Aiheiden käyttöönoton aloittaminen

Ennen kuin aloitat käyttöönoton, sinun on ymmärrettävä tiedonhallintaan ja aiheisiin liittyvät käsitteet. Seuraavasta kaaviosta näet, mitä aiheiden etsinnän ja kuraation aikana tapahtuu:

• Resurssienetsintä: käyttäjät voivat päivittäin löytää tietoa käyttämistään sovelluksista aihekorttien kautta– he voivat myös tutustua aiheisiin Microsoft Searchissa.
• Kuratointi: Aiheasiantuntijat tarkentavat aiheita aihesivujen kautta, ja tekoäly oppii heidän panoksestaan. Aihekeskus sisältää aihesivuja, joita käyttäjät voivat tutkia ja joita asiantuntijat voivat hallita.
• Tunnistaminen: Microsoft Graphin ja tekoälyn avulla tiedot ja henkilöt (aiheet, taidot ja niin edelleen) tunnistetaan ja järjestetään automaattisesti aiheeseen liittyviin aiheisiin. SharePoint-sisältö on indeksoitu suojaussisällön avulla.
• Laajennus: Microsoft Graph -sisältöliitinten (tulossa pian) avulla voit käsitellä ulkoisista palveluista ja tietosäilöistä saatuja tietoja.

Lisätietoja on esittelyn yleiskatsauksessa .

Muista, että:

• Aiheen etsimistä parannetaan, kun sisältöä on enemmän.
• Tietojesi suojaus, tietosuoja ja sijainti säilytetään, vaikka tiedot esitetäänkin uudessa kokemuksessa.
• Käyttäjät tarvitsevat käyttöoikeuden aiheiden tarkasteluun.
• Etsintä tehdään aluksi englanninkielisessä sisällössä.

Voit valmistautua pohtimaan seuraavia kysymyksiä:

• Mitä sisältöä kannattaa käyttää aiheen etsimiseen?
• Kuka hallitsee aiheita?
• Kuka näkee aihekortit ja kohokohdat?
• Mitä aiheita odotetaan?

Tarkista tämä luettelo edellytyksistä, jotka koskevat aiheiden hyödyntämistä:

Käyttöönottosuunnitelma

Jos haluat suunnitella aiheiden käyttöönottoa, sinun on tehtävä seuraavat asiat:

1. Suunnittele lähestymistapa- ja kohdeskenaariot:

   • Mieti skenaarioiden määrittämistä ja priorisointia.
   • Mieti sidosryhmiä ja projektiryhmän jäseniä, jotka sinun on otettava mukaan.
   • Määritä haluamasi liiketoimintatulokset ja se, miten aiot mitata onnistumista.

2. Engage organisaatiossasi:

   • Tunnista liiketoimintaryhmät ja yritystiimit, joiden on osallistuttava, ja kohdista ne suunnittelemiasi skenaarioihin.
   • Ala miettiä, miten voit ottaa joitakin varhaisia omaksujia vastaan kriittisen varhaisen palautteen saamiseksi, jotta voit iteroida päästäksesi parhaaseen ratkaisuun.
   • Aloita yhteisön luominen ja mieti, miten organisaatiosi eri ryhmät voivat käyttää aiheita.

3. Harjoita organisaatiotasi: Useimmat käyttäjät ymmärtävät aiheiden käsitteen ja sen, miten aihekortit kokoavat merkityksellisiä tietoja, ymmärtävät ja näkevät arvon. Haluat ehkä luoda omaan kulttuuriin ja organisaatioon räätälöityä koulutusta, jotta voit näyttää, miten haluat käyttää aiheita. Joitakin koulutusresursseja:

   • Knowledge & Content Services -resurssikeskus. Sisältää yleiskatsaukset ja ominaisuustiedot, tallennetut office-tuntivideot ja -esitykset sekä tietoja kumppaneista ja heidän tarjonnastaan.
   • Jaa koulutusta ja käyttäjien ohjesisältöä käyttäjiesi kanssa.

4. Muodosta mestariverkosto:

   • Sinulla saattaa olla jo harjoitusyhteisöjä tai mestariverkostoja. Nämä verkostot ovat loistavia tapoja seurustella ja evankelioida ja saada vertaisia osallistumaan toistensa auttamiseen. Ja he voivat jakaa menestystarinoita, jotka voivat olla arvokkaita. He voivat tarjota neuvoja ja luoda jännitystä.

5. Näytä lisää resursseja käyttöönottosivustossa.

Kohdeskenaariot

Määritä, miten haluat käyttää aiheita organisaatiossasi, jotta voit käyttää niitä onnistuneesti. Seuraavassa on muutamia tilanteita, joissa tietämyksen hallinta ja aiheet voivat auttaa organisaatiotasi:

• Roolien perehdyttäminen & koulutus: Uuden organisaation terminologian, tärkeimpien projektien ja kulttuurin ymmärtäminen on tärkeä osa perehdytystä. Aiheiden helppo löytäminen voi auttaa uusia työntekijöitä lisäämään uusia tehtäviä, rooleja tai projekteja nopeasti.
• Asiantuntemuksen etsintä ja tietojen jakaminen: Kun aiheita hallitaan ja jaetaan, organisaatiosi käyttäjät voivat helpommin etsiä tietoa ja asiantuntijoita auttamaan heitä päivittäisessä työssään.
• Laajennettu päätöksenteko ja parannettu aika markkinoille: Kun tiedot ja asiantuntijat on helppo tavoittaa, voit tehdä päätöksiä helpommin ja ajaa vapaa-aikaa projekteille.

Esimerkkiskenaario roolien perehdytystä varten

Henkilöstöpäällikön on annettava uusille työntekijöille tietoja, joiden avulla he voivat nopeasti päästä mukaan yritykseen ja heidän tiimeihinsä. He haluavat osoittaa heille oikeat resurssit, asiakirjat ja tiimin jäsenet, jotka heidän on otettava käyttöön nopeasti ja tehokkaasti. He etsivät ratkaisua, jonka avulla uusi työntekijä voi löytää tarvitsemansa tiedot nopeasti hakematta useista säilöistä tai poistumatta jo käyttämistään sovelluksista.

Esimerkki:

• Työntekijä (Jordan) ottaa uuden roolin tai on vasta palkattu ja aloittaa juuri roolistaan. Jordan haluaa osallistua ja tuottavaan niin nopeasti kuin mahdollista. Mutta Jordan tarvitsee myös apua lähtöpaikan löytämisessä.
• Kollega (Kim), joka oli roolissa ennen Jordanian luomista, loi aihesivuja, jotka voivat auttaa uusia työntekijöitä ja kaikkia muita, jotka etsivät näitä tietoja.
• Kim oli pk-yritys ja hänellä oli oikeus tarkastella vahvistamattomia aihesivuja. Vahvistamattomat aihesivut ovat loistavia aloituspisteitä sille, mitä tekoäly on löytänyt ja luonut, ja Kim pystyi muokkaamaan niitä lisätäkseen asiantuntijaresursseja, määritelmiä ja kiinnittääkseen muita resursseja.
• Kun Jordan lukee uutta viestiä SharePointissa, he näkevät aiheen korostuksen ja pitävät hiiren osoitinta sen päällä, jotta saat nopeasti termin määrityksen ja sen, keneen ottaa yhteyttä lisäkysymyksillä. Aiemmin Jordan saattoi joutua etsimään näitä tietoja ja ottamaan yhteyttä kollegoihin nähdäkseen, keneltä kysyä jotain.
• Näiden tietojen paljastaminen aiheiden kautta voi olla tehokasta. Vaikka nämä tiedot ovat saattaneet olla saatavilla aiemminkin, niitä on ehkä löydetty siilottuna ja vaikeasti löytyneenä. Sen tuominen Jordanian käyttämiin sovelluksiin ja näiden asiantuntijoiden löytäminen voi myös edistää sitoutumisen ja yhteisön tunnetta. Se voi myös auttaa heitä tuntemaan itsensä voimaantuneemmiksi, kun he käsittelevät uutta roolia.

Kun automatisoit tämän skenaarion, voit varmistaa, että:

• Uudet työntekijät voivat nopeasti muodostaa yhteyden oikeiden projektien oikeiden henkilöiden kanssa.
• Uusilla työntekijöillä on välitön pääsy työnkulun uusimpiin projektitietoihin.
• Hakuajat vähenevät huomattavasti.
• Perehdytysajat vähenevät huomattavasti.

Esimerkkitilanne asiakaspuhelukeskukselle

Voit antaa asiakaspalvelun etsiä nopeasti tiedostoja ja asiantuntijoita, jotka auttavat epätavallisissa verokysymyksissä, ja dokumentoida vastauksen nopeasti muille, jotta he voivat helposti käyttää aiheita.

Esimerkiksi tukiedustajan on löydettävä nopeasti tietokanta artikkeleita, asiakirjoja ja käytäntöjä, jotta hän voi tukea asiakkaita. He haluavat löytää oikeat tiedot oikeaan aikaan ilman, että heidän tarvitsee manuaalisesti seuloa useita tietoperustoja, säilöjä tai sovelluksia tai lähettää puhelua. Ja he etsivät ratkaisua, jonka avulla he voivat pysyä tärkeissä puhelukehote- ja käyttöoikeuskäytännöissä, säädöksissä ja ohjeissa keskusteluidensa kulussa, jotta he voivat nopeasti vastata kysymyksiin ja päivittää tapauksen.

Kun automatisoit tämän skenaarion aiheiden avulla, voit varmistaa, että:

• Tuen puheluajat lyhenevät.
• Eskalointia 2. ja 3. tason tukeen vähennetään.
• Tietyn tapauksen vastakutsujen määrää vähennetään.
• Asiakastyytyväisyys lisääntyy.

Priorisoi skenaariosi

Kun olet tunnistanut skenaariosi, voit priorisoida skenaarioita:

Yksi tapa priorisoida niitä on piirtää skenaariosi ruudukkoon, joka näyttää vaikutuksen vs. toteutuksen helppouden. Etsi skenaarioita, joilla on suuri vaikutus ja jotka on helppo ottaa käyttöön ja jotka tekevät niistä ensisijaisen prioriteetin. Pieni vaikutus ja vaikeasti toteutettavat skenaariot ovat pienin prioriteettisi. Kun saat nopean voiton suurella vaikutuksella ja helposti toteutettavalla skenaariolla, se auttaa ihmisiä innostumaan ja näkemään aiheiden käyttömahdollisuudet.

Valitse pari keskeistä skenaariota, joihin aluksi keskitytään, ota yhteyttä varhaisiin omaksujiin palautteen saamiseksi ja julkaise vaiheittain. Näin voit iteroida, tehdä parannuksia ja saada palautetta, jotta voit kasvattaa omaksumista ajan kuluessa.

Sidosryhmien tunnistaminen

Tunnista projektisi sidosryhmät. Päärooleja ovat johtajasponsori, menestyksen omistaja ja Mestarit.

Suuremmassa organisaatiossa näissä rooleissa voi olla myös useita henkilöitä, ja sinun on ohjattava koordinointia heidän välillään. Pienemmässä yrityksessä yksittäinen henkilö voi suorittaa useita näistä rooleista. Eri roolit saattavat olla enemmän mukana projektin eri vaiheissa. Esimerkiksi järjestelmänvalvojat osallistuvat enemmän ominaisuuksien määrittämiseen, kun taas aiheiden asiantuntijat ja mestarit eivät osallistu, ennen kuin alat määrittää aiheita.

Vaikka suosittelemmekin, että kukin näistä rooleista toteutetaan koko käyttöönoton ajan, saatat huomata, että et tarvitse niitä kaikkia, jotta voit aloittaa tunnistetun ratkaisusi käytön.

Luo onnistumissuunnitelma

Näiden ilmaisimien avulla voit mitata aiheiden onnistumista organisaatiossasi. Katso kohti:

1. Aiheen käyttö:
   • Aiheiden näyttökerrot
   • Aiheiden määrä – sekä vahvistettu että vahvistamaton valvotussa aiheluettelossa.
   • Julkaistujen aihesivujen määrä.
2. Loppukäyttäjän palaute aihekorteista.
3. Tee työntekijän tyytyväisyyskyselyitä. Aiheiden tulisi parantaa työntekijöiden kykyä löytää tietoja, jotta he voivat kerätä syötteitä ja palautetta tästä kokemuksesta.
4. Positiivinen vaikutus hakuanalyysiin. Koska aiheet näkyvät hakukokemuksessa, hylättyjen hakujen määrä saattaa ajan mittaan laskea, koska ihmiset löytävät aiheet helpommin haussa.

Mestariverkoston luominen

Luo mestariverkosto organisaatiossasi. Mestarit ovat tärkeitä, koska he voivat:

• Vaikutuspiirin luominen tiimien sisällä
• Aiheiden hallinnan & ylläpito

Voit rekrytoida mestareita eri rooleista – tietopäälliköistä ja aiheasiantuntijoista.

Monet mestariverkot käyttävät Viva Engage alustanaan. Viva Engage ihmiset voivat lähettää kysymyksiä, saada vastauksia ja jakaa menestystarinoita. Voit luottaa koko yrityksesi ihmisten verkostoon tarjotaksesi neuvoja heidän ikätovereilleen ja näyttääksesi, miten heidän tiiminsä käyttää aiheita, jotta muut tiimit voivat ajatella omia skenaarioitaan.

Jotkin organisaatiot käyttävät hackathon-ryhmiä (muodollinen tai epävirallinen, virtuaalinen tai henkilökohtaisesti) kerätäkseen henkilöryhmiä työskentelemään tietyssä projektissa. Voit esimerkiksi kerätä aihealueasiantuntijoita ja pyytää heitä tekemään yhteistyötä aihesivujen joukon kokoamiseksi.

Mieti, miten voit tunnistaa mestarisi. Heidän toimintansa palkitseminen, tunnustuksen antaminen heille ja kiinnostavan yhteisön luominen voivat saada työntekijät tuntemaan, että he edistävät jotain tärkeää ja saavat jotain takaisin investoinneistaan.

Nyt kun olet valmis ottamaan käyttöön, haluat varmistaa, että kannustat jatkuvaan sitoutumiseen.

• Säilytä aktiiviset Viva Engage ryhmiä mestareitasi varten.
• Jaa menestystarinoita.
• Järjestä säännöllisesti välitystapahtumia ja jaa tarinoita tai esittele uusia ominaisuuksia.
• Aseta haasteita ihmisille ja järjestä kilpailuja.

Seuraavat vaiheet

Kun olet valmis aloittamaan aiheiden julkaisun, sinun on saatava ihmiset mukaan.

• Aloita ominaisuusjoukon esittely ja pyydä heitä miettimään skenaarioitaan.
• Kerää sidosryhmiä ja luo skenaarioita.
• Ohjaa yhteisöä ja mieti, miten aiot sitouttaa heidät.
• Suorita sitten valmisteluvaiheet. Osa voi olla teknistä valmiutta ja jonkin verran liiketoimintavalmiutta.
• Lopuksi sosialisoi ja ylennä.
• Liity keskusteluun ja katso viimeisimmät tapahtumat Aiheet-yhteisössä.