Directivas de transferencia de datos en Administración de riesgos de privacidad

Novedades

Las directivas de transferencia de datos ofrecen condiciones de límite flexibles adicionales, que ahora están disponibles en versión preliminar: detectar transferencias en función de los atributos Microsoft Entra de los usuarios, entre usuarios de diferentes grupos de Microsoft 365 y entre sitios de SharePoint. Consulte el paso 8 del proceso de creación de directivas guiada.

Información general

Transferir datos personales supone riesgos, especialmente cuando se transfieren fuera de su organización o se envían entre determinados departamentos o ubicaciones geográficas dentro de la organización. Por ejemplo, si los datos se envían a través de correos electrónicos sin cifrar o a destinatarios no autorizados, es posible que los datos ya no sean seguros. Las actividades de transferencia de datos como estas pueden tener impacto normativo o pueden infringir las prácticas de privacidad de la organización establecidas.

Las directivas de transferencia de datos de la Administración de riesgos de privacidad le permiten supervisar las transferencias de datos personales fuera de su organización, así como las transferencias internas entre diferentes departamentos o países o regiones. Cuando se detecta una coincidencia de directiva, puede enviar a los usuarios notificaciones por correo electrónico que les permitan realizar acciones correctivas directamente en el correo electrónico, como hacer que los elementos de contenido sean privados, notificar a los propietarios de contenido o etiquetar elementos para su posterior revisión.

Nuestro proceso de configuración de directivas facilita la configuración de condiciones de la directiva. Tiene control total sobre los intervalos y la frecuencia de las alertas de los correos electrónicos y sugerencias en el momento en Microsoft Teams que destacan las prácticas de tratamiento de datos seguras por parte de los usuarios.

Hay dos formas de crear una directiva: a partir de una plantilla, que es nuestra opción rápida "predefinida" con la configuración predeterminada; o la opción personalizada , que es un proceso guiado para establecer condiciones, alertas y notificaciones.

Configuración rápida: Usar una plantilla con la configuración predeterminada

La directiva de transferencia de datos predeterminada detecta cuándo se envían datos personales a destinatarios fuera de su organización. Por ejemplo, aparece cuando un usuario de su organización envía un correo electrónico de Exchange a un destinatario externo en los campos Para, CC o CCO .

Siga estos pasos para crear una directiva de transferencia de datos predeterminada:

  1. En la portal de cumplimiento Microsoft Purview, busque Administración de riesgo de privacidad Priva en el panel de navegación izquierdo y seleccione Directivas.

  2. Seleccione Crear una directiva en la esquina superior derecha de la pantalla, que muestra un panel flotante que muestra todas las opciones de creación de directivas.

  3. En el cuadro Transferencias de datos , seleccione Crear.

  4. Un panel flotante contiene detalles de la directiva. Al seleccionar Configuración de vista se mostrará la configuración predeterminada. Puede editar la configuración desde aquí, lo que le llevará al proceso guiado que se describe a continuación. Para seguir creando la directiva con la configuración predeterminada, simplemente escriba un nombre descriptivo y, después, seleccione Crear directiva.

Se creará tu directiva y la encontrarás en la lista de la página Policías . Comienza en modo de prueba para que puedas supervisar el rendimiento antes de activarlo.

Configuración predeterminada de la directiva de transferencia de datos

Una directiva de transferencia de datos creada a partir de la plantilla detectará:

  • Cuando los datos personales de su organización se transfieren o se comparten con un destinatario o ubicación fuera de la organización.
  • Cuando se comparten datos personales externamente desde cualquiera de estas ubicaciones de la organización:
    • Intercambio. Ejemplo: enviar un correo electrónico que contiene datos personales a una dirección de correo electrónico del destinatario que no pertenece a su organización.
    • OneDrive y SharePoint. Ejemplos: enviar un vínculo a un archivo o sitio que contiene datos personales a alguien de fuera de su organización; copiar o mover un archivo a una ubicación de OneDrive o SharePoint que se encuentre fuera de su organización.
    • Teams. Ejemplo: enviar un mensaje de chat de Teams que contiene datos personales a un destinatario que no pertenece a su organización.
  • Tipos de datos basados en los siguientes grupos de clasificación:
    • Reglamento general de protección de datos de la UE (RGPD)
    • Información de identificación personal de Estados Unidos
    • US Patriot Act
    • Ley de notificación de infracción de estado de Estados Unidos
    • Ley Gramm-Leach-Bliley de EE. UU. (GLBA)
    • Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud de Estados Unidos (HIPAA)
    • Ley de Registros Sanitarios de Australia (HRIP)
    • Ley de privacidad de Australia
    • Información de identificación personal de Japón
    • Protección de la información personal de Japón

Configuración personalizada: proceso de creación de directivas guiada

La opción de directiva personalizada es un proceso guiado para crear una nueva directiva estableciendo condiciones, designando la gravedad y frecuencia de las alertas y activando las notificaciones de correo electrónico de los usuarios.

Complete los pasos siguientes para crear una nueva directiva de transferencia de datos:

  1. En la portal de cumplimiento Microsoft Purview, busque Administración de riesgo de privacidad Priva en el panel de navegación izquierdo y seleccione Directivas.

  2. Seleccione el botón Crear una directiva en la esquina superior derecha de la pantalla, que muestra un panel flotante que muestra todas las opciones de creación de directivas.

  3. En el cuadro Personalizado , seleccione Crear.

  4. En la página Nombre y tipo , seleccione la plantilla de directiva Transferencias de datos . Escriba un nombre de directiva que le ayude a identificarla fácilmente desde la lista en la página Directivas , escriba una descripción opcional y, después, seleccione Siguiente.

  5. En la página Datos para supervisar , elija el tipo de datos personales que quiere que supervise la directiva. Hay dos opciones:

    • Grupos de clasificación: agrupaciones de tipos de información confidencial que se usan para detectar contenido relacionado con datos personales o normativas específicas. Si selecciona esta opción, tendrá que seleccionar +Agregar grupos de clasificación para elegir uno o más grupos de la lista proporcionada.
    • Tipos de información confidencial individuales: seleccione esta opción para elegir de una lista de tipos de información confidencial individuales.

    Obtenga más información sobre cómo elegir datos para supervisar. Cuando hayas terminado de seleccionar los datos para supervisar, selecciona Siguiente.

  6. En la página Usuarios y grupos , elija a qué usuarios de su organización se aplicará la directiva. Puede seleccionar todos los usuarios individuales y todos Office 365 grupos de distribución, o puede seleccionar usuarios y grupos específicos. Obtenga más información sobre cómo elegir usuarios y grupos. Cuando haya terminado, seleccione Siguiente.

  7. En la página Ubicaciones , seleccione todas las ubicaciones de datos de Microsoft 365 que quiera que incluya la directiva. Elija entre cuentas de correo electrónico de Exchange, cuentas de OneDrive, mensajes de canal y chat de Teams y sitios de SharePoint.

    En SharePoint puede designar todos los sitios o sitios específicos. Si selecciona Sitios de SharePoint específicos, puede escribir la dirección URL del sitio en el campo URL. También puede seleccionar +Elegir sitios y, a continuación, en el panel flotante, active la casilla a la izquierda del nombre del sitio que desee seleccionar.

    Obtenga más información sobre cómo elegir ubicaciones. Cuando haya terminado de seleccionar ubicaciones, seleccione Siguiente.

  8. En la página Condiciones , seleccione el tipo de condición de transferencia de datos que detectará la directiva:

    • Transferencias externas a la organización: detecta las transferencias de usuarios o grupos dentro de la organización a usuarios externos o invitados externos a la organización.
    • Transferencias a través de límites o regiones del país: para esta opción, deberá seleccionar una región del remitente y una región del destinatario. Elige los países o regiones designados en los paneles flotantes que aparecen y, a continuación, selecciona Agregar.
    • Transferencias entre usuarios: detecta transferencias en función de los atributos Microsoft Entra de los usuarios, como departamentos, código postal o puestos.
    • Transferencias entre grupos de Microsoft 365: detecta las transferencias entre usuarios de dos grupos de Microsoft 365. Esto incluye los buzones de Exchange y los sitios de SharePoint asociados con los grupos.
    • Transferencias entre sitios de SharePoint: detecta cuando un elemento que contiene datos personales se ha copiado o movido de un sitio de SharePoint a otro sitio de SharePoint.
  9. En la página Resultados , decida si desea notificar a los usuarios cuando cumplan las condiciones establecidas por la directiva. Puede elegir una o ambas de las siguientes opciones, o bien no elegir ninguna si deja las casillas en blanco:

    • Sugerencias enviadas en Microsoft Teams: las sugerencias sobre el tratamiento de datos aparecerán en la instancia de un usuario de Teams cuando haya realizado una acción que coincida con las condiciones de la directiva. Tendrás que agregar una dirección URL para el aprendizaje de privacidad que prefieras, que también aparecerá en la sugerencia.
    • Email notificaciones: los usuarios recibirán una notificación por correo electrónico cuando sus acciones coincidan con las condiciones de la directiva. Los correos electrónicos contendrán instrucciones para realizar acciones de corrección directamente desde el correo electrónico, junto con un vínculo a aprendizaje de privacidad. Designará la frecuencia de los correos electrónicos y la dirección URL para el aprendizaje de privacidad que prefiera.

    Obtenga más información sobre cómo configurar las notificaciones de usuario. Cuando haya terminado de seleccionar resultados, seleccione Siguiente.

  10. En la página Alertas , use el botón de alternancia para activar las alertas que verá un administrador en la página Alertas de la sección Directivas de Administración de riesgos de privacidad. Designará la frecuencia con la que se generan las alertas, los umbrales de coincidencias antes de que se generen las alertas y la gravedad de las alertas. Obtenga más información sobre cómo configurar alertas para coincidencias de directivas. Cuando haya terminado, seleccione Siguiente.

  11. En la página Modo , elige en qué modo colocar la directiva: pruébala primero o Activarla inmediatamente. En el modo de prueba, no se enviarán alertas ni notificaciones. Obtenga más información sobre recomendaciones y qué analizar al probar una directiva. Cuando haya terminado, seleccione Siguiente.

  12. En la página Finalizar , revise las opciones. Seleccione Editar debajo de cualquiera de las secciones para ajustar la configuración. Cuando estés satisfecho con la configuración de la directiva, selecciona Enviar para crear la directiva.

Después de unos segundos, verás una confirmación de que la directiva se ha creado. Seleccione Listo en la página de confirmación, lo que le llevará a la página Directivas , donde verá la nueva directiva en la parte superior de la tabla.

Pasos siguientes

Visita las directivas de administración de riesgos de privacidad para obtener más información sobre cómo editar y administrar directivas.

Microsoft Priva declinación de responsabilidades