Политики минимизации данных в управлении рисками конфиденциальности

  • Статья

Политики минимизации данных ориентированы на возраст содержимого и его продолжительность с момента последнего изменения. Мониторинг персональных данных, которые по-прежнему хранятся в старом неиспользуемом содержимом, поможет вам лучше управлять хранимыми данными и снизить риски.

Управление рисками информационной безопасности Microsoft Priva позволяет создавать политики для мониторинга данных, которые не были изменены в течение выбранного периода. При обнаружении соответствия политике можно отправлять пользователям Уведомления по электронной почте с параметрами исправления, включая маркировку элементов для удаления, уведомление владельцев содержимого или добавление тегов к элементам для дальнейшего просмотра.

Процесс настройки политики упрощает настройку условий политики. Вы имеете полный контроль над временем оповещений и частотой сообщений электронной почты, которые позволяют привлечь внимание пользователей к безопасной обработке данных.

Существует два способа создания политики: из шаблона, который является нашим быстрым готовым вариантом с параметрами по умолчанию; или пользовательский параметр, который представляет собой интерактивный процесс настройки условий, оповещений и уведомлений.

Быстрая настройка: использование шаблона с параметрами по умолчанию

Политика минимизации данных по умолчанию обнаруживает содержимое, содержащее персональные данные, которое было создано или изменено по крайней мере 30 дней назад.

Чтобы создать политику передачи данных по умолчанию, выполните следующие действия.

  1. Войдите на один из следующих порталов, используя учетные данные для учетной записи администратора в организации Microsoft 365:

  2. Перейдите к решению по управлению рисками конфиденциальности и выберите страницу Политики .

  3. Выберите Создать политику.

  4. В поле Минимизация данных выберите Создать.

  5. Всплывающий элемент содержит сведения о политике. При выборе параметра Просмотр параметров будут отображаться параметры по умолчанию. Вы можете изменить параметры отсюда, что позволит вам перейти к интерактивному процессу, описанного ниже. Чтобы продолжить создание политики с помощью параметров по умолчанию, просто введите описательное имя, а затем выберите Создать политику.

Ваша политика будет создана, и вы найдете ее в списке на странице "Политики ". Он начинается в тестовом режиме, чтобы вы могли отслеживать, как он работает, прежде чем включать.

Параметры политики минимизации данных по умолчанию

Политика минимизации данных, созданная на основе шаблона, обнаружит:

  • Элементы содержимого, содержащие персональные данные, которые не были изменены по крайней мере за последние 30 дней.
  • Данные, которые хранятся в любом из следующих расположений в организации: Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams.
  • Типы данных на основе следующих групп классификации:
    • Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR)
    • Личная информация в США
    • Патриотический акт США
    • Закон об уведомлении штата США об уведомлении о нарушении
    • Закон Gramm-Leach-Bliley (GLBA)
    • Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования США (HIPAA)
    • Закон о медицинских записях Австралии (HRIP)
    • Закон о конфиденциальности Австралии
    • Личные сведения о Японии
    • Защита персональных данных в Японии

Пользовательская настройка: процесс создания интерактивной политики

Параметр настраиваемой политики — это интерактивный процесс создания новой политики путем задания условий, определения серьезности и частоты оповещений, а также включения Уведомления по электронной почте пользователя.

Выполните следующие действия, чтобы создать новую политику передачи данных:

  1. Войдите на один из следующих порталов, используя учетные данные для учетной записи администратора в организации Microsoft 365:

  2. Перейдите к решению по управлению рисками конфиденциальности и выберите страницу Политики .

  3. Выберите Создать политику.

  4. В поле Настраиваемый выберите Создать.

  5. На странице Имя и тип выберите шаблон Политики минимизации данных . Введите имя политики, которое поможет легко определить ее из списка на странице Политики , а затем введите необязательное описание, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. На странице Данные для мониторинга выберите тип персональных данных, которые требуется отслеживать в политике. Существует два варианта:

    • Группы классификации: группы типов конфиденциальной информации, которые используются для обнаружения содержимого, связанного с персональными данными или определенными правилами. При выборе этого параметра необходимо выбрать +Добавить группы классификации , чтобы выбрать одну или несколько групп из указанного списка.
    • Отдельные типы конфиденциальной информации: выберите этот параметр, чтобы выбрать из списка отдельных типов конфиденциальной информации.

    Узнайте больше о выборе данных для мониторинга. Завершив выбор данных для мониторинга, нажмите кнопку Далее.

  7. На странице Пользователи и группы выберите пользователей в организации, к которым будет применяться политика. Вы можете выбрать всех отдельных пользователей и все Office 365 группы рассылки или выбрать определенных пользователей и группы. Дополнительные сведения о выборе пользователей и групп. По завершении нажмите кнопку Далее.

  8. На странице Расположения выберите все расположения данных в Microsoft 365, которые требуется включить в политику. Выберите учетные записи электронной почты Exchange, учетные записи OneDrive, сообщения чатов и каналов Teams, а также сайты SharePoint.

    В SharePoint можно назначить все сайты или определенные сайты. Если выбрать Конкретные сайты SharePoint, можно ввести URL-адрес сайта в поле URL-адрес. Вы также можете выбрать + Выбрать сайты, а затем во всплывающей области проверка поле слева от имени сайта, которое вы хотите выбрать.

    Узнайте больше о выборе расположений. Завершив выбор расположений, нажмите кнопку Далее.

  9. На странице Условия используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать, сколько дней с момента последнего изменения элемента, которое будет обнаруживать политика:

    • 30 дней
    • 60 дней
    • 90 дней
    • 120 дней

    По завершении нажмите кнопку Далее.

  10. На странице Результаты решите, следует ли уведомлять пользователей, когда они соответствуют условиям, заданным политикой. Если проверка поле Уведомления по электронной почте, пользователи получат уведомление по электронной почте, когда их действия соответствуют условиям политики. Сообщения электронной почты будут содержать инструкции по устранению неполадок непосредственно из сообщения электронной почты, а также ссылку на обучение конфиденциальности. Вы назначите частоту сообщений электронной почты и URL-адрес для предпочитаемого обучения конфиденциальности.

    Дополнительные сведения о настройке уведомлений пользователей. Завершив выбор результатов, нажмите кнопку Далее.

  11. На странице Оповещения используйте переключатель, чтобы включить оповещения, которые будут отображаться администратором на странице Оповещения в разделе Политики управления рисками конфиденциальности. Вы назначите частоту создания оповещений, пороговые значения для совпадений перед созданием оповещений и уровень серьезности оповещений. Дополнительные сведения о настройке оповещений для соответствия политике. По завершении нажмите кнопку Далее.

  12. На странице Режим выберите режим для включения политики: сначала протестируйте ее или включите. В тестовом режиме оповещения или уведомления отправляться не будут. Узнайте больше о рекомендациях и том, что следует проанализировать при тестировании политики. По завершении нажмите кнопку Далее.

  13. На странице Готово проверьте выбранные варианты. Выберите Изменить под любым из разделов, чтобы настроить параметры. Если вы удовлетворены параметрами политики, нажмите кнопку Отправить , чтобы создать политику.

Через несколько секунд вы увидите подтверждение создания политики. Выберите Готово на странице подтверждения, после чего вы перейдете на страницу Политики , где вы увидите новую политику в верхней части таблицы.

Дальнейшие действия

Дополнительные сведения о том, как изменять политики и управлять ими, см. в разделе Политики по управлению рисками конфиденциальности .

Microsoft Priva юридическое заявление об отказе от ответственности