Konular'da güvenlik ve gizlilik

Konular, kuruluşunuzdaki kullanıcılara hangi yapay zeka tarafından oluşturulan içeriğin gösterileceğini denetlemek için yönetim denetimleriyle birlikte Microsoft 365'teki mevcut içerik güvenliği özelliklerini kullanır. Belirli bir kullanıcının konu başlıklarında neleri görebileceğini belirleyen Microsoft 365 güvenlik ayarlarının (site, dosya ve klasör izinleri) ve Konu yöneticisi ayarlarının birleşimidir.

Konuların ayarlanması, kuruluşunuzdaki içerik üzerinde var olan erişim denetimlerini değiştirmez. Kullanıcılar yalnızca zaten erişim sahibi oldukları içeriği görebilir.

Not

Kullanıcılar, daha önce bahsedilen ayarların izin verecekleri her şeyi göremeyebilir. Konu puanları ve konu durumu da kullanıcıların ne göreceğini belirler.

Bu makalede, Konuların güvenlik açısından nasıl çalıştığı ve yöneticilerin ve bilgi yöneticilerinin konu görünürlüğünü denetlemek için sahip olduğu seçenekler açıklanmaktadır. Konular planlamanızın bir parçası olarak bu makaleyi okuyun.

Bu makaleyi okumadan önce Konuların ne olduğunu, konu merkezini ve konu merkezindeki konularla nasıl çalışabileceğinizi biliyor olmalısınız.

Kullanıcıların konu başlıklarında görebilecekleri

Konuları görmek için kullanıcının şunları yapması gerekir:

Bu iki şey, kullanıcılara konu merkezi için görüntüleme erişimi verir ve Microsoft 365'teki konu deneyimlerini görmelerini sağlar.

Konu katkıda bulunanları ayrıca konular için oluşturma ve düzenleme izinlerine sahiptir ve bilgi yöneticileri konuları onaylayabilir veya kaldırabilir.

Bir konu ilk keşfedildiğinde, bilgi yöneticileri konuyu konu merkezinde görebilir. Konunun eksiksizliğine ve ilgisine bağlı olarak, konu görüntüleyicileri konu kartlarında sunulan konuyu görebilir veya göremeyebilir.

Konular, yapay zeka tarafından oluşturulan bilgileri ve konu katılımcıları veya bilgi yöneticileri tarafından eklenen veya düzenlenen bilgileri içerebilir.

  • Yapay zeka tarafından eklenen bir konu başlığındaki bilgiler yalnızca kaynak içeriğe erişimi olan kişiler tarafından görülebilir.
  • Konu katkıda bulunanı veya bilgi yöneticisi tarafından el ile eklenen veya düzenlenen metinler, konuyu görebilen herkes tarafından görülebilir.

Konu görüntüleyicileri ve katkıda bulunanlar, onaylanan ve yayımlanan konuların listesini konu merkezinde görebilir, ancak belirli bir kişinin görebileceği konu ayrıntıları, kaynak malzeme üzerinde sahip olduğu izinlere ve konunun el ile düzenlenip düzenlenmediğine bağlıdır.

Aşağıdaki tabloda, kullanıcıların (konu görüntüleyicileri, katkıda bulunanlar ve bilgi yöneticileri) izinleri temelinde belirli bir konuda görebilecekleri bilgiler açıklanmaktadır.

Konu öğesi Kullanıcıların görebileceği şeyler
Konu adı Kullanıcılar konu merkezinde konuların konu adını görebilir. Kullanıcıların kaynak içerik üzerinde izinleri yoksa veya kullanıcı için düşük bir ilgisi varsa bazı konular görünmeyebilir.
Konu açıklaması Yapay zeka tarafından oluşturulan açıklamalar yalnızca kaynak içerik üzerinde izinleri olan kullanıcılar tarafından görülebilir. El ile girilen veya düzenlenen açıklamalar tüm kullanıcılar tarafından görülebilir.
Kişiler Sabitlenmiş kişiler tüm kullanıcılar tarafından görülebilir. Önerilen kişiler yalnızca kaynak içerik üzerinde izinleri olan kullanıcılar tarafından görülebilir.
Dosyalar Dosyalar yalnızca kaynak içerik üzerinde izinleri olan kullanıcılar tarafından görülebilir.
Sayfa Sayfalar yalnızca kaynak içerik üzerinde izinleri olan kullanıcılar tarafından görülebilir.
Site Siteler yalnızca kaynak içerik üzerinde izinleri olan kullanıcılar tarafından görülebilir.

Kullanıcıların kişisel ve özel verileri

Konular yalnızca belirttiğiniz SharePoint sitelerindeki konuları bulur. Kullanıcıların kişisel posta veya OneDrive gibi kişisel depolama alanı dahil değildir.

En iyi uygulamalar

Konular, kullanıcılara mevcut içerik izinlerine göre bilgi sunar. Microsoft 365, hassas içeriğin uygun kullanıcılarla sınırlandırılmasını sağlamak için çeşitli yollar sağlar. Standart ekip veya site izinlerinin ötesinde, hassas bilgilere kullanıcı erişimini düzenli aralıklarla gözden geçirmek üzere içeriğe erişimi ve erişim gözden geçirmelerini kısıtlamak için duyarlılık etiketlerini veya veri kaybı önlemeyi kullanabilirsiniz.

İçerik izinlerinizin kuruluşunuz içinde uygun şekilde ayarlandığından emin olmak için bu araçları kullanmanızı öneririz. Konu deneyimleri daha sonra kullanıcılarınıza yararlı ve uygun bilgiler sağlayabilir.

Tamamen konu deneyimlerinin dışında tutmak istediğiniz konular varsa şunları da yapabilirsiniz:

Not

Kaldırıldığında, bir konunun kuruluşunuzdaki kullanıcılara gösterilmeyi durdurması 24 saat kadar sürebilir.

Ayrıca, şu en iyi yöntemleri öneririz:

  • Kuruluşunuzun farklı alanlarından bilgi yöneticileri işe alın. Çeşitli uzmanlıklara sahip bilgi yöneticilerine sahip olmak ve yapay zeka tarafından kullanılan temel içeriğe erişim sağlamak, kullanıcılarınız için en yararlı bilgileri seçmenize ve bulunması halinde hassas bilgileri kaldırmanıza yardımcı olabilir.

  • Değişiklik istemek için bir iş akışı ayarlayın. Bilgi yöneticileri veya ekip ya da site sahipleri, kuruluşunuzda yeni projeler başlatıldıklarında veya uygunsuz izin ayarlarına sahip içerik bulduklarında konuların veya sitelerin dışlanmasını isteyebilecekleri bir sürece sahip olmalıdır.

  • Konu açıklamaları oluştururken izleyicilere ve bilgilerin duyarlılığına dikkat edin. Bu açıklamalar, konu için kaynak içerik üzerinde izinleri olmayan kullanıcılar tarafından görülebilir.

Belirli bir kullanıcı grubuna erişimi daraltmak için tek tek konu sayfalarında izinleri değiştirebilirsiniz, ancak gerekli yüksek yönetim çabası nedeniyle bu yaklaşımı önermeyiz.