Creación de una solicitud y definición de la configuración de búsqueda

En este artículo: Obtenga información sobre cómo crear una solicitud en Priva para empezar a cumplir una solicitud de derechos de sujeto. Comprenda la configuración de búsqueda para la recuperación de datos y cómo refinar la búsqueda.

Los usuarios deben tener todos los roles en el grupo de roles Administradores de solicitudes de derechos del firmante (consulte Permisos priva) para crear una solicitud. Hay dos maneras de crear una solicitud:

• A partir de una plantilla, una opción rápida "lista para usar" que usa la configuración predeterminada personalizada; O
• La opción personalizada , que es un proceso guiado para recorrer toda la configuración.

Tipos de solicitud

Solicitudes de los interesados Priva admite cuatro tipos de solicitudes:

1. Acceso: proporciona un resumen de la información personal del interesado en su organización en Microsoft 365.

2. Exportar: proporciona un resumen y un archivo exportado de elementos de contenido que contienen la información personal del interesado. Estos son los elementos revisados y marcados como Incluidos durante la revisión de los datos recopilados por la configuración de búsqueda.

3. Lista etiquetada para seguimiento: genera un resumen de los archivos etiquetados durante la revisión de datos. Puede ver las etiquetas proporcionadas por Priva y configurar etiquetas personalizadas en la configuración de Priva.

4. Eliminar (versión preliminar): elimina los elementos de contenido que contienen la información personal de un interesado. Estos son los elementos marcados como Incluir durante la revisión de los datos recopilados, una vez completada la aprobación.

   Nota:

   Eliminar es una característica de vista previa. La creación y administración de una solicitud de eliminación implica pasos únicos además de lo que se muestra en este artículo. Consulte instrucciones detalladas en Creación y administración de una solicitud de eliminación (versión preliminar).

Introducción a la primera solicitud

Al iniciar una evaluación o suscripción de solicitudes de derechos del sujeto, ofrecemos una configuración sencilla y rápida para la primera solicitud que usa la configuración predeterminada. Esta configuración puede ayudarle a explorar el flujo de trabajo de solicitud de derechos del sujeto y familiarizarse con su funcionalidad.

La primera vez que llegue a la página Solicitudes de derechos del sujeto, verá un banner en la parte superior con un botón Introducción . Cuando un usuario selecciona este botón, aparece un panel flotante con la información de ese usuario rellenada previamente en los campos nombre y correo electrónico, y muestra toda la configuración predeterminada.

Explorar la funcionalidad de las solicitudes con su información: probar una solicitud de derechos de sujeto basada en su propia información puede ayudarle a familiarizarse con cada fase del proceso. Verá lo que devolverá una búsqueda predeterminada y podrá practicar la refinación de los resultados ajustando la configuración de búsqueda. En la pestaña Datos recopilados , puede revisar los elementos del área de vista previa a la derecha y practicar la redacción de texto, la aplicación de etiquetas, la introducción de notas y el marcado de elementos para incluir o excluir para el informe final (busque detalles en Revisar datos para una solicitud de derechos del interesado).

• No es necesario usar la información para crear la primera solicitud. Si está listo para iniciar una solicitud para un interesado, reemplace su nombre y dirección de correo electrónico por la información del interesado.

Para aceptar toda la configuración y crear la solicitud, seleccione Crear. El panel se cerrará y verá la nueva solicitud en la página Solicitudes de derechos del firmante . Para cambiar cualquiera de los valores predeterminados antes de crear la solicitud, seleccione Editar detalles de la solicitud, lo que le coloca en el asistente para la creación de solicitudes de derechos de asunto.

Configuración rápida: usar una plantilla con la configuración predeterminada

Al crear una solicitud directamente desde una plantilla, la configuración predeterminada está pensada para ayudarle a ponerse en marcha rápidamente. Las tres plantillas corresponden a los tres tipos de solicitud: Acceso a datos, Exportación de datos y Datos etiquetados para realizar más acciones. Puede ver la configuración predeterminada de una plantilla y realizar cambios durante el proceso de creación de la solicitud.

Selección de la relación

Cada plantilla le permite seleccionar el tipo de relación entre el interesado y su organización, que a su vez determina la configuración predeterminada. En los puntos siguientes se explica cómo afecta la relación que elija a la configuración de búsqueda en las plantillas:

• Empleado actual: los resultados de búsqueda se adaptan para evitar correos electrónicos o chats de Teams en los que el empleado ha participado, o archivos creados por el empleado. Esta configuración simplifica los resultados de la búsqueda, ya que los empleados actuales generalmente tienen acceso al contenido que crearon o a la comunicación en la que participaron.

• Empleado anterior: la configuración de búsqueda prioriza el buzón del empleado anterior (si está disponible) y los elementos creados por el empleado. Esta configuración tiene como objetivo devolver contenido en el que los empleados anteriores generaron o participaron.

• Cliente, Empleado potencial y Otros: Los resultados de búsqueda de estas relaciones no incluirán contenido creado por el interesado y solo incluirán las versiones más recientes de elementos de SharePoint (obtenga más información en opciones de búsqueda avanzadas).

Pasos para crear una solicitud a partir de una plantilla

1. En el Centro de cumplimiento de Microsoft Purview, seleccione Solicitudes de los interesados Priva en el panel de navegación izquierdo.

2. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Crear una solicitud.

3. Busque el tipo de solicitud que desea crear (Acceso a datos, Exportación de datos o Datos etiquetados para realizar más acciones) y seleccione Introducción. Aparecerá un panel flotante.

4. En Relación con la organización, seleccione la opción que describe la relación entre el interesado y su organización. Si selecciona Otro, aparecerá un campo de texto Otra relación en el panel flotante. Escriba un término que tenga sentido para su organización; por ejemplo, "paciente" o "estudiante".

5. Si desea revisar todos los valores predeterminados y realizar cambios en cualquiera de ellos, seleccione el botón Ver configuración . La configuración aparecerá en el panel flotante. Para cambiar cualquier configuración, seleccione Editar configuración, que le llevará al proceso guiado que se describe a continuación.

6. Escriba los detalles del interesado:

   • El nombre y el apellido, y la dirección de correo electrónico, son campos obligatorios. En el caso de los empleados actuales y anteriores, al escribir el nombre del interesado en el campo Buscar un interesado aparecerá una lista de usuarios entre los que elegir. También puede seleccionar el vínculo situado debajo de ese campo para escribir manualmente su nombre y correo electrónico.
   • Es opcional introducir el país de residencia del interesado, el reglamento de privacidad asociado a su solicitud y un período de tiempo.

   Sugerencia

   El período de tiempo predeterminado buscará el contenido creado o modificado en los últimos 12 meses. Puede cambiar esta configuración para seleccionar todo el contenido creado en cualquier momento o establecer un período de tiempo personalizado.

7. Cuando haya terminado, seleccione Crear. Volverá a la página Solicitud de derechos del sujeto con la nueva solicitud que aparece en la parte superior de la lista de solicitudes.

De forma predeterminada, la solicitud se denomina con el nombre y el tipo de solicitud del interesado. Para editar el nombre de la solicitud, seleccione la solicitud de la lista para abrir su página de detalles y seleccione el comando Editar en la parte superior de la pantalla. Llegará al Asistente para la creación de solicitudes. Seleccione Siguiente hasta que avance a la página Nombre de la solicitud , donde puede editar el nombre y agregar una descripción.

Ninguna de las plantillas se pausa automáticamente en la fase de estimación de datos. Sin embargo, puede cambiar esta y otras opciones de búsqueda seleccionando Ver configuración en el panel flotante de la plantilla.

Configuración personalizada: proceso guiado para elegir toda la configuración

La opción de solicitud personalizada es un proceso guiado para crear una directiva. Para empezar, elija una plantilla y, a continuación, recorra cada configuración para personalizar la directiva. En las instrucciones siguientes se proporcionan detalles sobre la configuración básica que se aplica a cada uno de los tres tipos de directiva. Cuando la configuración sea diferente por tipo de directiva, se vinculará a instrucciones específicas.

Siga los pasos siguientes para crear una solicitud:

1. En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, seleccione Solicitudes de los interesados Priva en el panel de navegación izquierdo.

2. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Crear una solicitud.

3. En la opción Personalizado , seleccione Introducción. Se le llevará al Asistente para la creación de solicitudes.

4. En la página Información del interesado , escribir el nombre y los apellidos del interesado es opcional, pero se requiere la dirección de correo electrónico. Seleccione Agregar identificador de firmante de datos para proporcionar más información para ayudar a la búsqueda, como sobrenombres, dirección o número de teléfono. Seleccione Agregar residencia para elegir el país de residencia del interesado. Seleccione la opción que identifica cómo está relacionado el interesado con su organización. Si elige Otro, escriba un término para describir la relación que tiene sentido para su organización; por ejemplo, "paciente" o "estudiante". Seleccione Siguiente para pasar al paso siguiente.

5. En la página Ubicaciones , decida dónde desea buscar la información del interesado. Elija una o ambas ubicaciones moviendo el modificador de alternancia de estado junto a cada opción a la posición Activado :

   • Exchange: busque datos en buzones de Exchange y en chats de Teams individuales o grupales. Puede elegir buscar en todas las cuentas de Exchange de su organización o seleccionar Elegir cuentas para seleccionar usuarios individuales en el panel flotante buzones de Exchange .

   • SharePoint: busque datos en sitios de SharePoint, sitios OneDrive para la Empresa y canales de Teams. Puede elegir buscar en todos los sitios de SharePoint de su organización o seleccionar Elegir sitios para seleccionar usuarios individuales en el panel flotante Sitios de SharePoint .

   Sugerencia

   Para obtener ayuda con la identificación de los términos de búsqueda adecuados, consulte los temas siguientes:

   • Sitios y direcciones URL de SharePoint: Administrar sitios en el Centro de administración de SharePoint proporciona instrucciones sobre cómo ordenar y filtrar sitios y cómo buscar un sitio de SharePoint. Use esta opción para buscar direcciones URL que se escriban en el campo de búsqueda en el panel flotante de sitios de SharePoint .
   • Chats y canales de Teams: Get-Team muestra cómo buscar equipos en Microsoft Teams proporcionando propiedades o información específicas.
   • Sitios y direcciones URL de OneDrive: Acerca de las direcciones URL de OneDrive proporciona información sobre el formato y las propiedades adecuados para la dirección URL de OneDrive de un usuario. Úselo para ayudarle a identificar los sitios de OneDrive en la búsqueda.

6. En la página Definir configuración de búsqueda , puede optar por realizar cambios en la búsqueda predeterminada eligiendo entre varias opciones de búsqueda avanzadas. Aquí es donde también puede elegir obtener una estimación primero antes de que los datos se devuelvan automáticamente. Si elige cualquiera de estas opciones, al seleccionar Siguiente , se procederá a pantallas adicionales. Obtenga detalles en Definición de la configuración de búsqueda a continuación. Si no desea cambiar la búsqueda, deje todas las opciones en blanco y seleccione Siguiente para avanzar a la siguiente fase.

7. En la página Seleccionar el tipo de solicitud , elija el tipo de solicitud: Access, Export o Tagged list for follow up (vea las descripciones anteriores). Indique si la solicitud pertenece a un reglamento de privacidad de datos. Revise o realice cambios en la fecha límite de finalización, que tiene como valor predeterminado dos semanas después de la fecha de creación de la solicitud. Después, seleccione Siguiente.

8. En la página Confirmar o editar el nombre de esta solicitud , puede conservar o editar el nombre descriptivo proporcionado para la solicitud y escribir una descripción opcional. Después, seleccione Siguiente.

9. En la página Revisar y finalizar , revise el resumen de lo que ha escrito durante los pasos anteriores. Cualquier campo se puede editar seleccionando el vínculo Editar en cada sección. Cuando haya terminado, seleccione Crear solicitud.

Verá una pantalla de confirmación una vez creada la solicitud. Seleccione Listo para volver a la pantalla principal Solicitudes de derechos del sujeto. La nueva solicitud se mostrará en la parte superior de la lista de solicitudes. Selecciónela de la lista para empezar a revisar y trabajar en las fases de progreso.

¿Qué ocurre después de crear la solicitud?

Calcularemos una estimación de la cantidad de datos que espera encontrar en función de los parámetros de búsqueda que comienza inmediatamente. Visite la página de detalles de la solicitud en unos minutos o una hora para ver los resultados de la estimación y si la solicitud ha pasado a la fase siguiente. La solicitud pasará automáticamente de Estimación de datos a Recuperación de datos , excepto en las siguientes circunstancias:

• Si seleccionó recibir primero un esimtae de datos en el paso 5, Definir la configuración de búsqueda, podrá ver los detalles de la búsqueda y realizar cambios en la búsqueda antes de recuperar todos los datos. Deberá avanzar manualmente a la siguiente fase de recuperación de datos si se pausa en Estimación de datos.

• Si no ha optado por detenerse en la estimación de datos, pero predice que la búsqueda producirá un gran volumen de datos, verá una barra de mensajes en la parte superior de la solicitud con un vínculo para editar la búsqueda antes de continuar con la recuperación de datos.

Visite Estimación y recuperación de datos para obtener más información sobre estas fases.

Definición de la configuración de búsqueda

Al crear una solicitud de derechos de asunto, se ejecutará una búsqueda predeterminada en función de las selecciones en la página Ubicaciones del asistente para la creación. Si desea realizar una búsqueda más dirigida o si desea obtener una estimación de los datos antes de recuperar los elementos de contenido, puede realizar esas selecciones en la página Configuración de búsqueda del Asistente para la creación de solicitudes.

Opciones de búsqueda avanzadas

• Refinar la búsqueda: esta opción le permite especificar propiedades adicionales para ayudar a identificar al interesado entre los datos de la organización. Después de elegir esta opción, se le pedirá que agregue más parámetros de búsqueda, que se explican a continuación en Refinación de la búsqueda.
• Incluir contenido creado por el interesado: esta opción buscará el contenido creado por el interesado. Algunos ejemplos son los archivos creados por el interesado o cargados en SharePoint por. La selección de esta opción puede aumentar significativamente la cantidad de datos devueltos.
• Incluir todas las versiones de elementos: si seleccionó SharePoint como ubicación de búsqueda, la consulta de búsqueda predeterminada devolverá solo la versión actual de los elementos de SharePoint. Al activar esta casilla, se devolverán las versiones actuales y todas las versiones anteriores de elementos de SharePoint, lo que producirá una cantidad significativamente mayor de datos para que pueda revisarlos.

Estimación de datos

La primera opción Obtener una estimación presentará una estimación de la cantidad de datos que esperamos encontrar antes de que los datos se recuperen automáticamente. Cuando se muestra la estimación en la página de detalles de la solicitud, puede elegir ver los resultados de la búsqueda y obtener una vista previa de un muestreo de los elementos detectados. Si los elementos representan los resultados esperados, deberá seleccionar Recuperar datos para continuar con la recuperación real de elementos de contenido. Obtenga más detalles sobre la fase de estimación de datos.

Refinación de la búsqueda

Si elige Refinar la búsqueda en la página Configuración de búsqueda o si ha pausado en la fase Estimación de datos y decide editar la consulta de búsqueda, se le pedirá que proporcione una o varias condiciones para dirigirse aún más a los resultados de la búsqueda. Cuando haya terminado de realizar selecciones en esta sección, la recuperación de datos de la solicitud se basará en la configuración de búsqueda.

Los detalles que se explican a continuación también son lo que se le pedirá que proporcione si ha pausado en la fase Estimación de datos y decide editar la consulta de búsqueda.

Condiciones

En la página Definir configuración de búsqueda , seleccione Agregar condiciones de búsqueda. Se abrirá un panel flotante Refinar la búsqueda . Seleccione Agregar condiciones para ver un menú de opciones para las condiciones que puede proporcionar. Entre los ejemplos se incluyen el nombre del elemento, los nombres de remitente y destinatario, el tipo de datos personales y si el elemento se ha compartido externamente fuera de la organización. Al seleccionar un elemento del menú, escribirá un valor y designará si la búsqueda debe incluir cualquiera, todo o ninguno del valor especificado. Los campos de texto de los valores admiten varias entradas separadas por un punto y coma. Cuando haya terminado de agregar condiciones, seleccione Guardar para cerrar el panel flotante y, a continuación, seleccione Siguiente.

Pasos siguientes

Una vez creada la solicitud, la verá en la página de la solicitud de derechos del sujeto. Para más información sobre cómo continuar con la revisión, consulte Revisión de datos y colaboración en las solicitudes.

Declinación de responsabilidades legal

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