Kom i gang med at indføre emner

Før du går i gang med at indføre, skal du forstå de begreber, der er involveret i videnstyring og emner. I følgende diagram kan du se, hvad der sker, når emnet registreres og organiseres:

• Opdagelse: Brugerne kan finde viden i de apps, de bruger hver dag, via emnekort – de kan også finde emner i Microsoft Search.
• Curation: Eksperter inden for emneområder (SMV'er) finjusterer emner via emnesider, og AI lærer af deres input. Emnecenteret indeholder emnesider, som brugerne kan udforske, og eksperter kan administrere.
• Identifikation: Med Microsoft Graph- og AI-viden og -personer (emner, færdigheder osv.) identificeres og organiseres automatisk i relaterede emner. SharePoint-indhold er indekseret med sikkerhedsindhold.
• Udvidelse: Med Microsoft Graph-indholdsconnectors (kommer snart) kan du hente viden fra eksterne tjenester og datalagre.

Du kan få flere oplysninger ved at gennemse oversigten for at få en introduktion.

Vær opmærksom på, at:

• Emneregistreringen forbedres, når der er mere indhold tilgængeligt.
• Sikkerheden, beskyttelsen af personlige oplysninger og placeringen af dine data bevares, selvom oplysningerne præsenteres i en ny oplevelse.
• Brugerne skal have en licens for at få vist emner.
• Registrering er i første omgang på engelsksprogede indhold.

Som en hjælp til at forberede dig skal du overveje disse spørgsmål:

• Hvilket indhold skal bruges til emneregistrering?
• Hvem skal administrere emner?
• Hvem får vist emnekort og fremhævninger?
• Hvilke emner forventes?

Gennemse denne liste over forudsætninger for at få mest ud af emner:

Plan for indførelse

Hvis du vil planlægge vedtagelse af emner, skal du:

1. Planlæg din tilgang og dine målscenarier:

   • Overvej at definere og prioritere scenarierne.
   • Tænk på de interessenter og medlemmer af projektteamet, du skal have involveret.
   • Bestem dine ønskede forretningsresultater, og hvordan du vil måle succes.

2. Engage din organisation:

   • Identificer de forretningsgrupper og forretningsteams, der skal involveres, og juster dem i forhold til de scenarier, du planlægger.
   • Begynd at tænke på, hvordan du engagerer nogle tidlige adoptører for at få kritisk og tidlig feedback, så du kan gentage for at få den bedste løsning.
   • Begynd at opbygge community'et, og tænk over, hvordan forskellige grupper i din organisation kan bruge emner.

3. Oplær din organisation: De fleste personer vil intuitivt forstå begrebet emner, og hvordan emnekort kompilerer relevante oplysninger og forstår og ser værdien. Men det kan være en god idé at oprette kurser, der er skræddersyet til din egen kultur og organisation, for at vise, hvordan emner skal bruges. Nogle oplæringsressourcer:

   • Viden & Content Services-ressourcecenter. Indeholder oversigter og funktionsoplysninger, optagede videoer og præsentationer på kontoret samt oplysninger om partnere og deres tilbud.
   • Del oplærings- og brugerhjælpsindhold med dine brugere.

4. Byg et mesternetværk:

   • Du har måske allerede praksisfællesskaber eller mesternetværk på plads. Disse netværk er fantastiske måder at socialisere og evangelisere og få peers involveret i at hjælpe hinanden. Og de kan dele succeshistorier, hvilket kan være værdifuldt. De kan tilbyde rådgivning og generere spænding.

5. Vis flere ressourcer på indføringswebstedet.

Destinationsscenarier

Bestem, hvordan du vil bruge emner i din organisation, så du kan bruge dem korrekt. Her er et par scenarier, hvor videnstyring og emner kan hjælpe din organisation:

• Rolle onboarding & træning: Forståelse af en ny organisations terminologi, vigtige projekter og kultur er vigtige skridt i onboarding. Nem registrering af emner kan hjælpe nye medarbejdere med hurtigt at komme i gang med nye job, roller eller projekter.
• Ekspertise med at finde og dele oplysninger: Når emner administreres og deles, kan personer i din organisation nemmere finde oplysninger og eksperter, der kan hjælpe dem i deres daglige arbejde.
• Udvidet beslutningstagning og forbedret tid til markedet: Når oplysninger og eksperter er nemme at nå, kan du træffe beslutninger lettere og barbere fri projekter.

Eksempelscenarie for rolle onboarding

En HR-chef skal levere oplysninger til nye medarbejdere, så de hurtigt kan onboarde sig i virksomheden og deres teams. De vil gerne pege dem på de korrekte ressourcer, dokumenter og teammedlemmer, som de skal bruge til at onboarde hurtigt og effektivt. De leder efter en løsning, der gør det muligt for den nye medarbejder hurtigt at finde de oplysninger, vedkommende har brug for, uden at skulle søge på tværs af flere lagre eller forlade de programmer, de allerede bruger.

Det kan f.eks. være:

• En medarbejder (Jordan) påtager sig en ny rolle eller er blevet nyansat og er lige begyndt med en rolle. Jordan ønsker at blive involveret og produktiv så hurtigt som muligt. Men Jordan har også brug for hjælp til at finde et startsted.
• En kollega (Kim), der var i rollen, før Jordan oprettede emnesider, der kan hjælpe nye medarbejdere og andre, der leder efter disse oplysninger.
• Kim var en SME og havde tilladelse til at se på ubekræftede emnesider. Ubekræftede emnesider er gode udgangspunkter for, hvad ai'en har fundet og oprettet, og Kim var i stand til at redigere dem for at tilføje ekspertressourcer, definitioner og fastgøre andre ressourcer.
• Som Jordan læser gennem et nyt indlæg på SharePoint, får de vist en emnefremhævning og holder markøren over det for hurtigt at få en definition af begrebet, og hvem der skal kontaktes med flere spørgsmål. Før kunne Jordan have været nødt til at gå på jagt efter disse oplysninger og kontakte kolleger for at se, hvem de skulle spørge om noget.
• Det kan være effektivt at udsætte disse oplysninger for emner. Selvom disse oplysninger måske har været tilgængelige før, kan det være blevet siloeret og svært at finde. At bringe det ind i de applikationer, som Jordan bruger, og hjælpe dem med at finde disse eksperter kan også skabe en følelse af engagement og fællesskab. Det kan også hjælpe dem med at føle sig mere bemyndiget, når de arbejder med den nye rolle.

Når du automatiserer dette scenarie, kan du sikre, at:

• Nye medarbejdere kan hurtigt oprette forbindelse til de rette personer på de rette projekter.
• Nye medarbejdere har øjeblikkelig adgang til de nyeste projektoplysninger i flowet for deres arbejde.
• Søgetiderne reduceres kraftigt.
• Onboardingtiderne reduceres kraftigt.

Eksempelscenarie for kundeopkaldscenter

Du kan gøre det muligt for kundeservice hurtigt at finde filer og eksperter for at hjælpe med usædvanlige skattespørgsmål og hurtigt dokumentere svaret, så andre nemt kan få adgang til emner.

En supportrepræsentant skal f.eks. hurtigt finde videnbase artikler, dokumenter og politikker, så de kan understøtte kunder. De vil gerne finde de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt uden manuelt at skulle gennemse flere databaser, lagre eller programmer eller sende et opkald. Og de er på udkig efter en løsning, der gør det muligt for dem at forblive inden for deres primære opkaldsprompt og få adgang til politikker, regler og retningslinjer i flowet af deres samtaler, så de hurtigt kan besvare spørgsmål og opdatere sagen.

Når du automatiserer dette scenarie med emner, kan du sikre, at:

• Supportopkaldstider reduceres.
• Eskalering til 2. og 3. niveau reduceres.
• Antallet af tilbagekald i en given sag reduceres.
• Kundetilfredsheden øges.

Prioriter dine scenarier

Når du har identificeret dine scenarier, kan du prioritere scenarierne:

En måde at prioritere dem på er ved at afbilde dine scenarier i et gitter, der viser virkningen i forhold til nem implementering. Søg efter scenarier, der både har stor indvirkning og er nemme at implementere, og gør dem til din topprioritet. Lav indvirkning og svære at implementere scenarier er din laveste prioritet. Når du har en hurtig gevinst med stor indvirkning og et scenarie, der er let at implementere, hjælper det folk med at blive ophidsede og se mulighederne for at bruge emner.

Vælg et par vigtige scenarier, som du først skal fokusere på, arbejde sammen med dine tidlige brugere for at få feedback og derefter udrulle i faser. På denne måde kan du gentage, foretage forbedringer og få feedback, så du kan få større implementering over tid.

Identificer interessenter

Identificer interessenterne for projektet. De vigtigste roller er Executive sponsor, Succes ejer, og Champions.

I en større organisation har du muligvis også flere personer i disse roller, og du skal fremme koordineringen mellem dem. I en mindre virksomhed kan en enkelt person udføre flere af disse roller. Forskellige roller kan være mere involveret i forskellige faser af projektet. Administratorer er f.eks. mere involveret i konfiguration af funktionerne, mens eksperter og mestre inden for emnet ikke bliver involveret, før du begynder at definere emner.

Selvom vi anbefaler, at hver af disse roller opfyldes i hele udrulningen, kan du opleve, at du ikke kræver, at de alle kommer i gang med din identificerede løsning.

Opret en succesplan

Brug disse indikatorer til at måle, om emner i din organisation lykkedes. Ser på:

1. Emneanvendelse:
   • Emnevisninger
   • Antal emner – både bekræftet og ikke bekræftet på listen over udvalgte emner.
   • Antal publicerede emnesider.
2. Slutbrugerfeedback fra emnekort.
3. Foretage undersøgelser af medarbejdertilfredshed. Emner bør forbedre medarbejdernes mulighed for at finde oplysninger, så find ud af, hvordan de kan indsamle deres input og feedback om den pågældende oplevelse.
4. Positiv indvirkning på søgeanalyse. Da emner vises i søgeoplevelsen, kan du med tiden se lavere antal afbrudte søgninger, fordi folk nemmere kan finde emnerne i søgningen.

Byg et championnetværk

Opbyg et mesternetværk i din organisation. Mestre er vigtige, fordi de kan:

• Opret en cirkel af indflydelse i deres teams
• Kør emnestyring & vedligeholdelse

Du kan rekruttere mestre fra forskellige roller – videnschefer og eksperter inden for emnet.

Masser af mesternetværk bruger Viva Engage som deres platform. I Viva Engage kan folk sende spørgsmål og få svar og dele succeshistorier. Du kan stole på, at netværket af personer i hele virksomheden kan tilbyde rådgivning til deres kolleger og vise, hvordan deres team bruger emner, så andre teams kan tænke på deres egne scenarier.

Nogle organisationer bruger hackathons (formelle eller uformelle, virtuelle eller personligt) til at indsamle grupper af personer til at arbejde på et bestemt projekt. Du kan f.eks. indsamle dine eksperter inden for emnet og få dem til at arbejde sammen om at organisere et sæt emnesider.

Tænk over, hvordan du kan genkende dine mestre. Hvis du belønner deres aktiviteter, giver dem anerkendelse og genererer et engagerende community, kan det få medarbejderne til at føle, at de bidrager til noget vigtigt, samtidig med at de får noget tilbage fra deres investeringer.

Nu, hvor du er klar til at udrulle, skal du sikre dig, at du opfordrer til løbende engagement.

• Bevar aktive Viva Engage grupper for dine mestre.
• Del succeshistorier.
• Vær jævnligt vært for engagementshændelser for at dele historier eller introducere nye funktioner.
• Angiv udfordringer for personer, og kør konkurrencer.

Næste trin

Når du er klar til at udrulle emner, skal du involvere personer.

• Begynd at introducere funktionssættet, og få dem til at tænke over deres scenarier.
• Indsaml interessenterne, og opret scenarier.
• Kør community'et, og tænk over, hvordan du vil engagere dem.
• Udfør derefter forberedelsestrinnene. Nogle kan være teknisk parathed og nogle forretningsparathed.
• Endelig socialisere og fremme.
• Deltag i diskussionen, og se de seneste begivenheder i emne community'et.