Wprowadzenie do wdrażania tematów

Przed rozpoczęciem wdrażania musisz zrozumieć pojęcia związane z zarządzaniem wiedzą i tematami. Na poniższym diagramie przedstawiono, co dzieje się podczas odnajdywania i leczenia tematów:

• Odnajdywanie: użytkownicy mogą odnajdywać wiedzę w aplikacjach używanych codziennie za pośrednictwem kart tematów — mogą również odnajdywać tematy w usłudze Microsoft Search.
• Kuratoria: eksperci z dziedziny (MŚP) uściślają tematy za pośrednictwem stron tematów, a sztuczna inteligencja uczy się na podstawie ich danych wejściowych. Centrum tematów zawiera strony tematów, które użytkownicy mogą eksplorować i którymi mogą zarządzać eksperci.
• Identyfikacja: Dzięki wiedzy programu Microsoft Graph i sztucznej inteligencji (AI) osoby (tematy, umiejętności itd.) są identyfikowane i automatycznie zorganizowane w powiązane tematy. Zawartość programu SharePoint jest indeksowana przy użyciu zawartości zabezpieczeń.
• Rozszerzenie: dzięki łącznikom zawartości programu Microsoft Graph (wkrótce) możesz pozyskiwać wiedzę z usług zewnętrznych i repozytoriów danych.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z omówieniem , aby zapoznać się z wprowadzeniem.

Pamiętaj, że:

• Odnajdywanie tematów jest ulepszane, gdy jest dostępna większa zawartość.
• Zabezpieczenia, prywatność i lokalizacja danych są zachowywane, mimo że informacje są prezentowane w nowym środowisku.
• Użytkownicy potrzebują licencji na wyświetlanie tematów.
• Odnajdywanie początkowo dotyczy zawartości w języku angielskim.

Aby pomóc w przygotowaniu, przemyśl następujące pytania:

• Jakiej zawartości należy używać do odnajdywania tematów?
• Kto będzie zarządzał tematami?
• Kto zobaczy karty tematów i najważniejsze informacje?
• Które tematy są oczekiwane?

Przejrzyj tę listę wymagań wstępnych, aby jak najlepiej wykorzystać tematy:

Planowanie wdrożenia

Aby zaplanować wdrożenie tematów, musisz:

1. Planowanie podejścia i scenariuszy docelowych:

   • Pomyśl o zdefiniowaniu i określeniu priorytetów scenariuszy.
   • Pomyśl o osobach biorących udział w projekcie i członkach zespołu projektu, których potrzebujesz.
   • Określ żądane wyniki biznesowe i sposób mierzenia sukcesu.

2. Engage organizacji:

   • Zidentyfikuj grupy biznesowe i zespoły biznesowe, które muszą być zaangażowane, i dostosuj je do scenariuszy, które planujesz.
   • Zacznij myśleć o tym, jak zaangażować niektórych wczesnych użytkowników, aby uzyskać krytyczne, wczesne opinie, aby można było iterować, aby uzyskać najlepsze rozwiązanie.
   • Zacznij tworzyć społeczność i zastanów się, jak różne grupy w organizacji mogą korzystać z tematów.

3. Szkolenie organizacji: większość osób intuicyjnie rozumie koncepcję tematów oraz sposób kompilowania odpowiednich informacji przez karty tematów oraz rozumie i widzi wartość. Warto jednak utworzyć szkolenia dostosowane do własnej kultury i organizacji, aby pokazać, jak chcesz używać tematów. Niektóre zasoby szkoleniowe:

   • Centrum zasobów usługi Content Services & wiedzy. Zawiera przeglądy i informacje o funkcjach, nagrane wideo i prezentacje w godzinach pracy oraz informacje o partnerach i ich ofertach.
   • Udostępniaj użytkownikom zawartość szkoleniową i pomoc dla użytkowników .

4. Tworzenie sieci mistrzów:

   • Możesz mieć już społeczności praktyk lub sieci mistrzów. Sieci te są doskonałymi sposobami na socjalizację i ewangelizację oraz angażowanie rówieśników w pomaganie sobie nawzajem. I mogą dzielić się historiami sukcesu, które mogą być cenne. Mogą zaoferować porady i generować emocje.

5. Wyświetl więcej zasobów w witrynie wdrażania.

Scenariusze docelowe

Określ, jak chcesz używać tematów w organizacji, aby można było z nich korzystać pomyślnie. Poniżej przedstawiono kilka scenariuszy, w których zarządzanie wiedzą i tematy mogą pomóc Twojej organizacji:

• Dołączanie roli & szkoleń: Zrozumienie terminologii, kluczowych projektów i kultury nowej organizacji to ważne kroki dołączania. Łatwe odnajdywanie tematów może pomóc nowym pracownikom szybko rozwijać nowe zadania, role lub projekty.
• Znajdowanie wiedzy i udostępnianie informacji: gdy tematy są zarządzane i udostępniane, osoby w Organizacji mogą łatwiej znaleźć informacje i ekspertów, aby pomóc im w codziennej pracy.
• Rozszerzone podejmowanie decyzji i ulepszony czas wprowadzenia na rynek: gdy informacje i eksperci są łatwo dostępni, możesz łatwiej podejmować decyzje i golić projekty poza czasem.

Przykładowy scenariusz dołączania ról

Menedżer kadr musi dostarczyć informacje nowym pracownikom, aby ułatwić im szybkie dołączanie do firmy i jej zespołów. Chcą wskazać im odpowiednie zasoby, dokumenty i członków zespołu, które będą potrzebne do szybkiego i wydajnego dołączania. Szukają rozwiązania, które umożliwia nowemu pracownikowi szybkie znajdowanie potrzebnych informacji bez konieczności wyszukiwania w wielu repozytoriach lub pozostawiania aplikacji, z których już korzysta.

Przykład:

• Pracownik (Jordan) przejmuje nową rolę lub został nowo zatrudniony i dopiero zaczyna od roli. Jordan chce zaangażować się i produktywnie tak szybko, jak to możliwe. Ale Jordania potrzebuje również pomocy w znalezieniu miejsca początkowego.
• Kolega (Kim), który był w tej roli, zanim Jordan utworzył strony tematów, które mogą pomóc nowym pracownikom i innym osobom szukającym tych informacji.
• Kim była MŚP i miała uprawnienia do patrzenia na niepotwierdzone strony tematów. Niepotwierdzone strony tematów to doskonałe punkty wyjścia dla tego, co sztuczna inteligencja odkryła i utworzyła, a Kim mogła je edytować, aby dodać zasoby ekspertów, definicje i przypiąć inne zasoby.
• Gdy Jordan czyta nowy wpis w programie SharePoint, widzi wyróżniony temat i umieszcza nad nim kursor, aby szybko uzyskać definicję terminu i z kim należy się skontaktować z większą ilością pytań. Wcześniej Jordan musiał polować na te informacje i kontaktować się z kolegami, aby zobaczyć, kogo o coś zapytać.
• Uwidacznianie tych informacji za pośrednictwem tematów może być zaawansowane. Chociaż te informacje mogły być dostępne wcześniej, mogły być silosowane i trudne do znalezienia. Wprowadzenie go do aplikacji używanych przez Jordanię i pomoc w znalezieniu tych ekspertów może również prowadzić do poczucia zaangażowania i społeczności. Może to również pomóc im poczuć się bardziej wzmocnione, gdy mają do czynienia z nową rolą.

Podczas automatyzowania tego scenariusza możesz upewnić się, że:

• Nowi pracownicy mogą szybko łączyć się z odpowiednimi osobami w odpowiednich projektach.
• Nowi pracownicy mają natychmiastowy dostęp do najnowszych informacji o projekcie w przepływie pracy.
• Czasy wyszukiwania są znacznie krótsze.
• Czasy dołączania są znacznie krótsze.

Przykładowy scenariusz dla centrum obsługi klienta

Możesz umożliwić działowi obsługi klienta szybkie znajdowanie plików i ekspertów w celu ułatwienia obsługi nietypowych pytań podatkowych i szybkiego udokumentowania odpowiedzi dla innych osób w celu łatwego uzyskiwania dostępu do tematów.

Na przykład przedstawiciel pomocy technicznej musi szybko znaleźć baza wiedzy artykułów, dokumentów i zasad, aby umożliwić im obsługę klientów. Chcą znaleźć odpowiednie informacje we właściwym czasie, bez konieczności ręcznego przesiewania kilku baz danych, repozytoriów lub aplikacji ani wysyłania wywołań. I szukają rozwiązania, które pozwoli im pozostać w ramach głównego monitu o połączenie i zasad dostępu, przepisów i wytycznych w przepływie rozmów, aby mogli szybko odpowiedzieć na pytania i zaktualizować sprawę.

Podczas automatyzowania tego scenariusza za pomocą tematów możesz upewnić się, że:

• Czasy wywołań pomocy technicznej są krótsze.
• Zmniejszono liczbę eskalacji do drugiej i trzeciej warstwy.
• Liczba wywołań zwrotnych w danym przypadku jest ograniczona.
• Zwiększa się zadowolenie klientów.

Określanie priorytetów scenariuszy

Po zidentyfikowaniu scenariuszy można określić priorytety scenariuszy:

Jednym ze sposobów na określenie ich priorytetów jest wykreślenie scenariuszy w siatce pokazującej wpływ a łatwość implementacji. Poszukaj scenariuszy, które mają duży wpływ i są łatwe do zaimplementowania i sprawiają, że są one priorytetem. Scenariusze o niskim wpływie i trudne do zaimplementowania są najniższym priorytetem. Jeśli masz szybką wygraną z dużym wpływem, łatwym do zaimplementowania scenariuszem, pomaga to ludziom ekscytować się i zobaczyć możliwości korzystania z tematów.

Wybierz kilka kluczowych scenariuszy, na których początkowo chcesz się skupić, współpracuj ze swoimi wczesnymi użytkownikami, aby uzyskać opinie, a następnie wdrażaj je etapami. W ten sposób możesz iterować, wprowadzać ulepszenia i uzyskiwać opinie, dzięki czemu możesz z czasem rozwijać wdrażanie.

Identyfikowanie uczestników projektu

Zidentyfikuj uczestników projektu. Kluczowymi rolami są sponsor wykonawczy, właściciel sukcesu i mistrzowie.

W większej organizacji może również istnieć wiele osób pełniących te role i konieczne będzie prowadzenie koordynacji między nimi. W mniejszej firmie jedna osoba może pełnić kilka z tych ról. Różne role mogą być bardziej zaangażowane w różne fazy projektu. Na przykład administratorzy są bardziej zaangażowani w konfigurowanie funkcji, podczas gdy eksperci i mistrzowie nie angażują się, dopóki nie zaczniesz definiować tematów.

Mimo że zalecamy spełnienie każdej z tych ról w całym wdrożeniu, może się okazać, że nie wymagasz od nich wszystkich rozpoczęcia pracy z zidentyfikowanym rozwiązaniem.

Tworzenie planu sukcesu

Użyj tych wskaźników, aby zmierzyć powodzenie tematów w organizacji. Zerknij na:

1. Użycie tematu:
   • Wrażenia z tematu
   • Ilość tematów — zarówno potwierdzonych, jak i niepotwierdzonych na liście wyselekcjonowanych tematów.
   • Liczba opublikowanych stron tematów.
2. Opinie użytkowników końcowych z kart tematów.
3. Czy badania satysfakcji pracowników. Tematy powinny poprawić zdolność pracowników do znajdowania informacji, więc znajdź sposoby na zebranie ich danych wejściowych i opinii na temat tego środowiska.
4. Pozytywny wpływ na analizę wyszukiwania. Ponieważ tematy pojawiają się w środowisku wyszukiwania, z czasem możesz zobaczyć obniżoną liczbę porzuconych wyszukiwań, ponieważ łatwiej jest znaleźć tematy w wyszukiwaniu.

Tworzenie sieci mistrzów

Tworzenie sieci championów w organizacji. Mistrzowie są ważni, ponieważ mogą:

• Tworzenie kręgu wpływów w swoich zespołach
• Zarządzanie tematami dysku & konserwacji

Możesz rekrutować mistrzów z różnych ról — menedżerów wiedzy i ekspertów z różnych dziedzin.

Wiele sieci mistrzów używa Viva Engage jako swojej platformy. W Viva Engage użytkownicy mogą publikować pytania i uzyskiwać odpowiedzi oraz dzielić się historiami sukcesu. Możesz polegać na sieci osób w całej firmie, aby zaoferować porady swoim rówieśnikom i pokazać, jak ich zespół korzysta z tematów, aby inne zespoły mogły myśleć o własnych scenariuszach.

Niektóre organizacje używają hackathonów (formalnych lub nieformalnych, wirtualnych lub osobiście), aby zebrać grupy ludzi do pracy nad konkretnym projektem. Możesz na przykład zebrać ekspertów z różnych dziedzin i skonserwować ich współpracę, aby nadzorować zestaw stron tematów.

Zastanów się, jak rozpoznać swoich mistrzów. Nagradzanie ich działań, uznanie ich i wygenerowanie angażującej społeczności może sprawić, że pracownicy poczują się, jakby przyczyniali się do czegoś ważnego, jednocześnie uzyskując coś z inwestycji.

Teraz, gdy wszystko jest gotowe do wdrożenia, chcesz się upewnić, że zachęcasz do ciągłego zaangażowania.

• Zachowaj aktywne grupy Viva Engage dla swoich mistrzów.
• Podziel się historiami sukcesu.
• Okresowo hostuj zdarzenia zaangażowania, aby udostępniać historie lub wprowadzać nowe funkcje.
• Stawianie wyzwań dla ludzi i uruchamianie konkursów.

Następne kroki

Gdy wszystko będzie gotowe do wdrożenia tematów, musisz zaangażować osoby.

• Rozpocznij wprowadzanie zestawu funkcji i nakłonienie ich do myślenia o swoich scenariuszach.
• Zbierz uczestników projektu i utwórz scenariusze.
• Zaangażuj społeczność i zastanów się, jak zamierzasz ich zaangażować.
• Następnie wykonaj kroki przygotowania. Niektóre z nich mogą być gotowością techniczną, a niektóre gotowością biznesową.
• Na koniec uspołecznij się i promuj.
• Dołącz do dyskusji i zobacz najnowsze wydarzenia w społeczności tematów.