Aiheiden suunnittelu

Hallitset sitä, miten aiheet koetaan organisaatiossasi. Aiheiden suunnittelupäätöksesi varmistavat, että käyttäjille näytetään laadukkaita aiheita ja että heillä on oikeat käyttöoikeudet tietojen kuluttamiseen ja lisäämiseen.

Tässä artikkelissa tutustumme seuraaviin suunnittelupäätöksiin:

• Mitkä SharePoint-sivustot haluat indeksoida aiheiden mukaan
• Mitkä aiheet kannattaa jättää pois aiheiden käyttökokemuksista, jos niitä on
• Käyttäjät, joille haluat tehdä aiheista näkyviä
• Käyttäjät, joille haluat antaa käyttöoikeudet aiheiden hallintaan aihekeskuksessa
• Käyttäjät, joille haluat antaa oikeuden luoda tai muokata aiheita aihekeskuksessa
• Minkä nimen haluat antaa aihekeskuksellesi

Tietosi suojausta ja yksityisyyttä noudatetaan, eivätkä aihekokemukset anna käyttäjille lisäoikeuksia tiedostoihin, joihin heillä ei ole oikeuksia. Suosittelemme, että luet suunnitteluprosessissa myös aiheiden suojauksen ja tietosuojan .

Jos haluat lisätietoja aiheiden taustalla olevasta tekoälyteknologiasta, lue Aleksandria aiheista: massadatasta massatietoon.

Muista, että Aiheet tarvitsevat pääsyn sivustoihin ja tiedostoihin, joita käyttäjät käyttävät päivittäin. Aiheiden käyttöönotto testi- tai kehitysympäristössä ei välttämättä tuota hyödyllisiä tuloksia.

Vaatimukset

Aiheet on tilattava, ja sinun on oltava joko yleinen järjestelmänvalvoja tai sekä SharePointin että Ryhmien järjestelmänvalvoja, jotta voit käyttää Microsoft 365 -hallintakeskus ja määrittää aiheet.

Käyttöoikeuksien määrittäminen on kuvattu aiheiden määrittämisessä. Jos aiot määrittää käyttöoikeuksia ohjelmallisesti, varmista, että käyttäjillä on jo Microsoft 365 -käyttöoikeudet (esimerkiksi E3 tai E5).

Aiheen etsiminen

Aiheen etsintäasetukset määrittävät, mitä SharePoint-sivustoja käytetään aiheiden lähteinä. Tämä sisältää sekä perinteiset että nykyaikaiset sivustot sekä Microsoft Teamsiin ja Microsoft 365 -ryhmät liittyvät sivustot. OneDrive-sivustoja ei sisällytetä. Aiheet indeksoivat kaikki Office-tiedostot, tekstitiedostot ja itse SharePoint-sivuston sivut määrittämiesi sivustojen avulla.

Voit halutessasi sisällyttää kaikki SharePoint-sivustot, tietyn sivustoluettelon tai ei yhtään sivustoa. Suosittelemme, että valitset kaikki sivustot, jotta aihekokemuksessa on paljon hyviä aiheita käyttäjillesi.

Kun määrität aiheet, voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

• Kaikki sivustot: kaikki organisaatiosi SharePoint-sivustot. Tämä sisältää nykyiset ja tulevat sivustot.
• Kaikki paitsi valitut sivustot: Kaikki muut kuin määrittämäsi sivustot. Tulevaisuudessa luodut sivustot sisällytetään aiheiden etsinnän lähteinä.
• Vain valitut sivustot: Vain määrittämäsi sivustot. Tulevaisuudessa luotuja sivustoja ei sisällytetä aiheen etsinnän lähteinä.
• Ei sivustoja: Älä sisällytä SharePoint-sivustoja.

Suosittelemme, että valitset tarpeeksi sivustoja sisältämään vähintään 20 000 tiedostoa, jotta saat parhaat tulokset aiheista.

Jos valitset joko Kaikki paitsi valitut sivustot tai Vain valitut sivustot, voit ladata .csv-tiedoston, jossa on luettelo sivustoista. Näistä vaihtoehdoista on hyötyä, jos suoritat pilottikokeilun ja haluat sisällyttää rajoitetun määrän aloitettavien sivustojen määrää.

Voit kopioida .csv mallin alla:

Site name,URL

Emme suosittele sivustojen valitsemista, koska se estää aiheiden automaattisen luomisen tai päivittämisen. Voit kuitenkin valita tämän vaihtoehdon, jos haluat määrittää Aiheet ja lisätä sitten sivustoja myöhemmin.

Suosittelemme, että luot prosessin käyttäjille tai tietämyksenvalvojille ja pyydät, että yksittäiset sivustot poistetaan aiheiden etsimistoiminnosta tarvittaessa organisaatiossasi.

Kohteen merkitykselliset tiedot

Aiheet hyötyvät tekoälyn Microsoft Graph -signaaleista keräämistä tiedoista. Kohteen merkitykselliset tiedot ovat merkityksellisiä tietoja, jotka Microsoft laskee koneoppimistekniikoilla ja soveltaa niitä sisältösuosituksina sinulle ja työtovereillesi organisaatiossasi. Microsoft saa merkityksellisiä tietoja analysoimalla toimintoja (kuten muokkaamalla, kommentoimalla tai jakamalla), jotta käyttäjäkeskeiset kokemukset voivat sisältää Microsoft 365:n käyttäjien suosituksia. Kun otat merkitykselliset tiedot käyttöön Microsoft 365:ssä, organisaatiosi saa tarkimmat tulokset aiheista.

Multi-Geo

Jos organisaatiosi on ottanut käyttöön Microsoft 365 Multi-Geon, aiheet kunnioittavat tietojen suvereniteettia varmistamalla, että aiheiden tiedot tallennetaan aina oikeaan sijaintiin. Aihekeskus valmistellaan keskitetyssä sijainnissa ja kaikkien maantieteellisten sijaintien sisältö käsitellään siellä. Löydetyt aiheet tallennetaan samaan sijaintiin lähdesisällön kanssa. Jos aiheen lähdetiedot siirtyvät maantieteellisten sijaintien välillä, myös vastaavat aiheen ominaisuudet, kuten kuvaus, siirtyvät.

Käyttöoikeudet

Määrittämäsi käyttöoikeudet määrittävät, ketkä organisaatiosi käyttäjät käsittelevät aiheita ja mitä he voivat tehdä.

Aiheiden hallinta

Tietopäälliköt valvovat tietojen laatua, sen rakennetta ja muita parhaita käytäntöjä organisaatiossasi. He voivat vahvistaa ja hylätä aiheita.

Vaikka voit määrittää yksittäisiä aiheiden valvojia, suosittelemme, että luot käyttöoikeusryhmän (tai käytät olemassa olevaa), joka sisältää henkilöt, joiden haluat olevan tietämyksen valvojia. Voit määrittää tämän käyttöoikeusryhmän määritysprosessin aikana.

Aiheiden luominen ja muokkaaminen

Aiheen osallistujat ovat organisaatiosi mestareita ja aiheasian asiantuntijoita. He voivat luoda ja muokata aiheita.

Suosittelemme, että sallit kaikkien organisaatiosi käyttäjien luoda ja muokata aiheita, koska aihekokemukset toimivat parhaiten, kun kaikki käyttäjät voivat jakaa tietoja.

Jos haluat rajoittaa aiheiden luomisen ja muokkaamisen vain tietyille henkilöille tai ryhmille, luo heille käyttöoikeusryhmä ja määritä se määritysprosessin aikana.

Voit päättää, ettei kukaan voi osallistua aiheisiin, mutta tätä ei suositella. Tietopäälliköt voivat edelleen muokata ja luoda aiheita, jos valitset tämän vaihtoehdon.

Aiheen katselijat

Aiheen katselijat voivat nähdä tietoja aihesivuista, hakutuloksista ja siitä, milloin aiheet on korostettu sisällössä, kuten SharePoint-sivuilla. Käyttäjät näkevät löytyneet aiheet vain, kun heillä on pääsy tiedostoihin ja sivuihin, joilla aihe löydettiin.

Kun määrität aiheen katselijat, voit valita seuraavaa:

• Kaikki organisaatiossani
• Vain valitut henkilöt tai käyttöoikeusryhmät
• Ei kukaan

Suosittelemme kaikkia organisaatiossani, mutta jos suoritat pilottikokeilun, haluat ehkä valita vain valitut henkilöt tai käyttöoikeusryhmät. Voit myös valita Ei ketään , jos haluat määrittää aiheet, mutta et salli ihmisten nähdä aiheita vielä. (Tietopäälliköillä on edelleen käyttöoikeus, jotta he voivat tarkastella aiheita ja auttaa sinua tekemään päätöksen aiheiden laajasta saatavuudesta.)

Tietämyssäännöt

Järjestelmänvalvojana voit jättää pois tiettyjä aiheita aiheiden käyttökokemuksista. Tästä on hyötyä, jos haluat estää luottamuksellisten tietojen näkymisen aiheissa. Vaikka tietämyksen ylläpitäjät voivat jättää aiheet pois aihekeskuksesta, järjestelmänvalvojan pois sulkemat aiheet eivät näy edes tietopäälliköille. (Tietopäälliköt voivat myös poistaa aiheita aihekeskuksesta etsinnän jälkeen.)

Jos haluat jättää pois aiheet järjestelmänvalvojatasolla, sinun on lisättävä ne .csv-tiedostoon ja ladattava tiedosto palvelimeen. Voit tehdä tämän asennuksen aikana tai myöhemmin.

.csv tiedostossa on oltava seuraavat parametrit:

• Nimi: Kirjoita pois jätettävän aiheen nimi. Tämän voi tehdä kahdella eri tavalla:

• MatchType-Exact/Partial: Kirjoita, oliko kirjoittamasi nimi tarkka vai osittainen vastaavuustyyppi.

  • Tarkka vastaavuus: Voit sisällyttää tarkan nimen tai lyhenteen (esimerkiksi Contoso tai ATL).
  • Osittainen vastaavuus: Voit jättää pois kaikki aiheet, joissa on tietty sana. Esimerkiksi kaari jättää pois kaikki aiheet, joissa on sanakaari , kuten kaariympyrä, plasmakaarihitsaus tai koulutuskaari. Huomaa, että se ei jätä pois aiheita, joihin teksti sisältyy sanan osana, kuten arkkitehtuuri.

• Tarkoittaa merkkijonoa (valinnainen): (Tunnetaan myös nimellä laajennus) Jos haluat jättää pois lyhenteen, kirjoita sanat, joita lyhenne tarkoittaa.

  

Voit kopioida CSV-mallin:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Hallinta

Kun määrität Aiheet osana määritysprosessia, aihekeskus luodaan automaattisesti. Mieti, minkä nimen haluat antaa aihekeskukselle ja mitä haluat URL-osoitteen olevan. Voit määrittää sekä nimen että URL-osoitteen osana määritysprosessia, ja voit muuttaa nimeä (mutta et URL-osoitetta) myöhemmin Microsoft 365 -hallintakeskus. Sinulla voi olla vain yksi aihekeskus.

Asennuksen tarkistusluettelo

Kun määrität aiheiden käyttökokemuksia, tarvitset seuraavat kohteet ohjattua asennusta käydessäsi läpi: