Создание запроса и определение параметров поиска

Из этой статьи вы узнаете, как создать запрос в Priva, чтобы начать выполнение запроса на права субъекта. Общие сведения о параметрах поиска для получения данных и способах уточнения поиска.

Чтобы создать запрос, пользователи должны содержать все роли в группе ролей "Администраторы запросов на права субъекта " (см. раздел Разрешения Priva). Создать запрос можно двумя способами:

• В шаблоне — быстрый "стандартный" параметр, который использует индивидуальные параметры по умолчанию; Или
• Настраиваемый параметр, который представляет собой интерактивный процесс для обхода всех параметров.

Типы запросов

Запросы субъектов данных Priva поддерживает четыре типа запросов:

1. Доступ. Содержит сводку персональных данных субъекта данных, хранящиеся в вашей организации в Microsoft 365.

2. Экспорт. Предоставляет сводку и экспортируемый файл элементов контента, содержащих персональные данные субъекта данных. Это элементы, проверенные и помеченные как включенные во время проверки данных, собранных параметрами поиска.

3. Список с тегами для дальнейших действий. Создает сводку файлов, которые были помечены во время проверки данных. Вы можете просматривать теги, предоставляемые Priva, и настраивать настраиваемые теги в параметрах Priva.

4. Удалить (предварительная версия): удаляет элементы содержимого, содержащие персональные данные субъекта данных. Это элементы, помеченные как Включить во время проверки собранных данных после завершения утверждения.

   Примечание.

   Удаление — это функция предварительной версии. Создание запроса на удаление и управление ими включает уникальные шаги в дополнение к тому, что описано в этой статье. Подробные инструкции см. в статье Создание запроса на удаление и управление им (предварительная версия).

Начало работы с первым запросом

При запуске пробной версии или подписки на запросы на права субъекта мы предлагаем простую готовую настройку для первого запроса, использующего параметры по умолчанию. Эта настройка поможет вам изучить рабочий процесс запроса прав субъекта и ознакомиться с его функциональностью.

Когда вы впервые перейдете на страницу "Запросы прав субъекта", в верхней части экрана появится баннер с кнопкой "Начало работы ". Когда пользователь нажимает эту кнопку, отображается всплывающее окно со сведениями этого пользователя, предварительно заполненными в полях имя и адрес электронной почты, а также все параметры по умолчанию.

Изучение функциональных возможностей запроса с помощью ваших сведений. Опробуйте запрос на права субъекта на основе ваших собственных сведений, чтобы вы могли ознакомиться с каждым этапом процесса. Вы увидите, что будет возвращать поиск по умолчанию, и сможете попрактиковаться в уточнении результатов путем настройки параметров поиска. На вкладке Собранные данные можно просмотреть элементы в области предварительного просмотра справа и попрактиковаться в отредактировке текста, применении тегов, вводе заметок и маркировке элементов для включения или исключения для окончательного отчета (подробные сведения см. в статье Проверка данных для запроса на права субъекта).

• Вам не нужно использовать свои данные для создания первого запроса. Если вы готовы начать запрос для субъекта данных, замените свое имя и адрес электронной почты данными субъекта данных.

Чтобы принять все параметры и создать запрос, выберите Создать. Область закроется, и вы увидите новый запрос, указанный на странице "Запросы на права субъекта ". Чтобы изменить параметры по умолчанию перед созданием запроса, выберите Изменить сведения о запросе, чтобы открыть мастер создания запроса на права субъекта.

Быстрая настройка: использование шаблона с параметрами по умолчанию

При создании запроса непосредственно из шаблона параметры по умолчанию предназначены для быстрого запуска. Три шаблона соответствуют трем типам запросов: доступ к данным, экспорт данных и данные с тегами для дальнейших действий. Вы можете просмотреть параметры шаблона по умолчанию и внести изменения во время создания запроса.

Выбор связи

Каждый шаблон позволяет выбрать тип связи между субъектом данных и вашей организацией, что, в свою очередь, определяет параметры по умолчанию. Ниже объясняется, как выбранная связь влияет на параметры поиска в шаблонах:

• Текущий сотрудник. Результаты поиска настраиваются таким образом, чтобы избежать сообщений электронной почты или чатов Teams, в которых участвовал сотрудник, или файлов, созданных сотрудником. Этот параметр упрощает результаты поиска, так как текущие сотрудники, как правило, имеют доступ к контенту, который они создали, или к сообщениям, в которых они участвовали.

• Бывший сотрудник. Параметры поиска определяют приоритет почтового ящика бывшего сотрудника (если они доступны) и элементов, созданных сотрудником. Эти параметры предназначены для возврата содержимого, созданного или участвовленного бывшими сотрудниками.

• Клиент, потенциальный сотрудник и прочее. Результаты поиска для этих связей не будут включать содержимое, созданное субъектом данных, и будут включать только последние версии элементов SharePoint (дополнительные сведения см. в разделе Расширенные параметры поиска).

Действия по созданию запроса из шаблона

1. В Центре соответствия требованиям Microsoft Purview выберите Запросы субъектов данных Priva в области навигации слева.

2. В правом верхнем углу экрана выберите Создать запрос.

3. Найдите тип запроса, который вы хотите создать: доступ к данным, экспорт данных или данные с тегами для дальнейших действий, и выберите Начало работы. Откроется всплывающий элемент.

4. В разделе Связь с организацией выберите параметр, описывающий связь между субъектом данных и вашей организацией. Если щелкнуть Другое, во всплывающей области появится текстовое поле Другие отношения . Введите термин, который имеет смысл для вашей организации; например , "пациент" или "студент".

5. Если вы хотите просмотреть все параметры по умолчанию и внести в них изменения, нажмите кнопку Просмотреть параметры . Параметры появятся на всплывающей панели. Чтобы изменить параметры, выберите Изменить параметры, чтобы перейти к интерактивному процессу , описанного ниже.

6. Введите сведения о субъекте данных:

   • Обязательные поля: имя и фамилия, адрес электронной почты. Для текущих и бывших сотрудников при вводе имени субъекта данных в поле Поиск субъекта данных появится список пользователей на выбор. Вы также можете щелкнуть ссылку под этим полем, чтобы вручную ввести их имя и адрес электронной почты.
   • Необязательно ввести страну проживания субъекта данных, регламент конфиденциальности, связанный с его запросом, и сроки.

   Совет

   По умолчанию выполняется поиск содержимого, созданного или измененного в течение последних 12 месяцев. Этот параметр можно изменить, чтобы выбрать все содержимое, созданное в любое время, или задать настраиваемый период времени.

7. После завершения нажмите Создать. Вы вернетесь на страницу "Запрос прав субъекта " с новым запросом в верхней части списка запросов.

По умолчанию запросу присвоено имя и тип запроса субъекта данных. Чтобы изменить имя запроса, выберите запрос в списке, чтобы открыть страницу сведений о нем, и выберите команду Изменить в верхней части экрана. Вы перейдете в мастер создания запросов. Нажимайте кнопку Далее, пока не перейдете на страницу Имя запроса, где можно изменить имя и добавить описание.

Ни один из шаблонов не останавливается автоматически на этапе оценки данных. Однако вы можете изменить этот и другие параметры поиска , выбрав Просмотр параметров на всплывающей панели шаблона.

Пользовательская настройка: интерактивный процесс выбора всех параметров

Параметр настраиваемого запроса — это интерактивный процесс создания политики. Сначала вы выбираете шаблон, а затем пройдите по каждому параметру, чтобы настроить политику. Приведенные ниже инструкции содержат сведения об основных параметрах, применимых к каждому из трех типов политик. Если параметры отличаются по типу политики, мы будем ссылаться на конкретные инструкции.

Выполните следующие действия, чтобы создать запрос:

1. В Портал соответствия требованиям Microsoft Purview выберите Запросы субъектов данных Priva в области навигации слева.

2. В правом верхнем углу экрана выберите Создать запрос.

3. В разделе Настраиваемый параметр выберите Начало работы. Вы перейдете в мастер создания запросов.

4. На странице Сведения о субъекте данных ввести имя и фамилию субъекта данных необязательно, но требуется адрес электронной почты. Выберите Добавить идентификатор субъекта данных , чтобы предоставить дополнительные сведения, которые помогут выполнить поиск, например псевдонимы, адрес или номер телефона. Выберите Добавить место жительства , чтобы выбрать страну проживания субъекта данных. Выберите параметр, определяющий, как субъект данных связан с вашей организацией. При выборе другого введите термин, описывающий связь, которая имеет смысл для вашей организации; например , "пациент" или "студент". Нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к следующему шагу.

5. На странице Расположения определите, где вы хотите искать информацию субъекта данных. Выберите одно или оба из следующих расположений, переместив переключатель состояния рядом с каждым параметром в положение Вкл .

   • Exchange: ищите данные в почтовых ящиках Exchange, а также в отдельных или групповых чатах Teams. Вы можете выполнить поиск по всем учетным записям Exchange в организации или выбрать Выбрать учетные записи , чтобы выбрать отдельных пользователей во всплывающей области почтовых ящиков Exchange .

   • SharePoint: поиск данных на сайтах SharePoint, OneDrive для бизнеса сайтах и каналах Teams. Вы можете выполнить поиск по всем сайтам SharePoint в вашей организации или выбрать Выбрать сайты , чтобы выбрать отдельных пользователей во всплывающей области сайтов SharePoint .

   Совет

   Справку по определению соответствующих условий поиска см. в следующих разделах:

   • Сайты и URL-адреса SharePoint. Управление сайтами в Центре администрирования SharePoint содержит рекомендации по сортировке и фильтрации сайтов, а также поиску сайта SharePoint. Используйте этот параметр, чтобы найти URL-адреса для ввода в поле поиска на всплывающей панели сайтов SharePoint .
   • Чаты и каналы Teams. Get-Team показывает, как найти команды в Microsoft Teams, предоставив определенные свойства или сведения.
   • Сайты и URL-адреса OneDrive. Сведения о URL-адресах OneDrive содержат сведения о правильном формате и свойствах URL-адреса OneDrive пользователя. Используйте его, чтобы определить сайты OneDrive в поиске.

6. На странице Определение параметров поиска можно изменить поиск по умолчанию, выбрав один из различных параметров расширенного поиска. Здесь также можно выбрать, чтобы сначала получить оценку перед автоматическим возвратом данных. Если вы выберете какой-либо из этих параметров, при нажатии кнопки Далее вы перейдете к дополнительным экранам. Дополнительные сведения см. в разделе Определение параметров поиска ниже. Если вы не хотите изменять поиск, оставьте все параметры пустыми и нажмите кнопку Далее , чтобы перейти к следующему этапу.

7. На странице Выбор типа запроса выберите тип запроса: Access, Export или Tagged list for follow up up (см. описание выше). Укажите, относится ли запрос к регулированию конфиденциальности данных. Проверьте или внесите изменения в крайний срок выполнения, который по умолчанию — две недели с даты создания запроса. Нажмите кнопку Далее.

8. На странице Подтверждение или изменение имени этого запроса можно сохранить или изменить понятное имя, указанное для запроса, и ввести необязательное описание. Нажмите кнопку Далее.

9. На странице Проверка и завершение просмотрите сводку того, что вы ввели на предыдущих шагах. Любое поле можно изменить, щелкнув ссылку Изменить в каждом разделе. По завершении выберите Создать запрос.

После создания запроса отобразится экран подтверждения. Нажмите кнопку Готово , чтобы вернуться к основному экрану "Запросы прав субъекта". Новый запрос будет указан в верхней части списка запросов. Выберите его из списка, чтобы начать проверку и работу с этапами выполнения.

Что происходит после создания запроса

Мы вычислим оценку объема данных, которые она ожидает найти на основе параметров поиска, начнется немедленно. Посетите страницу сведений о запросе через несколько минут до одного часа, чтобы увидеть результаты оценки и перейти ли запрос на следующий этап. Запрос будет автоматически переходить от оценки данных к получению данных , за исключением следующих случаев:

• Если вы выбрали получение esimtae данных сначала в шаге 5 Определение параметров поиска, вы сможете просмотреть сведения о поиске и внести изменения в поиск до получения всех данных. Если вы приостановили оценку данных, вам потребуется вручную перейти к следующему этапу получения данных.

• Если вы не решили остановиться на оценке данных, но мы прогнозируем, что поиск даст большой объем данных, вы увидите панель сообщений в верхней части запроса со ссылкой на изменение поиска, прежде чем переходить к получению данных.

Дополнительные сведения об этих этапах см. в статье Оценка и получение данных.

Определение параметров поиска

При создании запроса на права субъекта поиск по умолчанию будет выполняться на основе выбранных вами вариантов на странице Расположения мастера создания. Если вы хотите выполнить более целенаправленный поиск или хотите получить оценку данных до получения элементов контента, вы можете выбрать эти параметры на странице Параметры поиска мастера создания запросов.

Расширенные параметры поиска

• Уточнение поиска. Этот параметр позволяет указать дополнительные свойства, которые помогут определить субъекта данных среди данных вашей организации. После выбора этого параметра вам будет предложено добавить дополнительные параметры поиска, описанные ниже в разделе Уточнение поиска.
• Включить содержимое, созданное субъектом данных. Этот параметр будет искать содержимое, созданное субъектом данных. Примеры включают файлы, созданные или отправленные в SharePoint субъектом данных. Выбор этого параметра может значительно увеличить объем возвращаемых данных.
• Включить все версии элементов. Если вы выбрали SharePoint в качестве расположения поиска, поисковый запрос по умолчанию вернет только текущую версию элементов SharePoint. Установите этот флажок, чтобы вернуть текущую и все предыдущие версии элементов SharePoint, что даст вам значительно больший объем данных для просмотра.

Оценка данных

В первом варианте Получить оценку будет представлена оценка количества данных, которые мы ожидаем найти до автоматического извлечения данных. Когда оценка отображается на странице сведений запроса, вы можете просмотреть результаты поиска и просмотреть выборку обнаруженных элементов. Если элементы представляют ожидаемые результаты, необходимо выбрать Извлечь данные , чтобы перейти к фактическому получению элементов контента. Дополнительные сведения о этапе оценки данных.

Уточнение поиска

Если вы выбрали уточнить поиск на странице Параметры поиска или приостановили на этапе оценки данных и решили изменить поисковый запрос, вам будет предложено указать одно или несколько условий для дальнейшего нацеливания результатов поиска. Когда вы закончите делать выбор в этом разделе, получение данных для запроса будет зависеть от параметров поиска.

Ниже приведены сведения, которые вам будет предложено предоставить, если вы приостановили работу на этапе оценки данных и решили изменить поисковый запрос.

Условия

На странице Определение параметров поиска выберите Добавить условия поиска. Откроется всплывающее окно Уточнение поиска . Выберите Добавить условия , чтобы просмотреть меню параметров для доступных условий. Примеры включают имя элемента, имена отправителей и получателей, тип персональных данных и сведения о том, был ли элемент предоставлен внешним доступом за пределами вашей организации. При выборе элемента в меню вы вводите значение и указываете, должен ли поиск включать любое, все или ни одно из введенного значения. Текстовые поля для значений поддерживают несколько записей, разделенных точкой с запятой. Завершив добавление условий, нажмите кнопку Сохранить , чтобы закрыть всплывающий элемент, а затем нажмите кнопку Далее.

Дальнейшие действия

После создания запроса вы увидите его на странице запроса на права субъекта. Дополнительные сведения о том, как продолжить проверку, см. в статье Проверка данных и совместная работа с запросами.

Юридическое заявление об отказе от ответственности

Microsoft Priva юридическое заявление об отказе от ответственности