współautora tematu lub menedżera wiedzy, jest widoczny dla wszystkich osób, które mogą zobaczyć ten temat.

Osoby przeglądające tematy i współautorzy mogą zobaczyć listę potwierdzonych i opublikowanych tematów w centrum tematów, ale szczegóły tematu, które może zobaczyć dana osoba, zależą od uprawnień, jakie mają do materiałów źródłowych i od tego, czy temat został ręcznie edytowany.

W poniższej tabeli opisano, co użytkownicy — osoby przeglądające tematy, współautorzy i menedżerowie wiedzy — mogą zobaczyć w danym temacie na podstawie ich uprawnień.

Element tematu Co użytkownicy mogą zobaczyć
Nazwa tematu Użytkownicy mogą zobaczyć nazwę tematu tematów w centrum tematów. Niektóre tematy mogą nie być widoczne, jeśli użytkownicy nie mają uprawnień do zawartości źródłowej lub mają niską istotność dla użytkownika.
Opis tematu Opisy generowane przez sztuczną inteligencję są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do zawartości źródłowej. Ręcznie wprowadzone lub edytowane opisy są widoczne dla wszystkich użytkowników.
Osoby Przypięte osoby są widoczne dla wszystkich użytkowników. Sugerowane osoby są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do zawartości źródłowej.
Pliki Pliki są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do zawartości źródłowej.
Stron Strony są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do zawartości źródłowej.
Witryn Witryny są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do zawartości źródłowej.

Dane osobowe i prywatne użytkowników

Tematy odnajdują tylko tematy w określonych witrynach programu SharePoint. Magazyn osobisty użytkowników, taki jak poczta osobista lub usługa OneDrive, nie jest uwzględniony.

Najważniejsze wskazówki

Tematy przedstawiają informacje użytkownikom na podstawie istniejących uprawnień do zawartości. Platforma Microsoft 365 oferuje różne sposoby zapewniania, że zawartość poufna jest ograniczona do odpowiednich użytkowników. Poza standardowymi uprawnieniami zespołu lub witryny można używać etykiet poufności lub ochrony przed utratą danych , aby ograniczyć dostęp do zawartości i przeglądów dostępu , aby okresowo przeglądać dostęp użytkowników do informacji poufnych.

Zalecamy użycie tych narzędzi, aby upewnić się, że uprawnienia do zawartości są odpowiednio ustawione w organizacji. Środowiska tematów mogą następnie dostarczać użytkownikom przydatne i odpowiednie informacje.

Jeśli istnieją tematy, które chcesz całkowicie wykluczyć z środowisk tematów, możesz również:

Uwaga

Usunięcie tematu może potrwać do 24 godzin, aby przestać pojawiać się użytkowników w organizacji.

Ponadto zalecamy następujące najlepsze rozwiązania:

  • Rekrutuj menedżerów wiedzy z różnych obszarów organizacji. Posiadanie menedżerów wiedzy z różnymi doświadczeniami i dostępem do podstawowej zawartości używanej przez sztuczną inteligencję może pomóc w wyselekcjonowaniu najbardziej użytecznej wiedzy dla użytkowników i usunięciu poufnych informacji, jeśli zostaną znalezione.

  • Skonfiguruj przepływ pracy na potrzeby żądania zmian. Menedżerowie wiedzy, członkowie zespołu lub właściciele witryn powinni mieć proces, za pomocą którego mogą żądać wykluczenia tematów lub witryn, ponieważ nowe projekty są uruchamiane w organizacji lub jeśli znajdą zawartość z nieodpowiednimi ustawieniami uprawnień.

  • Należy pamiętać o odbiorcach i poufności informacji podczas tworzenia opisów tematów. Te opisy mogą być widoczne dla użytkowników, którzy nie mają uprawnień do zawartości źródłowej tematu.

Chociaż możesz zmienić uprawnienia na poszczególnych stronach tematów, aby zawęzić dostęp do określonej grupy użytkowników, nie zalecamy tego podejścia ze względu na wysoki stopień nakładu pracy administracyjnej.