Revisar los datos de una solicitud de derechos del interesado

Una vez que se han recopilado los datos de una solicitud de derechos del interesado, la siguiente fase es revisar los elementos de contenido, decidir qué elementos incluir o excluir como parte de la solicitud y, si es necesario, redactar información.

Tareas para completar la revisión de datos

La fase de datos Revisar es cuando los colaboradores examinan los elementos de contenido en la pestaña Datos recopilados . Se configurará automáticamente un canal de Teams para facilitar la revisión del contenido por parte de todas las partes interesadas. Para obtener más información, vea Colaboración para la revisión de datos a continuación. A continuación se enumeran las tareas esenciales para el paso de revisión de datos:

• Importar otros archivos
• Empezar con elementos prioritarios
• Filtrar la lista de elementos
• Marcar elementos como Incluir o Excluir
• Identificar duplicados
• Descargar archivos
• Aplicar etiquetas de revisión de datos
• Redactar contenido
• Escribir notas sobre un archivo

Importar archivos

Al atender una solicitud de acceso o exportación , es posible que desee incluir otros elementos de contenido en la solicitud para consolidar la revisión y el resultado para el interesado. Por ejemplo, los archivos almacenados fuera del entorno de Microsoft 365 de su organización u otros elementos que crea que son relevantes, pero que no se han incluido en el ámbito de la búsqueda. Puede importar archivos en la pestaña Datos recopilados de una solicitud individual para revisarlos y trabajar en ellos, junto con los demás elementos. Los archivos importados se agregan al mismo contenedor de Azure Blob Storage con los demás elementos de contenido recuperados de la búsqueda.

Siga los pasos siguientes para importar archivos:

1. En la pestaña Datos recopilados de la solicitud de derechos del asunto, seleccione el comando Mostrar acciones (el icono de papel y lápiz) en la barra de comandos situada encima de la lista de elementos. Aparece el panel flotante Acciones de lista.

2. En Importar archivos, selecciona Elegir archivos.

3. Aparece un cuadro Importar archivos en la pantalla. Selecciona Elegir archivos y, en la vista del Explorador de archivos, elige uno o más archivos para importar.

4. Volverá al cuadro Importar archivos , donde se muestra una lista de los archivos que ha elegido. Puede seleccionar Elegir archivos de nuevo para agregar más elementos a la lista. Para quitar cualquiera de los archivos, selecciona Borrar, lo que quita todos los archivos y vuelve a elegir los archivos.

5. Cuando todos los archivos deseados aparezcan en el cuadro Importar archivos , selecciona Importar. Para salir sin cargar, selecciona Cancelar importación.

Cuando comience la importación, volverá a la pestaña Datos recopilados de la solicitud. Un mensaje encima de la pestaña indica que la carga está en curso. Si hay un problema con la carga, el mensaje le indica y le proporciona una opción para reintentar.

Verá un mensaje de confirmación encima de la pestaña Datos recopilados cuando se complete la importación.

Más detalles sobre la importación de archivos:

• El tamaño máximo de archivo para la importación es de 500 MB. Verá un mensaje de advertencia en el cuadro Importar archivos si un archivo supera el límite.

• Los archivos importados pueden tardar hasta 20 minutos en estar disponibles en la pestaña Datos recopilados .

• Si ya hay una importación en curso para un usuario, el mismo usuario no podrá cargar más archivos hasta que finalice el proceso de carga anterior. Varios usuarios pueden cargar archivos a la misma solicitud simultáneamente. Sin embargo, cuantas más cargas estén en curso, más tiempo tardarán en completarse. Los mensajes de estado de la solicitud informarán cuando haya finalizado una carga y los archivos estén listos para revisar.

Empezar con elementos prioritarios

El mosaico Elementos prioritarios para revisar de la página de información general de las solicitudes muestra el número de elementos de contenido marcados para posibles conflictos. Se recomienda iniciar la revisión de datos observando primero estos elementos prioritarios. Obtenga información sobre los elementos prioritarios y cómo encontrarlos en la lista de elementos.

Un ejemplo de conflicto es un elemento que decide que debe eliminarse como parte de una solicitud de eliminación, pero que tiene una etiqueta de retención, lo que impide que se elimine. En este escenario, si marca el elemento como Incluir, verá que el conflicto aparece en el panel flotante Incluir elemento con un mensaje de advertencia sobre el conflicto.

Filtrar la lista de elementos

Hay dos opciones de filtro para revisar los datos: el filtro básico predeterminado y el filtro Avanzado (vista previa), que se activa al cambiar el botón de alternancia junto a la etiqueta de filtro Básicos debajo de la pestaña Datos recopilados .

Filtro básico

Encima de la lista de elementos de la pestaña Datos recopilados hay un conjunto de opciones de filtro estático, como Palabras clave, Estado de revisión y Etiquetas. Para aplicar cualquiera de estos filtros, seleccione la flecha abajo situada junto al nombre del filtro y escriba los criterios de filtro solicitados.

Para encontrar filtros más básicos, seleccione el comando Agregar filtro encima de la lista de elementos. Aparece un menú Agregar filtro con una lista de filtros disponibles. Active la casilla situada junto al conjunto de filtros que desea aplicar a la lista de elementos. El filtro Sitio/ruta , como el filtro Palabra clave , es compatible con caracteres comodín. Después de elegir filtros, seleccione Agregar. La lista de elementos ahora se filtra según sus opciones.

Si aplica filtros y, a continuación, se aleja de la pestaña Datos recopilados , se restablecerán los criterios de filtro. Cuando vuelva a la pestaña Datos recopilados , tendrá que volver a aplicar los filtros deseados.

Filtro avanzado (vista previa)

Cambie el botón de alternancia junto a la etiqueta de filtro Básicos para activar el filtro Avanzado. Con el filtro avanzado, puede crear consultas con condiciones específicas para filtrar con mayor precisión la búsqueda. A continuación, puede guardar el conjunto de filtros para volver a aplicarlo si restablece el filtrado.

Siga estos pasos para configurar un filtro avanzado:

1. Al seleccionar Filtro avanzado, aparece un cuadro de selección de filtros.
2. Seleccione el azul Seleccionar una etiqueta de filtro, que muestra una lista de filtros disponibles. Seleccione el filtro deseado (solo puede seleccionar uno a la vez).
3. En Seleccionar un operador, elige la opción que prefieras. Las opciones cambian en función del filtro que haya seleccionado.
4. En Cualquiera, seleccione los parámetros proporcionados para ese filtro. Seleccione Aplicar para terminar de crear el filtro.
5. Si desea agregar filtros adicionales a este conjunto de filtros, seleccione Agregar filtro y repita los pasos anteriores.

La lista de elementos se rellenará ahora en función de los criterios de filtro avanzados que haya elegido. Si desea agregar filtros adicionales a este conjunto de filtros, seleccione Agregar filtro y repita los pasos anteriores.

Al seleccionar el comando Agregar subgrupo , se crea una condición o una condición dentro del filtro. Al seleccionar Agregar subgrupo, aparece un selector de filtros O . Elige otro filtro de la lista y luego realiza las selecciones en Seleccionar un operador y Cualquiera.

Guardar conjuntos de filtros avanzados

Para guardar un conjunto de filtros, seleccione el comando Guardar cerca del conmutador de alternancia de filtro avanzado. Aparecerá una ventana emergente en la que se le pedirá que proporcione un nombre para la consulta de filtro. Escribe un nombre en el cuadro de texto y luego selecciona Guardar. El conjunto de filtros guardados aparecerá al seleccionar el menú desplegable Consultas de filtro guardadas . Para editar el nombre de un conjunto de filtros o eliminarlo, seleccione el conjunto de filtros de Consultas de filtro guardadas y, después, seleccione la flecha situada junto al nombre, donde puede seleccionar Editar nombre o Eliminar.

Si cambia el nombre de un conjunto de filtros por un nombre que ya existe, se le pedirá que elija otro nombre o que elimine la consulta existente.

Marcar elementos como Incluir o Excluir

Revise los elementos enumerados en la pestaña Datos recopilados de la solicitud para determinar si contienen los datos personales del interesado. Para revisar el contenido de cada elemento, seleccione el nombre del elemento en la lista de elementos. El contenido aparecerá en el área de revisión de contenido a la derecha de la tabla. Si no se muestra el contenido, puedes descargar el elemento para revisarlo siguiendo estas instrucciones.

Si decide que el elemento debe incluirse como parte del informe final al interesado, seleccione Incluir en la barra de comandos de la parte superior de la lista de elementos. También puede seleccionar el botón azul Incluir en el área de revisión de contenido a la derecha de la lista de elementos. Al seleccionar Incluir, aparece un panel flotante con una opción para agregar notas. Cuando hayas terminado, selecciona Enviar para guardar el estado de revisión del elemento como Incluir.

Si el elemento no pertenece como parte de la solicitud, puede seleccionar Excluir en la barra de comandos o el botón Excluir del área de revisión de contenido. Para los registros internos, a menudo es necesario marcar un elemento explícitamente como Excluir .

De forma predeterminada, solo los elementos que marque como Incluir se incluirán en los informes finales que se generan para el interesado.

Si el contenido parece ser un falso positivo para la consulta de búsqueda, seleccione No coincide y, en el panel flotante, seleccione Confirmar. Esta acción marcará el elemento como algo que no debería haberse detectado en la búsqueda.

Trabajar con duplicados (vista previa)

Si la lista de elementos de la pestaña Datos recopilados es grande, es probable que contenga elementos duplicados. El filtro Elementos duplicados , situado encima de la lista de elementos en la pestaña Datos recopilados , le ofrece la opción de mostrar u ocultar duplicados en la vista de elementos de lista. Al seleccionar el filtro, presenta un conmutador de alternancia para ocultar duplicados. Ver la lista de elementos con duplicados ocultos le permite simplificar el proceso de revisión de datos revisando solo los elementos de contenido una vez, aunque puedan aparecer en varias ubicaciones de su entorno.

¿Qué se considera un duplicado?

Definimos un elemento duplicado como un elemento con el mismo contenido. Uno de los elementos se elegirá como elemento representativo y los elementos que contienen el mismo contenido que el elemento representativo se consideran duplicados. Estos son algunos ejemplos que ilustran lo que se detecta como duplicado:

1. Supongamos que se crea un documento de Word y se guarda en un sitio de SharePoint. Este documento de Word se copia a otros sitios de SharePoint y a varias OneDrive para la Empresa ubicaciones de la organización. Es posible que se cambie el nombre de algunas de las copias, pero todas ellas conservan exactamente el mismo contenido. Si estos documentos se recopilan para una solicitud de derechos del asunto, durante el proceso para identificar duplicados, uno de los documentos Word se seleccionará como representante y el resto de Word copias de los documentos (se les haya cambiado el nombre o no) se considerarán un elemento duplicado.

2. Supongamos que un archivo de Excel se guarda en un sitio de SharePoint. Un usuario adjunta ese archivo de Excel a un correo electrónico y lo envía a otro usuario. Si estos elementos se recopilan como parte de una solicitud, el proceso para identificar duplicados seleccionará uno de los archivos de Excel como representante y la otra copia, que tiene el mismo contenido, se considerará un elemento duplicado .

3. Supongamos que un usuario ha Word documento guardado en SharePoint. Agregan esta misma Word documento a un archivo de archivo .zip. Si ambos elementos (el documento de Word sin comprimir en SharePoint y el archivo .zip que contiene la copia) se recopilan como parte de una solicitud, el proceso para identificar duplicados seleccionará un Word documento como representante y el otro Word documento con el mismo contenido se considerará un elemento duplicado.

Ejecutar el proceso para identificar duplicados

Siga las instrucciones siguientes para identificar duplicados (vista previa) de modo que pueda habilitar el filtro para ocultar duplicados. Después de iniciar el proceso de identificación de duplicados, el proceso puede tardar entre unos minutos y 24 horas en finalizar, según el volumen de elementos. Sin embargo, aún puede revisar los elementos y marcarlos como Incluir o Excluir, o aplicar etiquetas mientras se ejecuta el proceso de identificación de duplicación.

1. En la pestaña Datos recopilados de la solicitud, seleccione el comando Acciones de lista (el icono de papel y lápiz), que aparece encima de la lista de elementos. Aparece el panel flotante Acciones de lista.

2. En Elementos duplicados (vista previa), seleccione Identificar duplicados.

3. Un mensaje de estado En curso indica que el proceso está en curso. La identificación de duplicados puede tardar desde unos minutos hasta 24 horas en completarse, según el volumen de elementos recopilados en la solicitud.

Cuando se complete el proceso de identificación de duplicados, verá una marca de verificación con la palabra Completada debajo de Elementos duplicados (vista previa) en el panel flotante Acciones de lista. En la pestaña Datos recopilados , una barra de mensajes verde encima de la lista de elementos también indica que el proceso se ha completado.

Duplicar la columna en la vista de lista de elementos

Una vez identificados los duplicados, la vista de lista de elementos ahora incluye una columna Duplicados . Si un elemento tiene un número en esta columna, significa que este elemento es el elemento representativo y el número representa el número de duplicados encontrados para este elemento representativo. Este número es hipervínculo. Seleccione el número para ver un panel que muestra los elementos duplicados, su estado de revisión, las etiquetas de revisión de datos y el propietario del contenido. Seleccione el elemento para revisarlo e interactuar con el contenido como lo haría con los elementos enumerados en la pestaña Datos recopilados .

Un elemento que tiene la palabra Duplicar en la columna Duplicados es un duplicado de un elemento representativo. Estos elementos aparecerán en la lista de contenido cuando el filtro Elementos duplicados esté establecido en Mostrar.

Los elementos únicos, que no tengan duplicados o no sean duplicados, no tendrán ningún valor representado en la columna Duplicados .

Ocultar duplicados de la vista de lista de elementos

En la fila de filtros encima de la lista de elementos, seleccione Elementos duplicados. El filtro muestra de forma predeterminada elementos duplicados. Para ocultar duplicados, cambie el botón de alternancia a Ocultar y, a continuación, seleccione Aplicar. La lista de elementos ahora muestra todos los elementos únicos y los elementos representativos para los que se han detectado duplicados, pero no los duplicados de esos elementos representativos. Para volver a poner los duplicados en la vista de lista de elementos, seleccione el filtro y vuelva a Mostrar y, después, seleccione Aplicar.

Aplicar acciones a todos los duplicados

Al realizar una acción en un elemento representativo con duplicados, como seleccionar Incluir, Excluir o No coincide, se le presenta la opción de aplicar la misma acción a todos los duplicados del elemento.

Por ejemplo, supongamos que la lista de elementos está filtrada para ocultar duplicados y selecciona un elemento representativo que muestra 10 duplicados en la columna Duplicados y lo marca como Incluir. Cuando aparece el panel flotante Incluir elemento , un mensaje debajo del cuadro Notas indica que se han detectado duplicados. Los elementos duplicados se muestran debajo del mensaje y tiene la opción de activar una casilla para aplicar la misma acción (en este caso, Incluir) a los duplicados. También puede activar una casilla para aplicar una etiqueta de revisión de datos a los duplicados seleccionando la etiqueta en un menú desplegable.

Descargar archivos

Si el contenido de un elemento no se muestra en el área de revisión de contenido, puede descargarlo en el equipo local para revisarlo y realizar las redacciones necesarias. Para descargar un elemento, selecciona su nombre en la lista de elementos y, a continuación, selecciona el comando Descargar a la izquierda del cuadro de búsqueda encima de la lista de elementos. Si necesita realizar redacciones en el elemento, guarde los cambios en el elemento en el equipo local y, a continuación, vuelva a importar el elemento siguiendo las instrucciones de importación.

Aplicar etiquetas

Las etiquetas de revisión de datos se pueden usar para ayudarle a identificar y marcar elementos que puedan necesitar más atención. Por ejemplo, aplicar una etiqueta puede ser útil para pedir a los colaboradores que revisen un conjunto específico de archivos. Las etiquetas de revisión de datos no realizan ni inician ninguna acción en un elemento de contenido.

Hay 23 etiquetas de revisión de datos totales. Dos son etiquetas predeterminadas denominadas Seguimiento y Actualización, para las que puede establecer una descripción. Los otros 21 son etiquetas personalizadas a las que puede dar nombre y describir.

Obtenga información sobre cómo administrar las etiquetas en Configuración de Priva. La configuración de etiquetas se aplica a todas las solicitudes de derechos del asunto.

Para agregar o quitar etiquetas para un solo elemento:

• Seleccione el elemento de la lista en la pestaña Datos recopilados de la solicitud.
• En el área de vista previa de elementos a la derecha de la lista, seleccione el botón Aplicar etiquetas en la fila inferior. También puedes seleccionar los tres puntos situados a la derecha del nombre del elemento y seleccionar la opción Aplicar etiquetas o seleccionar el icono de etiquetas en la barra de comandos situada encima de la lista de elementos.
• Aparecerá un panel flotante con la lista de etiquetas. Active la casilla situada junto a cualquiera de las etiquetas que desea aplicar al elemento. Si desactiva una casilla, se quitará la etiqueta.
• Cuando hayas terminado, selecciona Guardar, lo que guarda las selecciones de etiqueta y cierra el panel flotante.

Para agregar o quitar etiquetas para varios elementos:

• Seleccione el primer elemento de la lista en la pestaña Datos recopilados de la solicitud.
• Active la casilla situada junto a otros elementos de la lista para realizar el mismo cambio de etiqueta.
• En el área situada justo encima de la lista de elementos, selecciona el comando Aplicar etiquetas .
• En la lista desplegable que aparece, seleccione Agregar o Quitar.
• Aparecerá un panel flotante con la lista de etiquetas. Active la casilla situada junto a cualquiera de las etiquetas que desea agregar o quitar.
• Agregue notas si quiere a cada archivo seleccionado. Las notas son solo de referencia interna y no son visibles para los interesados.
• Seleccione Guardar para guardar las selecciones y cerrar el panel flotante.

Para agregar etiquetas personalizadas o actualizar descripciones de etiquetas:

• En la página Solicitudes de derechos del asunto, seleccione Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla para acceder a la configuración de Priva.
• Vaya a la página Etiquetas de revisión de datos y seleccione la etiqueta para escribir una descripción y, para las etiquetas personalizadas, un nombre. Más información sobre la configuración de etiquetas.

Para exportar una lista de elementos etiquetados:

• Ve a la página Datos recopilados en una solicitud de derechos del interesado.
• Encima de la lista de elementos, seleccione el comando Exportar .
• Se descargará un archivo de Excel que muestra las propiedades de todos los elementos recopilados por la búsqueda de la solicitud. Busque la columna Etiquetas para identificar y ordenar los elementos por etiqueta.

Redactar contenido

Al incluir un elemento para la solicitud, es importante asegurarse de que los datos personales de otras personas no aparecen en el contenido que se proporciona al interesado. También puede haber información confidencial relacionada con su organización u otra información irrelevante que desee bloquear. Para redactar contenido, vaya a la pestaña Redactar del área de revisión de contenido de un elemento.

Cómo aplicar redacciones

Hay diferentes formas de buscar y aplicar redacciones:

• Aprovecha las funcionalidades de redacción asistida (versión preliminar), que resaltan las redacciones recomendadas y te permiten aplicar redacciones rápidamente si lo deseas.
• Use la búsqueda y la desmarcación (vista previa) para escribir un valor que, si se encuentra, se resaltará; puedes aplicar redacciones rápidamente si lo deseas.
• Aplique manualmente redactions a medida que revisa cada elemento de contenido mediante los comandos de anotación situados encima del área de vista previa de contenido.

Qué sucede con un elemento al aplicar redacciones

Al aplicar redacciones a un elemento, se creará una versión PDF del elemento para que las redacciones se representen visualmente en el PDF. El archivo original permanece inalterado y almacenado en su ubicación original. El elemento desedido es la versión que se incluye en el paquete de datos para que pueda volver a proporcionar al interesado para las solicitudes de access o exportación.

Redaction asistida (versión preliminar) con recomendaciones

En la pestaña Redact del área de revisión de contenido, los datos que no parezcan pertenecer al interesado se resaltan en amarillo. Estos valores resaltados son reacciones recomendadas. Las recomendaciones son tipos de datos personales que hemos detectado que no coinciden con los identificadores del interesado proporcionados para la solicitud.

El contador de redacciones recomendadas refleja las instancias totales de datos personales que no coinciden con el interesado. Si no hay ninguna redacción recomendada, no se resaltará nada y el contador de redacciones recomendadas leerá cero. Sin embargo, puede seguir especificando un valor de búsqueda para buscar contenido que podría necesitar ser desmarcado, y puede desmarcar manualmente el contenido dentro del área de revisión de contenido.

Puede cambiar entre dos vistas diferentes con el menú desplegable Mostrar encima del área de vista previa del elemento:

1. Recomendaciones y resultados de búsqueda muestran valores resaltados para las redacciones recomendadas y las coincidencias de búsqueda y de des- ción .
2. La vista previa de exportación de archivos muestra el aspecto que tendrá el elemento con las redacciones aplicadas al exportarlo como parte del paquete de datos final.

Revisar recomendaciones y aplicar redacciones

Sigue los pasos que se indican a continuación para revisar en detalle todas las redacciones recomendadas y aplicar o quitar redacciones. Aplicar redacciones de esta forma bloqueará todas las instancias del valor que decidas desedecular. Puede volver atrás y quitar todas las instancias o instancias individuales de redactions antes de completar la fase de revisión de datos.

1. En la pestaña Datos recopilados de la solicitud, seleccione un elemento de contenido de la lista. En el área de revisión de contenido a la derecha de la lista de elementos, vaya a la pestaña Redact . Se resaltarán las redacciones recomendadas.

2. En el contador Desacciones recomendadas , seleccione Ver recomendaciones. Se abrirá el panel flotante Ver recomendaciones . Muestra cada tipo de datos personal de un grupo contraíble. Expanda el grupo para ver cada valor detectado en el elemento. Por ejemplo, al expandir Todos los nombres completos se mostrarán todos los nombres encontrados que no coincidan con el nombre del interesado que ha proporcionado como identificador del interesado para la solicitud.

3. Para aplicar una redacción, marque el círculo a la izquierda de cada valor que desea desedeger. Al activar el círculo junto al tipo de datos personales, se seleccionan todos los valores de ese tipo. Seleccione el comando Redact en la parte superior de la lista. Se destendrán todas las instancias del valor y el estado Redaction del valor cambiará de No deseded a Redacted.

4. Seleccione Cerrar en el panel flotante Ver recomendaciones , que le lleva de nuevo a la pestaña Redact . Ahora verá bloqueados los cuadros "Desacoplados" en el área de vista previa de contenido y el contador Total de redacciones refleja el número de redacciones que ha aplicado. Cualquiera de las recomendaciones que no redactó seguirá mostrándose en resaltado amarillo a menos que la opción Mostrar esté establecida en Vista previa de exportación de archivo.

Quitar redacciones

• Para quitar las redacciones en todas las instancias de un valor: seleccione Ver recomendaciones. Comprueba el círculo situado junto al valor cuyas redacciones quieres borrar, selecciona Quitar redacción y, a continuación, cerrar. El texto bloqueado se quita ahora de todas las instancias del valor.

• Para quitar las redacciones individuales de una en una: en el área de vista previa del contenido, seleccione el cuadro de redacción que desea borrar y, a continuación, seleccione la x en la esquina superior derecha del cuadro.

Agregar una anotación a una redacción

El comando Anotar del panel flotante Ver recomendaciones le permite agregar una nota breve o un descriptor a instancias desedchadas. El texto que escriba aparecerá en el área bloqueada de la redacción (el texto predeterminado se lee "Desed").

Para agregar una anotación, seleccione Ver recomendaciones para abrir el panel flotante. Seleccione un valor que ya esté desedido y seleccione el comando Anotar . Escriba el texto en el cuadro de diálogo Anotación y, después, seleccione Aplicar. La columna Anotación del panel flotante muestra el texto escrito para la anotación. Seleccione Cerrar en el panel flotante.

Si quita una redacción, también se quitará cualquier anotación asociada a ella.

Buscar y redactar (vista previa)

Cuando seleccione un elemento que admita la redacción en la pestaña Datos recopilados , habrá una pestaña Redact en el área de revisión de contenido junto a la lista de elementos. En la pestaña Redact , use el comando Buscar y desmarcar situado debajo del contador Instancias buscadas para buscar un valor personalizado de su elección dentro de un elemento. Si se encuentra alguna coincidencia, puede marcarla como redacción. El contador de instancias buscados de la pestaña Redact refleja el número total de coincidencias encontradas para los valores buscados.

Para buscar un valor personalizado y aplicar censuras:

1. En la pestaña Redact , seleccione Buscar y redactar.

2. En el panel flotante Buscar y redactar , escriba un valor en el cuadro de búsqueda y, después, seleccione Agregar. Puede escribir una o más palabras para representar un valor individual para buscar. Para buscar valores adicionales, repita el proceso para cada valor. Las búsquedas no distinguen mayúsculas de minúsculas.

3. Si se encuentra una coincidencia, se mostrará en la columna Valor y su número de instancias en el elemento se reflejará en el contador De instancias buscadas .

4. Marque el círculo junto al valor de la lista y seleccione el comando Redact debajo del cuadro de búsqueda. Esta acción detendrá todas las instancias del valor dentro del elemento. La columna Estado del valor cambia de No desed aDesed. El contador Redactions del panel refleja ahora el número total de instancias desacondidas.

5. Seleccione Cerrar en el panel flotante, lo que le llevará de nuevo a la pestaña Redact . Verá que las redacciones se aplican en el área de revisión de contenido del elemento y el contador Total de redacciones aumenta por la cantidad de redacciones que ha aplicado.

Para quitar las redacciones en todas las instancias de un valor:

1. En la pestaña Redact , seleccione Buscar y redactar.

2. En el panel flotante Buscar y redactar , marque el círculo junto al valor y seleccione el comando Quitar redacción . El contador Redactions disminuirá por el número de instancias que no se han realizado.

3. Seleccione Cerrar.

Para quitar un valor de la lista, lo que también quitará las redacciones en todas las instancias de ese valor:

1. En la pestaña Redact , seleccione Buscar y redactar.

2. En el panel flotante Buscar y redactar , marque el círculo junto al valor y seleccione el comando Eliminar . El recuento de instancias buscadas disminuirá en función del número de instancias de ese valor. Si se realizaron redacciones, el contador Redactions también disminuirá por el número de instancias que no se han realizado.

3. Seleccione Cerrar.

También puede quitar las redacciones individuales. En el área de revisión de contenido, seleccione el cuadro de redacción y, a continuación, seleccione la x en la esquina superior derecha del cuadro.

Editar el texto en un cuadro de redacción

De forma predeterminada, la palabra "Desed" aparece encima de un cuadro de redacción. El interesado verá este texto en los elementos proporcionados en el paquete de datos final. Puede editar el texto que aparece en un cuadro de redacción siguiendo estos pasos.

Para cambiar el texto de un cuadro de redacción de un valor personalizado que ha des hecho de menos:

1. En la pestaña Redact , seleccione Buscar y redactar.

2. En el panel flotante Buscar y des redactar , para cualquier valor en el que el estado esté establecido en Parcial o Desedido, marque el círculo junto al valor que está actualizando.

3. Seleccione el comando Anotar y elija Actualizar anotación.

4. En la ventana emergente, escriba un valor. Se recomienda usar un valor corto para ajustar mejor los cuadros de redacción más pequeños.

5. Seleccione Aplicar. La columna Anotación se actualiza con la selección.

6. Seleccione Cerrar en el panel flotante, lo que le llevará de nuevo a la pestaña Redact . Verá que las redacciones de ese valor ahora tienen el texto escrito en el cuadro, si cabe.

Para restablecer el valor al valor predeterminado en las instancias descaladas, siga los pasos 1 y 2 anteriores y, en el paso 3, elija Quitar anotación.

Des redacto manual

Puede crear manualmente marcas alineadas y desmarcar contenido mediante los comandos de anotación situados justo encima del área de revisión de contenido en la pestaña Redactar .

• Para redactar un área de texto: vaya a la herramienta Dibujo en la barra de comandos (la tercera desde la izquierda) y, en el menú desplegable, seleccione Redacción de área. A continuación, use el cursor para dibujar un cuadro de texto que cubra el área de texto que desea bloquear. Cuando haya terminado de dibujar el cuadro, verá el área de texto bloqueada.

• Para quitar todas las redacciones de una página o de todo el elemento: en la herramienta Dibujo , seleccione Quitar dibujos en la página actual para quitar todas las redacciones de la página actual dentro del elemento, o bien seleccione Quitar todos los dibujos del documento para quitar todas las redacciones dentro del elemento.

• Para quitar una redacción individual: con la herramienta Seleccionar anotaciones (el icono de puntero en el extremo izquierdo) de la barra de comandos, seleccione el cuadro de redacción que desea quitar y, a continuación, seleccione la x en la esquina superior derecha del cuadro. Se quitará la redacción.

Límites de redacción

Los límites sobre cómo se recuperan o muestran las redactions se explican a continuación.

Las búsquedas se detectan por página: esto significa que si un valor se cruza de una página a la siguiente (por ejemplo, el valor de búsqueda es el nombre y los apellidos de una persona, y el nombre aparece al final de una página y el apellido aparece al principio de la página siguiente), el valor no se detectará en este caso.

Tiempo de búsqueda más largo para elementos de más de 50 páginas: para los elementos de contenido de más de 50 páginas, puede tardar más en buscar un valor de redacción.

Límite de 500 anotaciones por elemento: las anotaciones incluyen todas las instancias de búsqueda y desmarcación que se encuentran (resaltadas pero aún no desmarcadas), las redacciones aplicadas y los dibujos aplicados manualmente. Una notificación indica que has superado el límite de anotaciones y no podrás agregar más anotaciones. Se recomienda quitar los elementos destacados de búsqueda y desconexión que no tenga intención de desmarcar.

Límite de 500 valores únicos para un tipo de datos personales (para redacciones asistidas): Dentro de un elemento de contenido, solo se resaltarán como recomendación los primeros 500 valores únicos para un determinado tipo de datos personales. Por ejemplo, si busca un número de tarjeta de crédito, resaltaremos solo los primeros 500 valores únicos para un número de tarjeta de crédito. Los valores únicos adicionales no se resaltarán aunque se detecten en el elemento.

Límite de extracción de texto de 2 MB (para redacciones asistidas): la cantidad de texto por elemento que se puede buscar para recomendar redacciones es de 2 MB (este límite de tamaño solo se aplica al texto, no a las imágenes).

Escribir notas sobre un archivo

Para agregar o revisar notas en un elemento, selecciónelo en su fila y vaya a la pestaña Notas del archivo en el área de revisión de contenido a la derecha. También puede usar la opción Agregar nota de archivo para crear un nuevo comentario. Para revisar o agregar notas en un nivel general de caso, vaya a la pestaña principal Notas más arriba y use Agregar nota de mayúsculas y minúsculas. Estas notas serán visibles para los usuarios que trabajen en la solicitud, pero no se incluirán en el informe final ni se compartirán con el interesado.

Colaboración para la revisión de datos

Los administradores de solicitudes de derechos del asunto pueden ver todas las solicitudes. Puede agregar otros usuarios como colaboradores para la solicitud. Cuando se agrega un usuario como colaborador, se le concede automáticamente un rol de colaborador de administración de privacidad , que le proporciona acceso para ver esa solicitud y trabajar con los datos recopilados dentro de ella para ayudar a mover la solicitud a la finalización (más información sobre los roles de Priva).

La pestaña Colaboradores de la página de detalles de la solicitud muestra todos los colaboradores que pueden ver y contribuir a la solicitud y a cualquier canal de Teams asociado. Para agregar colaboradores a una solicitud:

1. En la página de detalles de una solicitud, vaya a la pestaña Colaboradores .
2. Seleccione el comando Agregar colaborador en la pestaña.
3. En la ventana Agregar colaborador , comience a escribir el nombre del usuario, seleccione el nombre una vez que aparezca y, a continuación, seleccione Agregar.

Al crear una solicitud, se crea automáticamente un canal dedicado de Teams para que los colaboradores discutan la solicitud y compartan la entrada de forma segura. Para iniciar un chat de Teams, cualquier colaborador puede seleccionar Chatear con colaboradores en la esquina superior derecha de la página de detalles de la solicitud. Esta acción abre Teams y le coloca en el canal General del sitio de grupo de la solicitud de derechos del asunto.

Para quitar un colaborador, seleccione su nombre de la lista de colaboradores y seleccione el comando Quitar colaborador . Al quitar un colaborador, el usuario se quita de la lista colaboradores y del canal de Teams de la solicitud. El usuario que creó la solicitud no se puede quitar como colaborador.

Para cambiar el comportamiento predeterminado de la creación de canales de Teams para solicitudes de derechos de asunto, vaya a Configuración de Priva en la esquina superior derecha de Solicitud de derechos del asunto. Seleccione Colaboración de Teams y desactive la casilla de la página para desactivar las capacidades de Teams para todas las solicitudes de derechos del asunto.

Completar la revisión

Cuando todos los elementos se hayan revisado y haya establecido su estado como Incluir, Excluir o No coinciden, es el momento de cerrar el paso de revisión. Cualquiera de los colaboradores que se soliciten puede completar la revisión.

Seleccione el botón Completar revisión en la esquina superior derecha de la solicitud. Un panel flotante mostrará un resumen de los datos y agregará las notas relacionadas. Estas notas son para mantener registros internos y no se comparten con el interesado.

Seleccione Completar revisión en el panel flotante para finalizar el paso de revisión. Esta acción prepara la solicitud para las fases finales del proceso: generar informes y cerrar la solicitud. Los resúmenes de sus decisiones se proporcionarán más adelante en la pestaña Informes .

Pasos siguientes

Obtenga información sobre cómo generar el informe final y trabajar para completar la solicitud en Generar informes y cerrar una solicitud.

Declinación de responsabilidades

Microsoft Priva declinación de responsabilidades